Osaamisen jakaminen ja hyödyntäminen on yksi tärkeä työn mielekkyyttä lisäävä tekijä. Työskennellessämme muiden kanssa tiiviisti yhdessä, on helpompi havainta toisten osaaminen, mutta samalla lisääntyy ymmärrys myös siitä, mitä kaikkea itse osaakaan. Osaamisen tunnistaminen yksin on hankalaa, joten erilaiset yhteiset osaamisen jakamiseen liittyvät käytännöt tiimissä ja työyhteisössä lisäävät myös oman osaamisen tunnistamista.
Kokemuksemme mukaan monipaikkaisesti toimivat tiimit kaipaavat työssään osaamisen ja kokemusten jakamista, joka lähitiimissä on usein kuvioissa automaattisesti. Hybridityössä siihen on suositeltavaa luoda käytäntöjä. Käytännöistä ei kyllä ole haittaa lähitiimissäkään. Tutkimusten mukaan kuitenkin tiettyjen edellytysten tulee toteutua, jotta osaamisen ja kokemusten jakaminen toteutuu. Tällaisia edellytyksiä ovat
- avoin vuorovaikutus eli että erilaisista työhön liittyvistä ajatuksista voidaan keskustella ilman pelkoa mokaamisesta tai tuomituksi tulemista
- keskinäinen luottamus ja kunnioitus tiimin jäsenten välillä
- tiimin sosiaalinen tuki eli jokaisella on kokemus kuulumisesta joukkoon ja että muilta saa apua tarvittaessa
- uskallus ottaa riskejä eli tuoda rohkeitakin ajatuksia ja näkemyksiä keskusteluun
Tiimin ilmapiirillä on siis merkittävä vaikutus osaamisen jakamiseen. Sen vahvistamiseen ja ylläpitämiseen kannattaakin panostaa. Osaamisen hyödyntämiseen kannattaa myös kehittää toimivia käytäntöjä, sillä se lisää oppimista ja kehittymistä sekä vahvistaa motivaatiota työssä.
Keskity olennaiseen tietoon
Hyvien käytäntöjen etsimisessä kannattaa keskittyä siihen, mikä tieto on oleellista tiimin jäsenten työssä. Jos osaamisen jakamiseen keskittyvät toimenpiteet tuntuvat turhalta ja ylimääräiseltä, ei osallistuminen innosta ja hyöty on nolla. Kannattaakin kysyä tiimiltä, mikä tieto on heidän mielestään tärkeää. Mikä tieto auttaa onnistumaan työssä paremmin, tai mikä tieto on heidän kannaltaan kiinnostavaa. Tärkeää on keskittyä myös ajantasaisen ja ajankohtaisen tiedon jakamiseen.
Muista johdonmukaisuus
Johdonmukaisuus tässäkin asiassa lisää tiimin toimintaedellytyksiä ja aikaansaamista. Eli ne käytännöt, joita päätetään kokeilla, pitää saada systemaattisesti käyttöön sopivan mittaiseksi ajaksi, jotta nähdään, onko siitä oikeasti hyötyä.
Panosta läpinäkyvyyteen ja löydettävyyteen
Monipaikkaisessa tiimissä osaamisen jakamiseen on monenlaisia välineitä, joista voi olla hyötyä. Tärkeää on panostaa läpinäkyvyyteen ja löydettävyyteen. Tiedon jakamisessa on hyvä miettiä, mikä kaikki voi olla hyödyksi tiimille, eikä rajata tiedon saatavuutta liian harvoille. Löydettävyyden kannalta on hyvä panostaa tärkeiden tagien ja avainsanojen miettimiseen, joka helpottaa tiedon löytämistä yhteisistä keskusteluista ja työtiloista. Yhteiset työtilat mahdollistavatkin hyvin nykyisin keskustelun ja kommentoinnin. Osaamisen jakamisessa olennaista on nimittäin myös vuorovaikutus. Kommunikoinnin kautta syntyy yhteiset merkitykset ja yhteinen ajattelu jalostuu. Parhaimmillaan työhön liittyvä keskustelu käydään projekteihin ja tehtäviin liittyvissä työtiloissa.
Hyödynnä teknologiaa
Osaamisen jakamisessa voidaan hyödyntää monenlaisia työvälineitä. Mieti, mitä välineitä teillä jo hyödynnetään hyvin ja riittävätkö ne, vai onko tarpeen etsiä myös jotain täydentävää välinettä tiimin käyttöön. Videokokoustyökalut ovat monipuolisia, mutta on hyvä muistaa, että osaamisen jakamista tapahtuu myös yhteisillä keskuskustelualustoilla tai usein esiintyviä kysymyksiä ja ongelmia ja niihin jo etsittyjä vastauksia ja ratkaisuja voidaan koota vaikka yhteiseen wikitiedostoon. Oman wikin miettimiseen voi etsiä apua täältä.
Yksinkertaisimmillaan oma tietopankki tai wiki voidaan koota Sharepointissa tai Drivella sijaitsevaan jaettuun tiedostoon. Olennaista on yhteismuokattavuus.
Osaamisen jakaminen ja yhdessä oppiminen
Osaamiseen liittyviä asioita ovat osaamisen jakamisen lisäksi hiljaisen tiedon siirtyminen ja yhdessä oppiminen. Keinoja on monenlaisia ja sopivat keinot kannattaakin miettiä yhdessä työyhteisön kanssa. Keinoja voi keksiä myös itse lisää.
Monessa organisaatiossa hyväksi havaittuja konsteja ovat työn tekeminen työpareissa ja parien kierrättäminen säännöllisesti. Myös mentorointi ja käänteinen mentorointi ovat hyviä tapoja jakaa osaamista kokeneen ja aloittelijan välillä.
Ryhmätilanteisiin sopii hyvin erilaiset tietoiskut palavereissa ja videotallenteina, alustukset sekä yhteiset keskusteluryhmät. Esimerkiksi eräs esihenkilö kertoi perustaneensa Teamsiin Niksinurkan, jossa jaettiin työhön ja työtapoihin liittyviä vinkkejä. Myös varjostaminen eli toisen seuraaminen työssä esimerkiksi yhden työpäivän ajan voi olla hyvin hyödyllistä.
Muista pyytää myös palautetta
Itse olen huomannut, että oman osaamisen huomaaminen ja tunnistaminen edellyttää myös palautteen saamista omasta työstään. Voit silloin tällöin kysyä ympärillä oleviltasi ihmisiltä, mitä asioita heidän mielestään osaat hyvin, mitkä ovat vahvuuksiasi, Olenpa joskus vastannut jonkun yhteistyökumppaninkin muutamaan kysymykseen hänen henkilökohtaisesta osaamisestaan. Palautetta kannattaakin pyytää erilaisilta ihmisiltä, joiden kanssa toimit erilaisissa tilanteissa. He saattavat nähdä sinussa erilaista osaamista ja eri vahvuuksia.
Olemme mukana Sitran #OsaaminenNäkyviin -kampanjassa. Monipaikkaisissa tiimeissä osaaminen tulee vielä hitaammin näkyviin kuin lähitiimissä. Mutta jokaiselle meistä on hyödyllistä tunnistaa oma osaamisemme sekä kyetä kertomaan siitä muille.
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi