Hyödynnä nämä viisi vinkkiä
Kyselimme kevään loppupuolella suomalaisten kokemuksia etätyöstä. Olimme kiinnostuneita siitä, miten työt ovat sujuneet ja miten toimintatavat sekä puitteet ovat tukeneet työn tekemistä ja tehokkuutta. Halusimme päästä pintaa syvemmälle tyytyväisyyden tai tyytymättömyyden syihin, sujuvuuden tai sujumattomuuden kokemusten taakse. Pyysimme vastaajien arvioita neljästä osa-alueesta: työkalut, yhteistyö ja vuorovaikutus, itsenäinen työskentely ja johtaminen.
Saimme kyselyyn 604 vastausta. Vastaajajoukko hajaantui hyvin kattamaan erilaisilla toimialoilla ja erikokoisissa yrityksissä sekä erilaisissa rooleissa toimivien näkemyksiä. Kirjoituksen vinkit perustuvat tämän kyselyn tuloksiin. Lainaukset on poimittu kyselyymme tulleista avoimista kommentteja.
Muista, että kaikki ovat oppineet paljon
”Työpäivissäni on selkeä rakenne, kun olen sen itse rakentanut. Pidän kiinni lounastauoista, en venytä työpäivää kuin poikkeuksellisesti iltaan. Suljen koneen ja lähden ulkoilemaan välittömästi työpäivän päätyttyä. Etätyössä pystyy paremmin keskittymään sellaisiin keskittymistä vaativiin tehtäviin.”
Emme palaa työpaikoillemme samanlaisina kuin ennen pandemiaa. Niissä organisaatioissa, joissa siirryttiin suosituksen mukaiseen täyteen etätyöhön keväällä 2020, monet työntekijät ovat oppineet johtamaan omaa työtään, suunnittelemaan päivänsä, hallitsemaan itsenäisesti aikaansa ja kalenteriaan, saaneet aikaan ja olleet tehokkaita. Osa kokee etätyön sopivan itselleen erinomaisesti. He ovat tunnistaneet etätyössä useita hyviä puolia. Keskittyminen, työrauha, hyvinvointi ja työn sekä muun elämän tasapaino ovat monen kohdalla parantuneet.
Monessa organisaatiossa luodaan paraikaa ns. entry-strategioita ja keskustellaan hybridityön linjauksista sekä tarvittavista pelisäännöistä. Luonnollisestikin halutaan ottaa etätyöstä oppia, säilyttää hyviksi koettuja uusia työtapoja ja samalla hyödyntää myös toimistotyön vahvuuksia. Mitä nämä missäkin ovat, on hyvin organisaatiokohtainen asia. On myös hyvä muistaa, että täysimittainen etätyö on selkeä toimintamalli, ja monelta osin yhdenvertainenkin tilanne. Kun organisaatiossa siirrytään hybridiin, voi edessä olla täysimittaista etätyötä sekavampi tilanne, ja jälleen uuden oppiminen.
Kehitä monipaikkatyön toimintatapoja
”Monipaikkatyön merkityksestä ei ole työssä kovinkaan paljon keskusteltu, mitä se käytännössä tarkoittaa. Tulevaisuudessa toivoisin, että organisaatiossamme käytäisiin laajaa keskustelua kaikkien tasojen kanssa siitä, miten työ olisi järkevintä järjestää tulevaisuudessa. Jos asian päättää ylin johto ja tekee omat johtopäätökset kysymättä tekijöiltä lainkaan, niin malli ei voi olla kovin hyvä. Aktiivinen ja laaja vuorovaikutus ja dialogi on tärkeää tämänkin asian ympärillä.”
Suurin osa vastaajista, 86 %, on ollut erittäin tyytyväinen tai jokseenkin tyytyväinen organisaationsa etätyökäytäntöihin poikkeusvuonna. Toisaalta arvioitiin, että omassa organisaatiossa ei kehitetä monipaikkaista työtä aktiivisesti. On hyvä huomioida, että vaikka enemmistö onkin tyytyväistä, osa ei ole. On hyvä pohtia, onko organisaatiolla ”varaa” hyväksyä pienenkään ryhmän tyytymättömyyttä? Mistä tyytymättömyys kumpuaa? Miten tämän kymmenesosan oma suoritus kärsii? Miten tyytymätön tiimiläinen vaikuttaa työkavereihin?
Jatkossa sopiva määrä etätöitä olisi kolmasosan mielestä kolme päivää viikossa ja viidesosa arvelee, että neljä päivää olisi sopiva määrä. Huomioitavaa on, että viidesosa vastaajista on sitä mieltä, että 5 päivää viikossa olisi jatkossakin sopiva – mikä tarkoittaa täyttä etätyöviikkoa. Voisiko työn organisoinnissa huomioida yksilölliset toiveet ja elämäntilanteet paremmin?
On tutkittu toisaalla, jo ennen pandemiaa, että hajautetuissa tiimeissä työ on tehokasta, kun tietyt perusprosessit ja toimintatavat ovat kunnossa. Kun siirrymme etätyöstä erilaisiin organisaatiokohtaisiin hybridimalleihin, yksilöllisiä toiveita ja motivaatiotekijöitä ei suoraviivaisesti voi ohittaa, mutta harvassa organisaatiossa voidaan kuunnella jokaista yksilöllistä toivetta. Työn tekemisen tavoista ja toimintakäytänteistä on hyvä keskustella organisaation perustehtävä- ja tavoitelähtöisesti, sekä perustella linjauksia avoimesti ja riittävästi.
Uudista johtamistapoja ja -malleja
”Ylemmän johdon suhtautuminen etätyöhön ei ole tätä päivää, työntekijöihin ei luoteta etätyössä mikä puolestaan vähentää arvostamisen tunnetta työntekijänä.”
Kyselyssämme johtaminen sai heikompia arvioita läpi linjan. Hybridityö on monipaikkaista ja se vaikuttaa siihen, miten työtä johdetaan ja organisoidaan. Vaikka tavataan toimistolla ja asiat palautuvat osin normaaliin, on tärkeää muistaa, että etätyön lisääntyessä joku on aina etäällä muista. Tämä on syytä ottaa huomioon erityisesti johtamisessa, jotta emme keskity pallottelemaan ajatuksia ja tekemään päätöksiä vain toimistolla olevien kanssa, tai suunnittele toimintakäytänteitä liian kapeakatseisesti.
Monipaikkaisessa työssä johtamisen tasalaatuisuus ja työntekijöiden yhdenvertainen kohtelu korostuvat. Toimistolle ei kannata pelkästään esihenkilön omien asenteiden tai mieltymysten takia pakottaa, vaan linjauksista on syytä sopia avoimesti ja yhdessä johdettavien kanssa. Hyvä kysymys yhteiseen pohdintaan on: Miten työt ja yhteistyö sujuvat meillä parhaiten?
Palautetta kaivataan aina enemmän kuin sitä saadaan. Hybridityössä johtajan kolme kultaista K:ta ovat entistäkin tärkeämpiä: Kehu, kannusta, kiitä. Etätyössä itsensä johtamisen taidot korostuvat ja esihenkilön tehtävänä on tukea itseohjautuvuuden edellytyksiä ja tukea näiden taitojen vahvistamisessa.
Parannathan vihdoin niitä kokouksia ja kokouskulttuuria
”Jotkut ihmiset rakastavat omaa ääntään ja puhuvat muiden päälle palavereissa. Tätä tosin tapahtuu myös livenä, mutta etänä vielä enemmän. Lisäksi palaverien määrä on lisääntynyt etänä välillä liiaksikin.”
Etätyössä palavereista on muodostunut raskas kuormitustekijä. Kokouksia on liikaa, liian tiheästi ja ne ovat heikosti vedettyjä. Täytyy muistaa, että etäkokouksessa kaikki ovat etänä, ja siinä mielessä samassa tilanteessa. Kun kuvaan astuu monipaikkaisuus ja hybridityö, palaverien pidolle tulee lisää haasteita. Tämä on kyselymme tulosten mukaan eräs tärkeimmistä yksittäisistä kehityskohteista työn tehokkuuden ja mielekkyyden näkökulmasta.
Yksi tärkeimpiä hybridityön linjauksia on, kuinka palavereista sovitaan. Missä ja miten ne pidetään, mitkä ovat koko organisaation ja toisaalta ryhmän tai tiimin pelisäännöt? Mitkä palaverit ovat tärkeitä kaikille, milloin ja miksi ollaan toimipaikassa, milloin voi olla etänä?
Palaverien pitopaikan ja -ajan lisäksi kokouksia pitää kehittää sisällöllisesti fiksummiksi. Mikä on palaverin tavoite ja tarkoitus, keitä tarvitaan paikalle ja miksi, miten saadaan parhaiten tehtävä yhdessä suoritettua, miten varmistetaan jokaisen mukaanottaminen, kuuulluksi tuleminen ja miten osallistetaan? Palaverit ovat arvokasta yhteistä työaikaa, joten on tärkeää suunnitella niitä nykyistä enemmän.
Luo tilaa ja tapoja myös vapaalle vuorovaikutukselle
”Yhteistyö ja vuorovaikutus kärsivät etätyössä, koska Teams-palavereiden aihe ja aika on tiukasti määritelty, eikä siten vapaata asioiden sparrausta ja palloittelua ole mahdollista tehdä. Olen huomannut, että käydessäni välillä työpisteellä, jossa on muitakin töissä ja näkee ihmisiä kasvotusten, asioiden edistäminen ja kehittely sujuvoituu ja tehostuu verrattuna etätyöskentelyyn.”
Kun etäisyys kasvaa on suuri riski sille, että vuorovaikutus ja yhteisöllisyys heikkenevät. Kokoukset ovat kuten sanottu arvokasta yhteistä aikaa. Etätyössä koetaan usein, että palavereissa keskitytään vain asiaan ja käsillä olevaan tehtävään. Enää ei ole tilaa ja aikaa sille mukavalle kuulumisten vaihdolle ja small-talkille samalla lailla kuin lähipalavereissa. Olemmeko tehostaneet ruudun välityksellä pidettäviä palavereja jo liikaa? Osa pitää tätä kehitystä hyvänä – turha hörhöily on jäänyt pois!
Hyvä vuorovaikutus ja nimenomaan myös vapaamuotoinen sellainen on kuitenkin hteisöllisyyden ja me-hengen ytimessä. Haluamme tulla nähdyksi ja kuulluksi ihmisinä, myös työyhteisössämme. Kannattaa painottaa koko tiimille miten tärkeää monipuolinen vuorovaikutus on, ja että yhteisöllisyyden tunne ja me-henki ovat niitä asioita, jotka tukevat myös yhteistyötä ja tehtävien tehokasta ja laadukasta suorittamista.
Etä- ja monipaikkatyön kyselyn tuloksista evästystä kehittämiseen?
Timanttia Consulting Oy ja Tutkimusvoima Oy kartoittivat yhdessä touko-kesäkuussa 2021 suomalaisten kokemuksia etätyöstä. Mikäli haluat tutustua tarkemmin Etä- ja monipaikkakyselymme tuloksiin, sovi noin puolen tunnin mittainen tapaaminen kanssamme. Ota yhteyttä!
Kysely on mahdollista toteuttaa myös omassa organisaatiossa ja kerryttää tietoa tulevaisuuden työn tekemisen ja johtamisen kehittämiseen. Pyydä lisätietoa.
Tutustu tekstin kirjoittajaan