Tehokas tiimityö etänä

Onnistuuko tiimityö etänä hyvin? Hajallaan oleva tiimi voi voittaa samapaikkaisen tiimin tehokkuudessa ja tuloksissa. Näin kertoo tutkimusartikkeli jo vuodelta 2009. Viime aikoina suurin osa tiimeistä on päässyt harjoittelemaan tiimityötä etänä, ja tiimityö etänä on onnistunut pääsääntöisesti hyvin. Ainakin monessa asiakasyrityksessämme on etätyöhön siirtymisestä huolimatta tehty viime vuonna erinomainen tulos. Valmennuksissamme olemme viime kuukausina lisääntyvässä määrin kuulleet, että yhteisöllisyys on kärsinyt ja työn ilo on hukassa. Jotain siis kuitenkin puuttuu.

Edellä mainitussa tutkimuksessa tunnistettiin, että hyvin toimivissa hajautetuissa tiimeissä oli sekä tehtäviin liittyvät että sosio-emotionaaliseen toimintaan liittyvät prosessit kunnossa. Tässä artikkelissa tarkastellaan hieman tarkemmin, mistä on kyse ja mihin johtamisessa tulisi kiinnittää huomiota.

Tehtäviin liittyvät prosessit ovat kriittisen tärkeitä

Tehtäviin liittyviä prosessit ovat eri asia kuin työn prosessit. Tehtäviin liittyvillä prosesseilla tarkoitetaan työtehtävien hoitamisen sujuvuuteen vaikuttavia tekijöitä. Niillä varmistetaan, että jokainen tuntee olevansa osallinen ja tiimin toiminta nähdään tasa-arvoisena ja oikeudenmukaisena. Tiimin jäsenillä on myös yhteinen ymmärrys siitä, miten tieto tiimissä liikkuu. Usein nämä ovat itsestään selviä asioita tai nippu kirjoittamattomia sääntöjä tai ne hoituvat sattumanvaraisesti.

Tehtäviin liittyvillä prosesseilla voidaan määritellä

  • miten tiimin jäsenet voivat tukea toinen toisiaan
  • miten jokainen tiimin jäsen osallistuu täysipainoisesti tiimin toimintaan
  • miten työtehtävät koordinoidaan
  • miten varmistetaan tasaisesti jakautuva työkuorma
  • miten tehtäviin liittyvissä asioissa kommunikoidaan

Tiimit, joilla ei ollut tehtäviin liittyviä prosesseja tai niitä oli vain vähän, kärsivät etäisyydestä huomattavassa määrin.

Tehtäviin liittyvillä prosesseilla määritellään yhteistyön pelisääntöjä ja toimintatapoja. Tärkeäksi tutkimuksessa havaittiin myös, että tiimin jäsenet sitoutuivat yhteisiin tavoitteisiin, identifioituivat tiimiin sekä aktiivisesti ottivat osaa me-henkeä rakentaviin asioihin.

Sosio-emotionaaliset prosessit vähentävät ristiriitoja

Sosio-emotionaalisissa prosesseissa on kyse siitä, miten olemme tekemisissä toistemme kanssa, miten kohtaamme tiimikavereita, millaisia kommunikointikäytäntöjä meillä on ja miten teemme aloitteita tiimissä. Monimuotoisuus on hajauteuissa tiimeissä erityinen haaste, sillä väärinymmärrysten ja erilaisten tulkintojen mahdollisuus kasvaa. Henkilöiden väliset ristiriidat syntyvät helpommin ja niitä on vaikeampi ratkaista etänä. Ristiriitatilanteet haittaavat yleensä koko tiimin toimintaa ja saattavat heikentää kaikkien motivaatiota, mikä vaikuttaa luonnollisesti tiimin jäsenten osallistumiseen.

Sosiaalisten prosessien avulla voidaan ehkäistä ristiriitojen syntymistä. Mikäli tiimissä on kiinnitetty huomiota yhteenkuuluvuuden tunteen syntymiseen ja ylläpitämiseen, on tiimin jäsenten välillä yhteyden tunnetta. Tällainen tiimi selviytyy yleensä konflikteista paremmin, koska keskusteluyhteys ei mene heti poikki. Keskustelu on helpompi ohjata ratkaisujen etsimiseen tai erilaisten näkökulmien vertailuun, jos työntekijöiden välillä on keskinäistä luottamusta ja arvostusta.

Tarvitaan siis sosiaalisia prosesseja, jotka vahvistavat tai lisäävät

  • tiimin kiinteyttä ja jäsenten halua pysyä tiimissä
  • jäsenten identifioitumista tiimiin
  • epämuodollista kommunikointia

Osa tutkimukseen haastatelluista esimiehistä piti epämuodollista vuorovaikutusta yhtä tärkeänä, ellei jopa tärkeämpänä, kuin muodollista vuorovaikutusta. Poikkeusajan etätyössä tarvitaan käytäntöjä epämuodollisiin tapaamisiin ja juttutuokioihin, mutta jatkossa on hyvä muistaa myös kasvotusten järjestettävien tapaamisten merkitys. Kiinnostava sivuhuomio tutkimuksessa oli myös se, että sosiaaliset prosessit paransivat tiimin suoriutumista riippumatta siitä, oliko kyseessä etä- vai lähitiimi.

Tiimityötaitojen merkitys korostuu

Hyvä tiimityö etä- ja hajautetussa työssä mahdollistuu, kun jokainen tiimin jäsen on tietoinen etäisyyden vaikutuksista yhteistyöhön sekä ymmärtää oman roolinsa me-hengen ja hyvien työkaveruusuhteiden vaalimisessa. Jokaiselta edellytetään halua etsiä tehokkaita tapoja etäisyyden aiheuttamien esteiden ylittämiseen.

Organisaatioissa on tärkeää kuitenkin huomioida myös tarvittavan osaamisen ja taitojen kehittämisen tärkeys. Millaista tukea ja valmennusta henkilöstölle tarjotaan hyvässä tiimityössä tarvittavien taitojen, kuten esimerkiksi toisten huomioimisen ja kohtaamisen, rakentavan keskustelun, kirjallisen kommunikoinnin ja proaktiivisuuden, kehittämiseen? Tai miten välineitä hyödynnetään oikein, jotta hyvä yhteistyö mahdollistuu?

Haluatko jutella siitä miten tiimityötä voisi tehostaa yrityksessänne? Ota yhteyttä!

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Ullan erityisosaamista on etäjohtaminen ja hybridityö. Ulla on toiminut kouluttajana ja valmentajana vuodesta 2011 lähtien ja vuosien aikana valmentanut niin henkilöstöä, esihenkilöitä ja johtoryhmiä niin yrityksissä kuin julkisissa organisaatioissakin.

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *


The reCAPTCHA verification period has expired. Please reload the page.