Johtamisosaamisen kehittäminen hybridityössä

Monipaikkainen hybridityö, jossa työtä tehdään etänä ja toimistolta – tai ehkä useilta eri toimistoilta – vaatii erilaista johtamista. Usein yritämme tehdä asioita samalla tavoin kuin ennen, vaikka ympäristö muuttuu. Siksi etätyö ja hybridityö tuntuu usein johtamistehtävää hoitaville haastavalta. Johtamista ja osaamista esihenkilötyössä kannattaakin kehittää, jotta hybridityö on sujuvaa.

Etäjohtaminen ei ole uusi juttu

Jo 2014 Mercuri Urvalin etäjohtamista koskevassa globaalissa tutkimuksessa todettiin, että etäjohtaminen on lähijohtajien tulevaisuuden ydinosaamista. Voisi sanoa, että tulevaisuus on nyt täällä.

Etäjohtamisosaamisen puuttuessa riskinä on, että:

  • esihenkilön tuki ei toteudu ja ihmiset kuormittuvat
  • sitoutuminen on heikkoa ja motivaatio laskee
  • uudet henkilöt eivät pääse mukaan työyhteisöön
  • ihmiset eivät koe yhteisöllisyyttä tarpeellisena
  • yhteistyö on hankalaa ja työpäivät pelkkiä etäkokouksia täynnä
  • ideointi ja kehittäminen etänä ei onnistu

Valmenna esihenkilöitä

Jotta hybridi- tai etätyö olisi mahdollisimman sujuvaa, esihenkilötyötä pitää kehittää ja esihenkilöille järjestää valmennusta, joka tukee heidän työtään. Esimerkiksi Timanttian valmennuksista löytyy erikseen esihenkilöille räätälöityjä kokonaisuuksia (mm. Hybridityön johtaminen, Uusien esihenkilöiden valmennus, Henkilökohtainen esihenkilövalmennus) joiden avulla esihenkilötyö saadaan organisaatiossa nostettua kokonaan uudelle tasolle.

Valmenna esihenkilöitä näissä:

  • luottamuksen rakentaminen etänä
  • selkeyden ja avoimuuden lisääminen
  • ongelmiin tarttuminen
  • inhimillinen ihmisten johtaminen
  • erilaisten keskusteluiden käyminen
  • pelisääntöjen sopiminen
  • yhteisöllisyyden ylläpitäminen

Luottamus

Luottamus on yksi hyvän etäjohtamisen kulmakivistä. Usein ajatellaan, että luottamuksessa on kyse siitä, luotanko minä siihen että henkilöt tekevät työnsä. Luottamus on kuitenkin tärkeä elementti kaikissa työyhteisön vuorovaikutussuhteissa. Kysymys on myös siitä, luottaako työntekijä esihenkilöönsä ja onko työyhteisön jäsenten välillä luottamusta. Tutkimuksissa on todettu, että luottamus virtuaalityössä on häilyvämpää.

Monessa organisaatiossa huomattiin pandemian aikana, että ne tiimit, joissa perusasiat olivat kunnossa, selvisivät siirtymästä täysetätyöhön paremmin. Toimistolla luottamuksen merkitys vähenee, koska esihenkilöllä voi olla kuvitelma siitä, että asiat ovat hyvin, jos hän näkee tiimiläisiään usein. Etäisyys nostaa epävarmuuden ja erilaiset epäluulot herkemmin pintaan.

Selkeys ja avoimuus

Hybridityössä yhteistyön sujuvuuden näkökulmasta on tärkeää, että kaikki työhön liittyvä – kuten tehtävien hallinta, tehtävien eteneminen, työhön liittyvä tieto ja keskustelut – on mahdollisimman läpinäkyvää ja helposti löydettävissä. Lähijohtajien on tärkeä ymmärtää, mitä läpinäkyvä ja avoin johtaminen tarkoittaa käytännössä ja miten kehittää tiimin prosesseja ja miten hyödyntää digitaalista työympäristöä, jotta kaikki tekeminen on mahdollisimman selkää.

