Etätyö ja menestyneen tiimin salaisuus
Pohjoissuomalaisille pitkät välimatkat ovat tuttuja ja etäjohtaminen sekä hajautettu tiimi on monessa yrityksessä ollut jossain määrin arkipäivää jo kauan ennen koronaa, sillä toimipaikat ovat olleet pirstaloituneena laajalle maantieteelliselle alueelle. Työelämän murros otti aimo harppauksen eteenpäin pandemian myötä, kun etätyö raivasi alaa perinteisimmissäkin lähityöhön vihkiytyneissä toimistoissa.
Uusille työmuodoille oli annettava mahdollisuus, ja mikä parasta tämän myötä organisaatioissa on nähty, että työtä voi tehdä myös etänä ja etätyön hyödyt on havaittu käytännössä. Suomen Yrittäjien työelämägallupin (10/2020) mukaan mm. työtyytyväisyys on kasvanut ja kiire on vähentynyt. Etäjohtamisen saralla on siis onnistuttu!
Etätyön peruselementit
Muuttunut tilanne vaatii uudenlaista johtajuutta. Hyvän johtajuuden peruselementit ovat samat, mutta etäjohtamisessa tietyt asiat korostuvat ja niihin tulee kiinnittää eri tavalla huomiota kuin aiemmin. Perustan luovat luottamus, avoimuus ja arvostus. Nämä kolme asiaa tulee olla kunnossa niin esihenkilön ja tiiminjäsenten välillä kuin tiiminjäsenten keskenkin.
Näiden peruselementtien päälle lähdetään rakentamaan vuorovaikutusta, yhteisöllisyyttä ja pelisääntöjä. Ne pitävät paketin kassassa ja tiimin toimivana. Kaiken kruunaa tavoitteet, jotka antavat suunnan etenemiselle.
Etäjohtamisen peruspalikat
Hyvän etäjohtamisen peruspalikat eivät suinkaan ole irrallisia, vaan ne ovat tiiviisti kytköksissä toisiinsa, aivan kuin tiilet muurattuna laastilla yhteen. Kun laitat yhtä palikkaa kuntoon, sen vaikutus heijastuu myös muihin palikoihin.
Hyvänä esimerkkinä voidaan käyttää luottamusta. Missä luottamus syntyy? Vuorovaikutuksessa ja kohtaamisissa. Vuorovaikutus lisää myös yhteisöllisyyttä, avoimuutta ja avoin vuorovaikutus kasvattaa arvostusta. Toimiva vuorovaikutus puolestaan tarvitsee keskustelun yhteisistä vuorovaikutuksen pelisäännöistä, kuten mitä viestintäkanavia käytämme eri asioille ja milloin ja miten niissä viestitään.
Yksinkertaisimmillaan hajautettu tiimi vaatii panostusta vuorovaikutuksen määrään ja laatuun. Vuorovaikutuksen kautta pystymme vaikuttamaan kokonaisvaltaisesti tiimin toimintaan ja vahvistamme useaa toimivan etätiimin peruselementtiä.
Tavoitteet hajautetussa tiimissä
Olen työurani aikana haastatellut kymmeniä, jopa satoja henkilöitä eri rekrytointiprosesseissa. Kysymykseen ”Mikä sinua motivoi eniten työssä?” on vastauksena lähes poikkeuksetta hyvä työilmapiiri ja mukavat työkaverit. Syksyn ja talven aikana pitämissäni valmennuksissa olen puolestaan kysynyt, mistä osallistujien mielestä hyvä työilmapiiri muodostuu. Yhdeksi tärkeimmistä tekijöistä on noussut yhteiset tavoitteet.
Etäjohtamisessa päämäärän kirkastaminen ja tavoitteiden asettaminen nousee siis entistä tärkeämpään asemaan. Kun spontaani hetkessä johtaminen muodostuu haasteellisemmaksi etäisyyden vuoksi, tiimin itseohjautuvuuden johtaminen vaatii selkeät tavoitteet, mittarit sekä systemaattisen seurannan. Yhteisissä tiimipalavereissa on hyvä tarkastella missä mennään suhteessa tavoitteisiin, mitkä ovat seuraavat askeleet ja vastuut sekä keneltä tarvittaessa saa apua.
Kahdenkeskiset keskustelut
Esihenkilölle tehokkain työkalu läsnäoloon ja työsuorituksen johtamiseen etänä on kahdenkeskinen keskustelu työntekijän kanssa. Kalenterien täyttyessä nämä usein unohtuvat ja aika menee palaveriputkien lisäksi tulipalojen sammutteluun ja eniten apua tarvitsevien työntekijöiden auttamiseen. Etäjohtaminen vaatii suunnitelmallisuutta, kun painopiste siirtyy asioiden johtamisesta ihmisten johtamiseen.
Käytäväkeskustelujen ja nopeiden oveen koputtelujen jäädessä pois niille tulee löytää korvaaja. Kalenteroi ainakin 15-30minuuttia jokaiselle tiimiläisellesi kerran kuussa tai jos tiimisi on suuri, käytä viikoittaista soittoaikaa, jolloin olet vain tiimiläistesi saatavilla. Kahdenkeskisissä kohtaamisissa on suositeltavaa käyttää videoneuvottelua, jotta myös ilmeet ja eleet ovat tukemassa vuorovaikutusta ja työhyvinvoinnin seurantaa. Vanha kunnon puhelin on edelleen loistava työkalu erityisesti spontaaneihin kuulumisten kyselyihin. Milloin kilautit viimeksi työkaverillesi ihan muuten vaan?
Hajautettu tiimi ja sosiaalinen tuki
On tärkeää kiinnittää huomiota sosiaaliseen tukeen, joten älä unohda sitä. Sosiaalinen tuki on merkittävä voimavara- ja motivaatiotekijä. Se on sitä, että koemme tulevamme arvostetuiksi ihmisinä, työpanostamme arvostetaan, osaamistamme arvostetaan ja saamme kiitosta ja palautetta työstämme sekä niin esihenkilön kuin tiiminkin tuki on saatavilla, kun sitä tarvitsemme.
Etätyössä sosiaalisen tuen varmistamiseksi on sovittava yhteiset käytännöt säännölliselle yhteydenpidolle. Lisäksi tarvitaan aika ja paikka vapaamuotoiselle keskustelulle, jonka toteuttamiseen on monenlaisia tapoja tiimistä riippuen. Yhteinen kuulumiskierros viikkopalaverin alussa, etäkahvihetki tai virtuaalinen avokonttori tiettyyn aikaan päivästä.
Erityisesti projektiorganisaatioissa on saatu hyviä kokemuksia laittamalla pariksi tunniksi ”virtuaalinen käytävä” auki eli etäpalaveri käyntiin siten, että jokaisella on luurit korvilla, mutta mikrofonit äänettömällä töitä tehden. Kun sitten jollain tulee joku asia tai kysymys, voi sen heittää virtuaaliseen avokonttoriin ja asia voidaan pohtia samantien tiimin kesken. Se, mikä toimii toisissa tiimeissä, ei välttämättä toimi toisissa, joten lähtökohtana on keskustella yhdessä mitä eri keinoja juuri meidän tiimissä voitaisiin kokeilla.
Etätyö on tullut jäädäkseen
Työelämä on koronapandemian myötä varmasti muuttunut. Etätyö on tullut epäilemättä jäädäkseen, jos erilaisten kyselyiden tuloksiin on uskominen. Ylen heinäkuisen kyselyn mukaan jopa 56% aikoo tehdä aiempaa enemmän etätöitä myös koronan jälkeen. Yrittäjien lokakuisen kyselyn mukaan 51% haluaa tehdä jatkossa etätöitä sekä 22% haluaisi, mikäli se olisi mahdollista. Vain 20% vastanneista siis koki, että etätyön sijaan he mieluummin työskentelevät työpaikallaan.
Tulevaisuudessa elämme varmasti hyvin vahvasti eräänlaisessa hybridimaailmassa, jossa etätyö ja lähityö ovat arkea ja johtamistehtävissä erilaisten työmuotojen johtaminen tulee ottaa entistä tarkemmin huomioon.
Teksti julkaistu alunperin 13.1.2021 Oulun Kauppakamarin Koulutusblogissa.
Haluatko jutella siitä miten luotsaat menestyksekkäästi tiimiäsi, kun kaikki eivät ole koko ajan paikalla? Ota yhteyttä!
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Sanna-Riikka Valtonen
Sanna-Riikka on johtamisen ja tiimityön supernainen, jolla on yli 10 vuoden kokemus johtamisesta vähittäiskaupassa sekä työskentelystä kansainvälisessä tiimissä. Sanna-Riikalla on vahva liiketoimintaosaaminen yhdistettynä valmennuskokemukseen niin johtajuus-, vuorovaikutus- kuin myyntitaidoissakin. Erityisosaamisalueena vuorotyön johtaminen.