Psykologinen turvallisuus etäkohtaamisissa

Olet pitämässä etä- tai hybridikokousta ja kaipaat osallistujilta heidän näkemyksiään käsiteltävään aiheeseen. Ehkä tarvitset toisten kokemuksia, ajatuksia ja ideoita omaan haasteeseesi. Tai teidän olisi perustehtävänne mukaisesti tehtävä tehokkaasti yhteistyötä, rakentaa ja kehittää, ratkaista monimutkaisia ongelmia tai suunnitella tulevaa – yhdessä. Heität kysymyksen ilmoille. Kukaan ei sano mitään. Yrität houkutella jotakuta avaamaan mikin tai edes laittamaan chatiin jotain. Eikö nyt kellään ole tähän mitään sanottavaa?

Mikä on vikana, kun halutaan osallistaa ja pitäisi työskennellä yhdessä, mutta kukaan ei osallistu?

Digitaalinen työympäristö haastaa monin tavoin

Toki osallistumisen ongelmia on ollut jo perinteisessä lähityössäkin. Tietyt vuorovaikutuksen ja yhteistyöskentelyn lainalaisuudet pätevät niin lähi- kuin etätyöhönkin. Organisaation kokouskulttuuri vaikuttaa vahvana muutosmatkalla kohti hyvää hybridityötä. Työntekemisen tavat ovat kuitenkin muuttuneet, emmekä ole vielä täysin tottuneet uuteen.

Vuorovaikutus teknologian välityksellä on erilaista kuin fyysisesti samassa tilassa kohtaaminen, jossa osaamme toimia luontaisasti. Koemme erilaisia esteitä ja estoja digitaalisessa vuorovaikutuksessa. Kohtaamiset ja vuorovaikutustilanteet koetaan digiympäristössä hyvin eri lailla, johtuen myöskin omasta luontaisesta tyylistämme ja tavastamme.

Turvallisuuden tunnetta rakennetaan vuorovaikutuksessa

Kameran käytöstä olisi toisaalta hyötyä, toisaalta oman tai kaverin videokuvan katsominen ruudulta ahdistaa monia. Videokuva auttaa meitä havainnoimaan toisen viestintää paremmin, mutta suuren ryhmän etäkokouksessa dynamiikan kokemiseen emme käytännössä saa pelkällä kuvalla mahdollisuutta – näemme kerrallaan vain muutaman pikkuruudun. Digiviestinnän monissa muissakin muodoissa vuorovaikutus sujuu tai ei suju: sähköpostit, jaettujen dokumenttien yhteistyöstäminen, chatit ja muut pikaviestimet, ääniviestit, videonpätkät ynnä muut rikastavat vuorovaikutusta modernein tavoin, mutta käytämme niitä hyvin eri tavoin ja eri taidoin. Väärintulkintoja syntyy helpommin. Olemme kerta kaikkiaan oppimatkalla digitaalisen kehonkielen parissa.

Tunnelmalla on käänteentekevä merkitys

Perusasia, joka taitaa liittyä erityisesti digikohtaamisiin tällä hetkellä, on siis kykymme tai kyvyttömyytemme liittyä joukkoon ja tuntea olomme rauhalliseksi, luottavaiseksi ja turvalliseksi vuorovaikutustilanteessa etänä. Meidän pitää kiinnittää huomiota ilmapiiriin ja tunnelmaan. Ja tähän ei varsinaisesti tarvitse opiskella sen kummemmin tekniikkaa tai uusia sovelluksia.

Olipa kyseessä viikkokokous, työpaja, suunnittelukokous tai mikä vain työyhteisön tai ryhmän kokoontuminen, kannattaa miettiä miten mahdollistetaan ja luodaan hyvä ja turvallinen ilmapiiri kohtaamiseen. Tästä lähtee nimittäin liikkeelle onnistunut tilaisuus yleensäkin, ja erityisesti nyt, kun toimimme digiympäristössä, johon meillä kaikilla ei vielä muodostunut luontaisia taitoja.

Tarvitaan turvallisuudentunnetta

Tutkimukset kertovat, että 75 % ihmisistä tarvitsee hyvän yhteydentunteen toisiin, ennen kuin voi heittäytyä keskusteluun mukaan (Rohkea organisaatio, Alma, 2021). Mikäli tätä yhteydentunnetta ja turvallista oloa ei ole, vahdimme antamaamme vaikutelmaa, olemme kiusallisen tietoisia itsestämme, sensuroimme sanomisiamme – suoraan sanoen emme pysty heittäytymään, olemaan aidosti läsnä, avoimia ja asettamaan itseämme alttiiksi. Ja tätähän tarvitaan useimmissa työyhteisön vuorovaikutuksen ja yhteistyön tilanteissa, jotta on mahdollisuus käydä rakentavaa dialogia, edistää yhteistä asiaa, ideoida, kehittää ja oppia yhdessä.

Vain pieni osa ihmisistä on valmiiksi rohkeita

Sanotaan, että noin viidesosa ihmisistä on luontaisasti rohkeita, eivätkä kaipaa erityisen turvallista ilmapiiriä uskaltaakseen heittäytyä ja vaikkapa haastaa olemassa olevaa. Mutta suurimman osan pitää saada tuntea olevansa turvassa, jotta voi osallistua täysipainoisesti. Kirjassa ”Rohkea organisaatio” kerrotaan myös esimerkiksi, että 22,8 % ihmisistä toisi esiin enemmän ideoita ja ajatuksia, ja lähes puolet kertoo, että olisi avoimempi ja haastaisi enemmän, mikäli he kokisivat, että heillä olisi enemmän rohkeutta. Kannattaa pohtia, mikä huima voimavara ja potentiaali meillä jää käyttämättä, mikäli emme huolehdi psykologisesta turvallisuudesta!

7 vinkkiä turvallisen ilmapiirin luomiseen etäkohtaamisessa

Kun sinulla on tavoitteena tehdä hyvää yhteistyötä etänä kannattaa siis miettiä, miten rakennat ja ylläpidät mahdollisimman turvallisen työskentelyilmapiirin, jossa osallistujilla on mahdollisuus olla avoimia, aktiivisia, luovia, ja jossa erilaisuus hyväksytään.

Tässä seuraavassa muutama vinkki kokeiltavaksesi:

  1. Kerro jo kokouskutsussa kaikki tarpeellinen ja vähän enemmän: mikä tilaisuus on kyseessä ja mikä on sen tarkoitus ja tavoite, ketkä osallistuvat, mitä odotat osallistujilta, miten liitytään ja miten tilaisuudessa osallistutaan aktiiviseen yhteiseen tekemiseen, esimerkiksi mitä sovelluksia käytetään. Anna mahdollisuus harjoitella tarvittavia työkaluja ennen tilaisuutta.
  2. Esittele itsesi ja roolisi tilaisuudessa sopivalla tavalla jo kutsussa, mikäli et ole kaikille osallistujille jo tuttu.
  3. Anna osallistujille mahdollisuus vaikuttaa tilaisuuteen jo etukäteen, esimerkiksi ennakkokyselyn tai -tehtävän muodossa. Anna mahdollisuus valmistautua.
  4. Varaa riittävästi aikaa tilaisuuden alkuun kuulumisten vaihtoon ja tutustumiseen. Sanoita tarvittaessa myös miksi on tärkeää, että tutustutaan ja mitä yleensä ”jäänsärkijöillä” tavoitellaan. Kun tutustumisen merkitys ymmärretään, lähdetään tutustumistapoihinkin helpommin mukaan.
  5. Luokaa alkuun yhdessä tilaisuuden pelisäännöt, esimerkiksi selkeyttämällä roolit, sopimalla vuorovaikutuksen ja osallistumisen tavoista sekä käytännön asioista, kuten tauoista. Kysy osallistujilta: Mistä on vielä hyvä yhdessä sopia, jotta onnistumme mahdollisimman hyvin? Usein tässä vaiheessa joku nostaa esiin myös vaikkapa toisia arvostavan avoimuuden, ideoiden ja ajatusten hyväksyvän vastaanottamisen. Kun tilaisuudelle on luotu yhdessä struktuuri tämäkin luo turvallisuuden tunnetta.
  6. Käytä sopivia ryhmätyöskentelyn keinoja, joilla luot yhdenvertaisen osallistumisen puitteet. Huolehdi siitä, että osallistumiseen on useita tapoja käytössä ja hyödynnä myös työskentelyä pienemmissä ryhmissä.
  7. Sanoita yhteistä tekemistä ja tee eteneminen näkyväksi, esimerkiksi kirjaamalla ajatuksia, valintoja ja päätöksiä sekä sovittuja asioita ruudulle kaikkien näkyville. Tähän sopii aivan mainiosti powerpoint-pohja tai digitaalinen valkotaulu.

Kun haluat parantaa etä- ja hybridikohtaamisia sekä monipaikkaista yhteistyötä, lue lisää ja ota yhteyttä.

Tutustu artikkelin kirjoittajaan

Kati Lanu

Modernin työelämän kehittäjä, työyhteisövalmentaja, työnohjaaja

  • Yli 25 vuoden kokemus asiantuntijaorganisaatioiden johtotehtävissä, niin etä- kuin lähitiimien kanssa työskentelystä.
  • Kehittänyt strategiaa, yrityskulttuuria, viestintää ja toimintatapoja sekä vastannut muutosprosesseista hajautetusti toimivissa organisaatioissa, kotimaassa ja kansainvälisesti.
  • Vahva ymmärrys työelämään vaikuttavista ilmiöistä ja trendeistä, kokonaisuuksien hahmottaminen.
  • Supervoima: Ratkaisukeskeinen eteneminen, sekä järki että tunne mukana.

Valmennuskielet:

englanti, ruotsi, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *