Milloin etätyö aiheuttaa ongelmia?

Viimeinen vuosi on ollut siksi otollinen ajanjakso, että miltei kaikki organisaatiot ovat ottaneet osaa pakolliseen etätyökokeiluun. Nekin, joissa etätyöhön ja sen sopivuuteen omalla toimialalla on suhtauduttu epäileväisesti. Kaikki eivät suinkaan olleet heti alun jälkeen sitä mieltä, että etätyö on mahtava juttu ja kaikki organisaatiossa toimii hyvin. Onni onnettomuudessa on kuitenkin ollut se, että kokeilujakso on venynyt sen verran pitkäksi, että pikku hiljaa ihmiset alkavat tottua etätyöhön ja huomata, että etätyön ongelmat voidaan selättää ja asiat saa sujumaan näinkin.

Toki nykytilanne on poikkeuksellinen ja tilanne jälleen muuttuu, kun pääsemme purkamaan rajoituksia ja kokoontumaan myös toimistolle. Väittäisin, että tilanne on taas uusi, ja edellyttää sopeutumista meiltä ihmisiltä ja organisaatioilta – jälleen kerran. Varmaa nimittäin on, ettemme palaa täysin koronaa edeltävään tilanteeseen. Monet organisaatiot ovat jo nyt päättäneet sallia enemmän etätyötä jatkossa. Moni kuitenkin pohtii, paljonko etätyötä jatkossa voi tehdä ja kuinka usein nähdään toimistolla. Erityisesti johtamisen näkökulmasta tämä mietityttää ja pohdiskeluun vaikuttaakin se, kuinka epämukavana tämän ajanjakson on kokenut. Osa myös odottaa sitä, että pääsee kutsumaan tiimin takaisin toimistolle.

Onneksi moni organisaatio on jo havahtunut siihen, että nyt kannattaa linjata, millaisella työmallilla jatketaan rajoitusten purkamisen jälkeen. Etätyölinjauksissa on hyvä ottaa huomioon se, etteivät ne rajoita liikaa työn hoitamista fiksusti eri yksiköissä ja tiimeissä. Mitä isompi organisaatio ja mitä enemmän erilaisia työtehtäviä, sitä enemmän määräysvaltaa on hyvä jättää tiimin johtajalle ja tiimille itselleen.

Etätyöohjeita linjattaessa on hyvä kuitenkin tunnistaa, millaisissa tilanteissa etätyö tyypillisesti aiheuttaa ongelmia organisaatioissa. Seuraava lista on koottu niiden vuosien aikana, jolloin olemme valmentaneet ja konsultoineet etätyöhön ja etäjohtamiseen liittyvissä asioissa.

Johtaminen tavoitteiden kautta ei ole kunnossa

Jos tavoitteet ovat epämääräisiä, etätyön ongelmat korostuvat. Etäisyyden kasvaessa tarvitaan selkeitä ja ymmärrettäviä tavoitteita, koska työn itsenäisyys lisääntyy. Tavoitteista tarvitaan keskustelua ja niiden täsmentäminen on yksi osa johtamistehtävää. Keskustelua tarvitaan lisää, mikäli työntekijän ja johtajan ymmärrys tavoitteista ja työhön liittyvistä odotuksista poikkeavat suuresti toisistaan.

Pelkkä tavoitteiden asettaminen yhdessä ei kuitenkaan riitä, vaan tarvitaan myös työn etenemiseen liittyvää keskustelua säännöllisesti. Tilanteesta ja tiimin koosta riippuen, etenemistä voidaan tarkastella jokaisen työntekijän kanssa erikseen 4 – 12 kertaa vuodessa. Etenemisen seuraamisella on todettu olevan tärkeä yhteys työtyytyväisyyteen, kun se tehdään oikealla tavalla.

Etätyön ajatellaan olevan saavutettu etu

Asiaan voi ottaa kaksi erilaista näkökulmaa. Toisaalta kysymys siitä, voiko kokouksiin ottaa osaa etänä on ihan paikallaan. Tämä kysymys on tällä hetkellä auttamattomasti vanhentunut, koska valtaosa kokouksista on juuri nyt etäkokouksia. Uskon kuitenkin, että kysymys kokouksiin osallistumisen tavoista nousee uudelleen keskusteluihin, kun työ jatkuu hybridimallissa. Hybridikokoukset ovat nimittän paljon työläämpiä johtaa ja saada toimimaan kuin täysin etänä tai samassa tilassa järjestettävät kokoukset.

Toinen näkökulma on se, että jokaisen on myös tärkeää ymmärtää, että yhteisöllisyyden näkökulmasta on tärkeää silloin tällöin kokoontua yhteen ja tehdeä asioita yhdessä. Etätyö ei voi olla este sujuvalle yhteistyölle ja silloin kuin tilanne todella vaatii kokoontumasta yhteen, ei jonkun etäpäivä voi olla sille este.

Yhteisistä toimintamalleista ja tiimin pelisäännöistä ei ole sovittu

Liian usein yhteistyö perustuu kirjoittamattomiin sääntöihin ja oletuksiin. Tiimin jäsenten erilaiset käsitykset siitä, miten toimitaan ja ristikkäiset odotukset siitä, miten kommunikoidaan, aiheuttavat helposti tarpeetonta kitkaa. Yksinkertaisimmillaan keskustelu tiimin pelisäännöistä voidaan käydä esittämällä kysymys, mistä asioista meidän on tarpeen sopia, jotta yhteistyö sujuu mahdollisimman hyvin.

Kun on tutkittu tehokkaasti toimivia tiimejä, on todettu että menestyvillä tiimeillä on sovittu tehtäviin liittyviä sekä sosiaaliseen kanssakäymiseen liittyvitä prosesseja. Yhteisiä toimintamalleja kannattaa siis kehittää. Hyödyllisiä apukysymyksiä toimintamallien ja tiimin pelisääntöjen kehittämiseen löydät täältä.

Asenteet ja uskomukset työstä ja etätyöstä ovat vanhentuneita

Meillä jokaisella on vielä uskomattoman paljon vanhentuneita ajatusmalleja ja uskomuksia siitä, miten ja missä työtä kuuluu tehdä. Näitä on nyt viime kuukausina kyseenalaistettu kunnolla. Esimerkiksi ajatus siitä, että kotona olevien työntekijöiden voisi luottaa tekevän tunnollisesti töitä, on edelleen yllättävän yleinen. Paljon on kyseenalaistettu myös ideoiden pallottelun ja luovan työskentelyn onnistumista etänä.

Tärkeää on rohkeasti lähteä kyseenalaistamaan uskomuksiamme työstä ja erityisesti etätyöstä. Aivotutkimus on antanut paljon arvokasta tietoa viime vuosina siitä, miten voimme säätää työmme kuormitustekijöitä ja työskennellä fiksummin. On myös tärkeää havahtua siihen, että se mikä minulle on mieluinen ja tuttu toimintatapa, ei tarkoita automaattisesti sitä, etteikö asiaa voisi tehdä vähintään yhtä hyvin toisella tavalla. Usein moni asia, joka etätyössä tuntuu hankalalta, johtuu vain siitä, että se on meille uusi.

Asenteiden muokkaaminen on tärkeää, jotta voimme lähteä kehittämään omaa osaamista ja omia toimintatapojamme etätyöhön sopivaksi. Osittain tähän auttaa myös aika – mitä pidempään teemme asioita uudella tavalla, sitä luontevammalta ne alkavat tuntua. Etäkokoukset ovat hyvä esimerkki tästä. Mutta jos haluamme säilyttää yhdessä tekemisen tunteen ja työn ilon, meidän on mietittävä tekemisen tapojamme paremmin uuteen tilanteeseen sopivaksi.

Haluatko valmennusta tai konsultaatiota etätyöhön ja etäjohtamiseen liittyvissä asioissa? Ota yhteyttä!

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Ullan erityisosaamista on etäjohtaminen ja hybridityö. Ulla on toiminut kouluttajana ja valmentajana vuodesta 2011 lähtien ja vuosien aikana valmentanut niin henkilöstöä, esihenkilöitä ja johtoryhmiä niin yrityksissä kuin julkisissa organisaatioissakin.

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *


The reCAPTCHA verification period has expired. Please reload the page.