Palautteen antaminen nostaa aina vain sykettä, vaikka sitä on treenattu pitkään jo etänäkin. Palautteen antajan isoin haaste on usein se, että organisaatiolla ei ole yhtenäistä palautekulttuuria, jossa rakentava palautteen antaminen ja vastaanottaminen kuuluvat normiarkeen asemaan ja ikään katsomatta. Selkeistä käytännöistä olisi erityistä apua tilanteessa, jossa palautteen antajalla, kuten projektijohtajalla tai työparilla, ei ole virallista lähijohtajan asemaa tai jos palautteen antaja koetaan huippuosaamisestaan huolimatta junioriksi. Palautteen antaminen on turhaa, jos sitä ei suostuta ottamaan vastaan.
Miten palautetilanteista rakentuu itsestään selvä ja hyödylliseksi koettu prosessi?
- Antamalla selkeä valtuutus palautteen antamiseen ja sen vastaanottamiseen.
- Siirtämällä egot syrjään, eli varmistamalla, että palaute hyväksytään silloinkin, kun se tulee kollegalta, jolla on vähemmän kokemusta tai ikävuosia kuin itsellä.
- Varmistamalla, että palaute on relevanttia, oikea-aikaista ja asiallista.
- Edellyttämällä ratkaisukeskeistä kulttuuria, jossa uskalletaan törmäyttää kaikkien näkemyksiä.
- Vaalimalla linjoilla näköyhteyttä, koska ilmeet ja eleet paljastavat enemmän kuin sanat.
- Kääntämällä kritiikki toiveiksi ja tavoitteiksi.
Miten vältän konfliktit, kun etäisyys aiheuttaa häiriöitä viestintään?
- Hyväksymällä, että ihmisten välisessä kommunikaatiossa tulee väärinymmärryksiä. Ilmaise asiasi yksinkertaisesti ja tarkista, että sanomasi tulkittiin oikein.
- Opettelemalla olemaan objektiivinen tunnemyrskyssä. Ihmiset käyttäytyvät välillä huonosti, koska loukkaantuvat, turhautuvat, kokevat riittämättömyyttä jne. Vastaiskun sijaan kannattaa vetää henkeä, hoitaa varsinainen asia pois päiväjärjestyksestä ja palata vasta lopuksi siihen, millaiseen sävyyn toivot viestinnän hoituvan jatkossa.
- Kehittämällä omaa viestintää yksiselitteisemmäksi ja kohteliaammaksi.
- Olemalla aidosti läsnä. Jokainen haluaa tulla nähdyksi ja kuulluksi, oltiinpa etänä tai samassa neukkarissa.
Miten varmistan, että korjaava palaute lisää motivaatiota?
- Olemalla kiinnostunut toisen näkemyksistä ja perusteluista.
- Olettamalla, että kaikkeen on hyvä syy. Mikä sai hänet valitsemaan kyseisen lähestymistavan
- Uskaltamalla haastaa. Palautetilanne vaatii välillä rohkeaakin dialogia, jotta saavutetaan parhaat ratkaisut. Näkemyserot kuuluvat asiaan, kunhan ihminen itse pysyy koskemattomana ja molemminpuolinen kunnioitus säilyy.
- Selkeä projektijohto ja vastuiden jako pitävät asiat vauhdissa. – Onhan kaikille selvää mitä heiltä odotetaan ja kenelle ollaan vastuussa omasta tekemisestä? – Ovatko kaikki sitoutuneet yhteiseen projektiin ja siihen kuuluvaan palauteprosessiin?
- Sitoutunut ja työstään ylpeä tekijä saattaa tuntea olonsa haavoittuvaiseksi palautetapaamista odottaessaan. Annetaan siis palaute rakentavasti, kannustavasti ja kunnioittavasti.
Palautekeskustelun lopuksi kannattaa kerrata sähköpostitse mitä sovittiin. Näin vältetään virheelliset oletukset ja työ etenee yhdessä ymmärrettyyn ja hyväksyttyyn lopputulemaan oikea-aikaisesti.
Onko palautteen antaminen haastavaa? Timanttian tiimi auttaa myös palautekulttuurin luomisessa. Ota siis rohkeasti yhteyttä jos organisaatiossa kaivataan valmennusta aiheen tiimoilta.
Tutustu artikkelin kirjoittajaan
Pirkko Tavaila
Pirkko on johtamisen ja tiimityön kehittäjä ja menestyksekkään yrityskulttuurin edistäjä, jolla on vuosien kokemus kansainvälisessä ympäristössä toimivien asiantuntijoiden ja johtajien valmentamisesta. 30 vuoden liiketoimintaosaaminen eri toimialoilta ja erilaisista tehtävistä yhdistettynä kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin osaamiseen tekee Pirkosta todellisen modernin työelämän kehittäjän.
- Puh: 040 195 5424
- pirkko.tavaila@timanttia.fi