Avoimuuden kannalta on tärkeää myös vahvistaa lähijohtajien vuorovaikutustaitoja. Tarvitaan osaamista dialogiseen keskusteluun, jossa pyritään löytämään yhteinen ymmärrys ja merkitys asioille. Tästä on hyötyä niin yksilöiden kuin ryhmänkin kanssa toimiessa. Tärkeää on, että tiimin keskustelukulttuuri mahdollistaa keskustelun kaikesta työhön liittyvästä: asioista voidaan olla rakentavasti eri mieltä, omat ideat ja ajatukset uskalletaan rohkeasti tuoda keskusteluun sekä kyetään antamaan ja vastaanottamaan palautetta.

Ongelmiin tarttuminen

Käsittelemättä jääneet asiat jäävät helposti vaivaamaan ja nakertavat luottamusta tiimin jäsenten välillä. Seurauksena on avoimuuden ja arvostuksen häviäminen. Käsittelemättömät asiat vaikuttavat tiimin toimintaan ja kuormittavat esihenkilöä. Muun muassa kaikenlaiset väärinkäsitykset, huhut, epäilyt ja erilaisista odotuksista aiheutuvat ristiriidat on käsiteltävä asianosaisten, tai koko tiimin kanssa, heti kun ne ilmenevät.

Vielä parempi on, jos johtamiskäytännöt ovat sellaiset, että ongelmia hoidetaan ennakoiden eli ennen kuin ne kasvavat isoiksi. Tässä palataan jälleen luottamuksen vahvistamiseen henkilösuhteissa, sillä kun tiimin jäsenten välillä on yhteenkuuluvuutta, on väärinymmärrykset ja ristiriidat yleensä helpompi ottaa puheeksi ja ratkaisut löytyvät helpommin.

Inhimillinen johtaminen

Etäjohtamisessa huomio tulee olla enemmän ihmisissä, kuin mihin usein on esihenkilötyössä totuttu. Tilannetaju, kyky käsitellä tunnepitoisia asioita, kyky asettua toisen asemaan ja olla empaattinen ovat tärkeitä taitoja, joita voidaan harjoitella ja kehittää. Etäjohtamisessa onnistuminen on epätodennäköistä, jos esihenkilö keskittyy asiajohtamiseen ja johtaminen on pelkkää tavoitteiden asettamista ja tehtävien jakoa. Pandemia-aikanakin nähtiin, miten hyvinvointiin ja jaksamiseen vaikutti se, jos koettiin esihenkilön tuen puuttuvan.

Parhaimmassa tilanteessa ihmisten johtamiseen luodaan toimivia käytäntöjä, joita kaikkien esihenkilöiden odotetaan noudattavan. Esimerkiksi johtamislupausten avulla luodaan selkeä käsitys organisaatioon siitä, millaista johtamista tavoitellaan ja arvostetaan.

Erilaiset keskustelut

Etäisyyden ja työn itsenäisyyden lisääntyessä on tärkeää huolehtia siitä, että lähijohtajat ovat läsnä johdettavilleen. Esihenkilön kiinnostus on arvostuksen osoitus ja monet työntekijät kaipaavat sparrailua ja keskustelua omaan työhönsä liittyen. Joskus ajatellaan, että esimerkiksi asiantuntijat eivät sitä kaipaisi, mutta kokemuksemme mukaan se ei pidä paikkaansa. Tutkimukset ovat myös osoittaneet, että kahdenkeskiset keskustelut ovat yhteydessä merkittävästi parempaan hyvinvointiin ja työsuoritukseen.

Tiimipalverit ovat jo hyvinkin vakiintunut käytäntö ja niitä kannattaa suosia etäjohtamisessakin. Sen rinnalle on hyvä harkita kahdenkeskisten palaverien pitämistä työntekijöiden kanssa säännöllisesti. Palavereissa voidaan tarkastella työn etenemistä, mutta ennen kaikkea keskustelukäytäntö on tärkeä työkalu tuen ja läsnäolon sekä valmentavan johtamisen toteuttamiseen. Edelleen, onnistuneiden henkilökohtaisten ja tiimikeskusteluiden näkökulmasta on tärkeää, että esihenkilöllä on osaamista käydä hyvää keskustelua, esittää valmentavia kysymyksiä sekä taito fasilitoida ryhmän keskustelua kokouksissa tai keskustelualustoilla.

Pelisäännöt

Hybridityö on haastavaa, jos mitään yhteisiä sopimuksia työn ja tehtävien sujumiseen tai sosiaaliseen kanssakäymiseen ei ole. Ylätason raamit hybridityölle tulevat luonnollisesti organisaatiosta, mutta tiimitasolla tulee sopia yhdessä siitä, miten yhteistyö parhaalla tavalla onnistuu. Keskusteltavia kysymyksiä voivat olla esimerkiksi se, miten huolehditaan avun ja tuen toteutumisesta, miten varmistetaan, ettei kenelläkään ole työtä liikaa tai missä ja miten työhön liittyvä keskustelu käydään tai miten huolehditaan me-hengen säilymisestä.

Ilman yhdessä sovittuja pelisääntöjä, meillä on ristikkäisiä odotuksia siitä, miten asiat tulisi työyhteisössä hoitua. Ratkaisu ei myöskään ole se, että esihenkilö itsenäisesti päättää tiimin pelisäännöt. Silloin yksilöt jäävät huomioimatta ja myös tiimiläisten kokemus vaikutusmahdollisuuksista heikkenee. Se vaikuttaa suoraan pelisääntöjen noudattamiseen ja koko työmotivaatioon.

Yhteisöllisyys

Yhteisöllisyydessä on kyse yhteenkuulumisesta, me-hengestä. Usein kauimpana olevat työntekijät kokevat olevansa erillään. Etätyö on monessa organisaatiossa lisännyt myös yksinäisyyden tunteita. Tutkimusten mukaan työntekijät saattavat kokea jäävänsä tärkeistä asioista paitsi ja että heidät välillä jopa unohdetaan tiimin keskusteluista.

Yhteenkuulumisen tunne on tärkeä voimavara- ja motivaatiotekijä työssä. On hyvä kuitenkin muistaa, että yhteisöllisyys tarkoittaa eri ihmisille hyvinkin eri asioita. Yhteisöllisyyden syntyminen ja ylläpitäminen edellyttää mielekästä yhteistyötä, työstä käytävää keskustelua, osaamisen jakamista. Se voi myös syntyä työn lomassa käytyä vapaamuotoista keskustelua, ja kohtaamisia kasvotusten edes silloin tällöin. Tutkimusten mukaan etäisyys ei ole este yhteenkuuluvuuden kokemukselle, Päinvastoin, jopa täysin etänä toimivassa tiimissä voi olla erittäin hyvä yhteishenki.

Onko organisaatiossanne tarve kirkastaa johtamiseen liittyviä käytänteitä ja tavoitteita? Johtamislupaukset kuvaavat millaista johtamista yrityksessä tavoitellaan ja arvostetaan.
Lupausten avulla johtamista on helpompi yhtenäistää ja ne luovat selkeät kriteerit johtamiskyvyykkyydelle. Laitetaanko lupaukset kuntoon teilläkin? Ota siinä tapauksessa yhteyttä Timanttian tiimiin!

Tutustu artikkelin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Monipaikkaisen työn asiantuntija ja konsultti, toimitusjohtaja, perustajaosakas

  • Valmentaa johtoryhmiä ja esihenkilöitä monipaikkaisessa työssä menestymiseen sekä kehittää tiimejä ja yksilöitä moderniin työhön
  • Yli 10 vuoden kokemus johtamisen ja työyhteisöjen kehittämisestä niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä sekä Etätyö ulkomailla – Unelmasta todeksi -kirjojen kirjoittaja
  • Supervoima: Etäjohtamisen ja monipaikkaisen työn kehittämisen uranuurtaja

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *