Etätyössä on huomattu, että työt kyllä sujuvat, mutta yhteisöllisyyden ylläpito ja yhdessä kehittäminen ovat asioita, jotka tuntuvat hankalilta etäillessä. Blogistamme löytyy useita kirjoituksia näistä teemoista, itsekin käsittelin aihetta mm. Ajattele, ideoi ja kehitä yhdessä – etänäkin tekstissä huhtikuussa. Tämän teeman ympärillä jatketaan tälläkin kertaa. Tässä kirjoituksessa käsittelen ryhmätyöskentelyn muutamia näkökulmia, koska ryhmätyö on usein kehittämisen, ideoinnin ja luovan suunnittelun ytimessä. Oltiinpa etänä tai ei.
Yhteinen työskentely, ryhmätyö ja työpajat tehostuvat huomattavasti, kun niiden tarkoitus määritellään ja kulkua suunnitellaan. Väitän, että hyvin suunniteltu ryhmätyöskentely etänä voi olla yhtä mielekästä ja tehokasta, tai jopa mielekkäämpää ja tehokkaampaa, kuin lähityöskentely. Katsotaanpa miksi.
Luottamuksellinen, turvallinen ilmapiiri
Ryhmän kanssa työskennellessä yksi tärkeimpiä ideointia ja luovaa työtä tukevia tekijöitä on luottamuksellisen ja turvallisen ilmapiirin synnyttäminen ja vaaliminen. Voisi melkein sanoa, että hyvä ilmapiiri on edellytys sille, että saadaan osallistuvaa ja luovaa ajattelua aikaiseksi. Lähityössä tämä on meille usein seikka, johon emme kiinnitä huomiota tarpeeksi – varsinkaan, jos ryhmä on ennestään tuttu. Ajatellaan, että kyllähän meillä on hyvä tiimi ja luottamusta, eikä nähdä tarpeelliseksi arvioida sitä, onko asiasta yhteinen käsitys ja tunne. Jokaisen ryhmätyöprosessin alkuun on kuitenkin hyvä vahvistaa luottamusta, oltiinpa lähityössä tai etänä.
Etänä ryhmän vetäjän on pysähdyttävä ja tarkemmin mietittävä miten luottamus synnytetään ja ideointia edistävää ilmapiiriä vahvistetaan. Joskus näkee vaikkapa sosiaalisessa mediassa, kuinka aikuisten ”laulu- ja leikkihetkiä” parjataan, ja kuinka ne turhauttavat. Tällöin tehtävää ei ole esitelty eikä sen tarkoitusta ja merkitystä riittävästi perusteltu. Tutustuminen, ryhmään liittyminen, samaan ”tilaan ja hetkeen” hakeutuminen, orientoituminen ja rentoutuminen tapahtuvat parhaiten ja turvallisesti, kun vaihe sanoitetaan ja ohjataan ammattitaitoisesti. Tämä pätee aina, mutta erityisesti etänä tähän pitää kiinnittää huomiota ja pohtia minkälaisin keinoin luottamusta rakennetaan. Kun ryhmänvetäjä esittelee rauhallisesti mitä on tarkoitus tehdä ja ohjaa arvostavalla tavalla liittymisvaiheen, voi jokainen omassa tahdissaan rakentaa varmuutta ja luottavaista oloa. Etänä osallistuja hallitsee enemmän omaa esiintymistään, joka jo sinällään lisää varmuutta.
Ohjattu, tiedostava ja arvostava vuorovaikutus
Lähityössä voimme tukeutua enemmän luontevaan kohtaamiseen. Havainnoimme, koemme tiimimme kaikkien jäsenten läsnäolon kokonaisvaltaisesti ja moniuloitteisesti. Tämä seikka antaa meille tunteen, joskus ehkä petollisenkin ajatuksen, että yhteinen vuorovaikutus sujuu ilman sen kummempia kommervenkkeja.
Etänä taas olemme sen varassa, mitä ruudulta näemme ja kuulemme. On suuri riski, että vuorovaikutus jää auttamatta köyhemmäksi. Tämän ymmärrämme sanomattakin, emmekä tuudittaudu virheelliseen käsitykseen hyvästä vuorovaikutuksesta. Vuorovaikutukseen on siis kiinnitettävä erityistä huomiota. Ryhmän vuorovaikutus etäolosuhteissa on tiedostavampaa ja vaatii onnistuakseen enemmän pelisäännöistä sopimista ja ohjaamista. Kun vuorovaikutuskeinoja suunnitellaan, voidaan jopa luoda parempi, yhdenvertaisempi vuorovaikutusympäristö kuin lähityössä.
Erilaiset persoonat ja käyttäytymistyylit
Kun ryhmätyöskentelystä on kyse, sekä lähi- että etätyöskentelyssä on tärkeää huomioida ryhmän jäsenten erilaisuus. Lähityössä unohdamme tämän helpommin. Mikäli emme ole kiinnittäneet asiaan tiedostettua huomiota kokoontuessamme työpajaan, aivoriihet, ryhmätyöt, keskustelut, arvioinnit ja valinnat käydään äänekkäimpien ja tahdiltaan nopeimpien ehdoilla. Valintoja ja päätöksiä on jo tehty ennen kuin hitaampi saa ajatuksensa muotoiltua sanoiksi.
Etänä joudumme miettimään vuorovaikutuksen ja osallistumisen tapoja tarkemmin, ja tulemme luultavasti luonnostamme tukeneeksi yhdenvertaista osallistumista enemmän. Myös saamamme palautteet kertovat, että esimerkiksi introverteiksi itsensä kokevat ihmiset pääsevät paremmin mukaan ja saavat äänensä kuuluviin, kun käytetään etätyövälineitä. Osallistuminen on välillä kirjallista, välillä äänellistä ja kuvallista. Ohjatessa etätyöskentelyä huolehditaan paremmin siitä, että jokaiselle tulee varmasti ”se oma vuoro”.
Pienryhmätyöskentelyn psykologiset ilmiöt
On tutkittu, että ryhmissä esiintyy mm. sosiaalista helpontumista, sosiaalista laiskottelua, arviointiarkuutta, sosiaalista kompensaatiota, vapaamatkustajuutta. Näihin käsitteisiin voi tutustua tarkemmin kirjallisuudessa, mutta meillä on näistä varmasti kaikilla jonkinlaista kokemusta. Ilmiöt ovat läsnä aina, kun meidän on tarkoitus työskennellä yhdessä. Kun kokoonnumme lähipajaan, luotamme kuitenkin helposti siihen, että osallistujat ovat mukana kokonaisvaltaisesti, keskittyvät asiaan ja jokainen ottaa lopputuloksesta vastuuta. Hyvä ryhmätyön ohjaaja suunnittelee ryhmän työskentelytavat sellaisiksi, että negatiiviset vaikutukset jäävät mahdollisimman vähäisiksi, oltiinpa lähityössä tai etänä.
Etänä tehtävä yhteistyö vaatii lähtökohtaisesti parempaa suunnittelua ja metodien pohdintaa. Tulemme jopa huomaamattamme ehkäisseeksi ryhmän työskentelyä ja lopputulosta heikentäviä ilmiöitä, sillä tekeminen on yhdenvertaisempaa, vuorovaikutus systemaattisempaa ja ohjatumpaa, työskentelyn sisältöä tuotetaan sovituilla tavoilla, ja sisältö on näkyvillä kaikille koko ajan. Jokaisen osallistuminen ja panos myös näkyy selvemmin, esimerkiksi jaetuissa dokumenteissa ja ohjatussa vuorovaikutuksessa.
Prosessin selkeä tarkoitus ja suunniteltu eteneminen
Lähiryhmätyössä näkee valitettavan paljon spontaaniuteen tukeutumista. Vaikka spontaaneihin kohtaamisiin ja vuorovaikutukseen luotetaankin paljon, ja nämä nähdään jopa jollakin tavalla erityisesti kehitystä, innovointia, luovuutta ja ideointia edistävinä, asia ei välttämättä ole niin. Suunnittelemattomuus, epäselvä prosessi ja eteneminen, sekä systematiikan ja struktuurin puuttuminen aiheuttavat ryhmän jäsenille ennemminkin epätietoisuutta, energianhukkaa ja turhautumista. Innovaatioita vahvistava kulttuuri sisältää aina myös toimintatapoja ja systematiikkaa.
Etänä työskennellessä hyvä ryhmänvetäjä tulee miettineeksi tarkemmin prosessia sekä kehittämistyön vaiheita ja -keinoja, ja viestii näistä ryhmälle. Etäpalaveriputket ovat saaneet ihmiset myös tarkemmin valikoimaan, minkä kokouskutsun hyväksyvät. Harva enää rohkenee kutsua ryhmää vaikkapa kehitystyöpajaan, ilman että avaa kalenterikutsussa tarkemmin mistä on kysymys, miksi on tärkeää osallistua, miten edetään ja minkälaista ajallista panostusta tarvitaan.
Etänä tekeminen vaatii kaikkineen enemmän johtamista ja ohjaamista, sanoittamista, kertomista sekä näkyväksi tekemistä, ja etätyössä käytettävät välineet tukevat näitä hyvin. Etätyö on parhaimmillaan selkeämpää, systemaattisempaa ja tarkoituksellisempaa, niin myös etänä ja yhdessä tehtävä kehitys- ja ideointityö.
Autamme organisaatioita toimimaan paremmin etänä ja monipaikkaisesti. Jos haluat keskustella etänä kehittämisestä ja ideoinnista, ota yhteyttä.
Tutustu tekstin kirjoittajaan