Hei, etsin 15-17-vuotiasta mukavaa tyttöä kirjekaveriksi. Kuva ois kiva! Näillä sanoilla etsittiin ystäviä vielä 80-luvulla Suosikki-lehden kirjeenvaihtopalstoilla. 90-luvulla siirryttiin irccaamaan ja etsittiin samanhenkistä seuraa mitä erilaisimmilla #kanavilla. 2000-luvun alussa hittejä olivat erilaiset foorumit, jonne kokoontuivat niin autoharrastajat kuin häitään suunnittelevat. Nykyisin törmäämme uusiin ihmisiin lukuisissa sosiaalisen median kanavissa Facebookista Instagramin kautta LinkedIniin.
Missä kohtaamme ihmiset hajautetussa tiimissä?
Mutta missä me törmäämme ihmisiin hajautetussa tiimissä? Se riippuu paljon yrityksen viestintäkanavista. Yksi käyttää MS Teamsia, toinen Facebook Workplacea ja kolmas Slackia. Eikä ne viestintäkanavat yleensä koskaan rajoitu yhteen. Yhdessä kanavassa viestitään akuutit, toisessa juoksevat ja kolmannessa vapaamuotoisemmat asiat. Toiminnan kannalta tärkeintä on, että jokainen työyhteisössä tietää mitkä kanavat on käytössä ja seuraa niitä sovitusti.
Hajautetussa tiimissä ihmiset ovat fyysisesti kaukana toisistaan. Helposti voi käydä niin, että vuorovaikutus vähenee ja muuttuu asiapitoisemmaksi. Kynnys ottaa yhteyttä työkaveriin tai esimieheen kasvaa, kun hän ei ole nurkan takana, jolloin voisi pikaisesti piipahtaa asiaa kysymässä. Vapaamuotoisemmat ovensuukeskustelut jäävät pois. Vuorovaikutuksen vähentyessä usein myös yhteisöllisyys murenee, joka johtaa entistä vähäisempään vuorovaikutukseen työkavereiden kesken. Varsinkin kauimmaiset työntekijät saattavat eristäytyä muusta porukasta. Yhteistyö alkaa kärsimään ja pahimmillaan ihmiset pimittävät tietoa itsellään eikä ideoita ja ajatuksia enää jaeta. Tämä johtaa hyvin todennäköisesti myös tulosten heikkenemiseen.
On tärkeää tavata myös kasvokkain
Tiimin jäsenten fyysiset kohtaamiset ovat tärkeässä asemassa. Silloin harvoin kun niitä on, olisi tärkeää varata aikaa myös vapaamuotoiselle yhdessäololle. On tärkeää tuntea tiimikaverit ja tietää mitä he tekevät. Tiimin toiminta paranee, kun luottamus toisiin kasvaa ja viestintäkanavien käyttö monipuolistuu sen myötä. Tapaamisia voi olla vain 1-2 vuodessa, mutta naamatusten kohtaamisten jälkeen on myös muiden viestintäkanavien käyttö luontevampaa. Esimiehen on tärkeä pitää huoli siitä, että hajautetulla tiimillä on käytössään myös kanava, jolla voidaan keskustella vapaamuotoisemmin, jakaa videoita tai vaikka käydä GIF-sotaa.
Psyykkinen läheisyyden tunne on oleellisempi kuin fyysinen läheisyys
Törmäsin hiljattain LinkedInissä päivitykseen, jossa tuttavani kiitteli kontaktiaan lounasseurasta. He olivat tutustuneet toisiinsa LinkedInissä kommentoidessaan useasti samantyyppisiin päivityksiin ja siten tunsivat löytäneensä mielenkiintoista omaa sielunmaailmaa hivelevää seuraa. Tästä seurasi paljon myöhemmin lounastapaaminen. Tutkimusten mukaan psyykkinen läheisyyden tunne on oleellisempi kuin fyysinen läheisyys. Sen olen huomannut myös käytännössä, sillä työskentelen kansainvälisesti hajautetuissa tiimeissä, joista isoimman maailmanlaajuisen tiimin jäseniä en ole koskaan tavannut. Päätimmekin lähteä hiljattain seuraamaan toisiamme Instagramissa ja jo nyt odotamme tiettyjen tyyppien kanssa innolla, että tapaisimme myös livenä, sillä tiedämme jo niin paljon toisistamme somen välityksellä. Kun meillä on yhteiset kiinnostuksen kohteet, luomme helpommin myös henkiset siteet toisiin ihmisiin. Niin käy usein myös työkavereiden kanssa. Kun huomaamme olevamme kiinnostuneita samoista asioista, juttu kulkee helpommin ja sitoutuminen ja luottamus työkaveriin kasvaa. Ehkä siis minäkin vielä joskus tapaan itävaltalaisen matkustelusta pitävän työystäväni, jolla on samanlainen huumorintaju kuin minulla.
Viisi vinkkiä, joiden avulla tiiminjäsenet tutustuvat helpommin toisiinsa:
- Anna aikaa vapaamuotoiselle yhdessäololle ja keskustelulle fyysisissä tapaamisissa
- Luo kanava, jossa voi keskustella vapaamuotoisemmin ja osallistu keskusteluun
- Pitäkää palavereissa kuulumiskierros
- Anna aikaa palavereissa myös ajatustenvaihdolle ja ns. kahvipöytäkeskustelulle
- Seuratkaa toisianne sosiaalisessa mediassa
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Sanna-Riikka Valtonen
Etäjohtamisen valmentaja
- Yli 10 vuoden kokemus etäjohtamisesta vähittäiskaupassa. Työskentelee kansainvälisesti hajautetussa tiimissä.
- Valmentanut useita vuosia esimiehiä mm. johtajuus- ja vuorovaikutustaidoissa. Kokemusta laajan yrittäjäverkoston myynti- ja johtamistaitojen valmentamisesta.
- Supervoima: Johtamisen ja valmentamisen linkittäminen strategiaan ja liiketoiminnan tavoitteisiin, vuorotyön johtaminen
Valmennuskielet:
englanti, suomi
- Puh. 040 196 2583
- sanna-riikka.valtonen@timanttia.fi
