Kokouskulttuuri kuntoon hybridityössä

Myönnetään pois. Meillä kaikilla on parannettavaa kokousosaamisessamme. Tärkeäksihän asian tekee se seikka, että kokoustaminen laajasti ymmärtäen on pääasiallinen keino toimia yhteistyössä erilaisissa organisaatioissa ja yhteisöissä. Ei ole ollenkaan samantekevää, miten me palaveeraamme. Kokouskulttuuri menee heittäen kärkeen, kun keskustellaan kuormittavista tai turhauttavista asioista. Ja se koskettaa meitä kaikkia.

Etätyön yleistyessä aloimme linkittää huonot kokoukset nimenomaan etäkokoustamiseen, virtuaaliseen työhön ja digitaaliseen kohtaamiseen. Mutta, ollaanpa rehellisiä. Eivät ne lähikokouksetkaan aina niin hyvin ole toimineet. Samoja ongelmia niissäkin on ollut. Kuten yhden henkilön pitämiä tiedottavia monologeja, osallistumattomuutta, multitaskausta tai ajatuksissaan muualla olemista, vuorovaikutusongelmia, osallistujia, joilla ei ole aavistustakaan miksi ovat paikalla, tavoitteiden epämääräisyyttä, aikaansaamattomuutta ja turhautumista – vain muutamia kuulemiani ja kokemiani asioita mainitakseni.

Hybridikokous vaatii enemmän

Monissa organisaatioissa ollaan nyt tekemässä muutosta kohti enemmän tai vähemmän joustavaa hybridityöskentelyn mallia. Etäkokoukset ovat vaatineet uuden oppimista, mutta monista haasteista huolimatta ne ovat olleet kaikille tasavertaisia. Jokainen on ollut etäällä toisista, mukana oman tietokoneensa kautta.

Hybridimallissa osa on läsnä samassa huoneessa ja osa etäällä – osa ehkä jopa liikkeessä ja liikenteessä. Hybridikokouksessa voi olla mukana ryhmiä hyvin erilaisissa ympäristöissä. Saman tietokoneen ja yhteyden äärellä voi olla useampi osallistuja. Osa saattaa olla asiakaspalvelutehtävissä samalla. Mikä soppa!

Mikäli kyseessä on muu kuin pelkkä yksisuuntaiseen tiedottamiseen tähtäävä kokoontuminen, on todella tärkeää kehittää pelisääntöjä ja käytäntöjä, jotta kokouksella on mahdollisuus onnistua tavoitteessaan ja olla mielekäs kokemus niin järjestäjälle kuin osallistujillekin. Haastan siis sinut todella miettimään, miten haluat kokouksia tulevaisuudessa pitää, huomioiden virtuaalisen työympäristön ja hybridityöskentelyn eri muodot.

Kokousjärjestäjän kuusi tärkeää päätöstä

Kokouksen koollekutsujana olet vastuussa siitä, että kokouksella on onnistumisen mahdollisuudet. Tämä pätee niin perinteiseen tuttuun lähikokoukseen kuin etäkokoukseenkin. Se ei tarkoita sitä, että osallistujilla ei olisi vastuuta ollenkaan. Se tarkoittaa sitä, että luot kokoukselle sellaiset puitteet ja rakenteen, että osallistujat ovat tietoisia omasta merkityksestään, voivat kantaa kortensa kekoon ja ottaa osaltaan onnistumisesta vastuuta. Hybridikokouksen järjestäjällä on entistäkin suurempi vastuu. Adhoc-kokoukset eivät hybridissä toimi! Ennen kuin klikkailet kalenterikutsut liikkeelle, pysähdy siis ja mieti. Suunnittele, tee valintoja ja päätöksiä seuraavista kokouksen osatekijöistä:

  1. Tarkoitus: Miksi kokous pidetään? Mitä kokouksella tavoitellaan? Mistä tiedämme, että kokous onnistui tavoitteessaan?
  2. Osallistujat: Keitä tarvitaan mukaan? Keillä on annettavaa tavoitteen näkökulmasta?
  3. Alusta: Millaisessa teknisessä ympäristössä kokous pidetään? Miten osallistutaan?
  4. Mielentila: Millainen on osallistujien toivottu fiilis ja asenne, joilla mukaan liitytään ja kokouksessa ollaan? Minkälainen tunnelma tukee kokouksen tarkoitusta?
  5. Prosessi: Miten kokous etenee? Minkälaisia tehtäviä, millaista vuorovaikutusta ja yhteistyötä tarvitaan?
  6. Roolit: Onko osallistujilla erilaisia tehtäviä kokouksessa? Millaisia rooleja jaat osallistujille?

Mitä muuta onnistunut etä- tai hybridikokous tarvitsee?

Kun yllä olevat ovat sinulle selviä ja sinulla on suunnitelma kokouksellesi, on vielä muutama asia, joihin on hyvä kiinnittää erityishuomio, kun etäisyys astuu kuvaan mukaan.

Suunnittele ajoissa ja viesti selkeästi toiveistasi

Osallistujien on voitava suunnitella omaa työaikaansa ja työn tekemisen tapojaan pidemmällä tähtäimellä. Etäältä ei osallistuta lähikokoukseen yhtäkkiä. Kerro myös etukäteen, miten toivot, että osallistutaan, tai mikä ei sovi. Jos kokouksessa on tarkoitus tehdä yhteistyötä ja keskustella aktiivisesti, osallistujan on hyvä järjestää itsensä rauhalliseen paikkaan hyvien yhteyksien päähän. Jos yksi osallistuu autoa ajaessaan, luo tämä koko kokoukseen hermostuneen ilmapiirin. Osallistujien on tiedettävä, että toivot aitoa, keskittynyttä läsnäoloa, mikäli kokouksen tarkoitus sitä edellyttää. Ole selkeä. On ikävä aloittaa kokous ja kuulla yhden jos toisenkin ilmoittavan poikkeuksista, sillä siinä vaiheessa asialle ei enää mahda mitään.

Rakenna hyvää kokous ilmapiiriä jo etukäteen

Aktiivinen osallistuminen ja aito läsnäolo vaativat vaivannäköä. Etä- ja hybridikokoustamisessa avoimen ja luottamuksellisen ilmapiirin luominen ovat erityisen tärkeitä. Näihin voi ja pitää vaikuttaa jo ennen kokousta, kutsuissa ja mahdollisissa ennakkomateriaaleissa ja -tehtävissä. Myös kokouksen alkuun sinun on hyvä miettiä, miten luot keskustelulle, yhteiselle tekemiselle ja aktiiviselle osallistumiselle hedelmällistä maaperää. Tutustuminen, kuulumisten vaihto, erilaiset ”ice breaker”-tehtävät voivat olla ratkaisevia tunnelman luomisessa ja käyntiin pääsemisessä. Aina ei tarvita ihmeitä. Voit koollekutsujana huomioida osallistujia kutakin lämpimästi ja kiinnostuneesti, jutustella niitä näitä, kysellä kuulumisia, sekä jättää aikaa myös vastailuun ja vastakysymyksiin. Muista, että ihmiset lämpiävät hiukan eri tahtiin. Eräässä ryhmävalmennuksessa käytimme alussa aikaa rentoon jutusteluun, kamerat ja mikit päällä, ja satuimme synnyttämään ihanaa yhteistä naurua. Se laukaisi tunnelman. Luontaisasti hiljainen ryhmä osallistui erittäin aktiivisesti koko session ajan.

Mahdollista yhdenvertainen täysipainoinen osallistuminen

Varsinkin hybridikokouksissa on luotava mahdollisuudet yhdenvertaiselle vuorovaikutukselle, tiedon ja päätösten näkyvyydelle, yhteistyölle ja dokumentaatiolle. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että koollekutsujana mietit ajoissa tekniset välineet ja niiden käyttötavat kuntoon, sekä viestit myös näistä etukäteen. Älä jätä etäällä olijoita ”ulkokehälle”. Samassa fyysisessä tilassa olevilla täytyy mieluiten olla omat tietokoneet (tai muut välineet) käytössään, jotta voidaan työskennellä sekaryhmissä, oltiinpa sitten läsnä fyysisesti tai etäällä, työstää jaettuja tiedostoja yksilö- ja ryhmätöissä, kommentoida ja arvioida yhteisiä ajatuksia. Yhteistyösovellusten käyttö on suotavaa. Mikäli fyysisessä tilassa halutaan käyttää esimerkiksi tarralappuja tai fläppejä, se on mahdollista, mutta tuotokset on kuvattava ja laitettava virtuaaliseen kokoustilaan kaikkien nähtäville ja jatkokäsittelyyn.

Bonuksena loppuun

Muistutan vielä, että se tärkein kysymys, joka sinun pitää itsellesi esittää on: Tarvitsenko kokousta laisinkaan? Meillä kaikilla on kalenterit täynnä kokouksia. Älä tuhlaa omaa ja muiden aikaa kokoustamiseen, mikäli voit hoitaa asian muulla lailla ja muita kanavia käyttäen. Jos päädyt siihen, että tarvitset kokouksen, mieti vielä, millaisella kokoonpanolla ja tavalla se laadukkaasti onnistuu. Mikään kokoustamisen tapa, lähi-, etä- tai hybridikokous, ei automaattisesti ole onnistumisen tae, vaan vaatii suunnittelua. Sinä päätät, miten onnistutte yhdessä parhaiten.

Kaivataanko teidän organisaatiossa sparrausta kokouskäytänteihin tai hybridityöhön liittyen? Ota yhteyttä meihin ja katsotaan teille sopivaa valmennusta aiheeseen liittyen.

Tutustu artikkelin kirjoittajaan

Kati Lanu

Etäjohtamisen valmentaja, työyhteisökehittäjä, työnohjaaja

  • Yli 25 vuoden kokemus asiantuntijaorganisaatioiden johtotehtävissä, niin etä- kuin lähitiimien kanssa työskentelystä.
  • Kehittänyt strategiaa, yrityskulttuuria, viestintää ja toimintatapoja sekä vastannut muutosprosesseista hajautetusti toimivissa organisaatioissa, kotimaassa ja kansainvälisesti.
  • Vahva ymmärrys työelämään vaikuttavista ilmiöistä ja trendeistä, kokonaisuuksien hahmottaminen.
  • Supervoima: Ratkaisukeskeinen eteneminen, sekä järki että tunne mukana.

Valmennuskielet:

englanti, ruotsi, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.