Edellisessä kirjoituksessani rohkaisin ajattelemaan, että yhdessä kehittäminen, suunnittelu ja ideointi etänä onnistuu. Tässä jatkan aiheesta osallistava yhteistyö ja ryhmän vetäminen pohtimalla kehitysprojektin eri vaiheissa tarvittavaa erityyppistä ajattelua ja työskentelyä.
Timanttinen suunnittelu ja ohjaava ote
Jo aikaisemmin olemme käsitelleet tehokkaampien kokousten ja työpajojen suunnittelua. Toivottavasti myös vinkit edellisestä kirjoituksesta ovat vielä muistissa. Muistisääntö Miksi-Miten-Mitä pätee edelleen oikein hyvin: Tiedät jo miksi työryhmä kutsutaan koolle, mitä halutaan yhdessä pohtia ja keitä tarvitaan mukaan. Olet kenties jo perustanut yhteiseen digitaaliseen työtilaan projektin ja jakanut tehtävään liittyvää tietoa ryhmälle.
Olennaista on nyt miettiä, tarvitsetko avuksesi avaavaa, laajentavaa ajattelua ja työskentelyä (divergenssi) vai onko tarpeen sulkea, supistaa ajattelua (konvergenssi). Liian usein näitä erilaisia menetelmiä vaativia vaiheita sotketaan keskenään, ja yritetään pahimmassa tapauksessa tehdä samanaikaisesti. Kehittävässä ryhmätyössä tarvitaan useita avaavia ja sulkeviavaiheita oikeassa kohdin. Siksi tätä yhteistyötä on tärkeä oppia ajattelemaan vaiheistettuna prosessina.
Virtuaalityöskentelyssä tärkeää on ohjata keskustelua ja ajatustenvaihtoa astetta jämäkämmin kuin samassa fyysisessä tilassa työskentelyssä on tarpeen. Vetäjänä mietit menetelmät etukäteen ja olet kuin kapellimestari. Tämä luo myös tasavertaisuutta ryhmän erilaisten vuorovaikutustyylien välille. Huolehdit siitä, että kaikki tulevat vuorollaan kuulluksi, jolloin osallistujat voivat rentoutua ja keskittyä itse aiheeseen. Sanoita enemmän kuin lähityössä – kerro mitä tulemme tekemään, miten tulemme tekemään ja miten teimme. Tämä luo osallistujille turvallisen olon.
Etäkehittämisen onnistumisen perusta – aloitus
Miten tahansa aloitatkin kehitysprosessin, etäkokouksella tai etätyöpajalla, huolehdi osallistujien mukaan liittymisestä. Tämä tarkoittaa sitä, että ryhmänjäsenet saavat virittäytyä ja hakeutua samaan ”tilaan” sekä vahvistaa omaa läsnäoloaan ryhmässä. Kerro vetäjänä ryhmätyöskentelyn tarkoitus, eteneminen, kokoonpano ja roolit. Voit kertoa prosessin pelisäännöt, tai voitte luoda ne yhdessä vastaamalla kysymykseen ”Mistä meidän tulisi sopia, että meillä on hyvä työskennellä yhdessä tämän prosessin ajan?”. Hyvä aloitus rakentaa luottamuksellisen ja turvallisen ilmapiirin yhteiselle tekemisellenne. Tämähän on ensiarvoisen tärkeää, kun tarvitaan ideointia ja luovaa suunnittelua.
Vinkit:
- Pyydä osallistujia pitämään kamerat päällä.
- Jaa ruutu, käytä kuvakorttikoosteita, janaa tms. toiminnallista keinoa, joka auttaa ja helpottaa osallistujia kertomaan ajatuksistaan ja tuomaan esiin tämänhetkisiä kokemuksiaan ja tuntemuksiaan, joita liittävät kyseessä olevaan aiheeseen.
- Anna ihmisille tarkka aika omalle puheelle, näin kaikki saavat tasaveroisen tilan, eikä tämä tärkeä vaihe vie liikaa aikaa.
- Kuuntele avoimin mielin ja kehota ryhmää tekemään samoin.
Tiedonkeruuta projektin pohjalle – minkälaisia käsityksiä meillä on asiasta?
Sinulla itselläsi on luultavasti selkeä käsitys siitä, miksi kehitystyötä pitää ryhtyä tekemään. Ryhmällä ei usein kuitenkaan ole, tai kullakin saattaa olla ihan erilainen käsitys. Osallistavaa yhteistyötä ja kehitysprosessia ei aloiteta sillä, että vetäjä tietää jo kaikki vastaukset ja tuskailee, kun muut eivät ymmärrä asiaa. Luo pohjaa yhteiselle suunnalle ja merkitystä tekemiselle heti alkuun.
Ennen kuin voidaan synnyttää yhteinen näkemys ja määrittää vaikkapa ratkaistava ongelma, on porukan hyvä saada kertoa omat näkemyksensä. Jos tässä kohtaa ei anneta tilaisuuttaa tuoda erilaisia näkemyksiä lähtötilanteesta esiin, ja vaihtaa ajatuksia, on iso riski, että ryhmä ei sitoudu tekemään saman tavoitteen eteen töitä, ja purkamattomat ajatukset seuraavat mukana kehitysprosessissa takkuavina käsityksinä pitkin matkaa.
Kun haluat ryhtyä kehittämään, ideoimaan tai suunnittelemaan jotakin uutta, huolehdi siitä, että ryhmä saa tuoda pöytään sen hetkisiä käsityksiään aiheestavarsin vapaasti, tyhjentäen mielensä niin huolista, ennakkoluuloista kuin positiivistakin ajatuksista. Hyvä kysymys, jolla rikastat myös omaa ajatteluasi ja tarkistat omia ennakkokäsityksiäsi jo heti alkuun, voi olla vaikkapa ”Mitä meidän olisi hyvä ymmärtää aiheesta x?”
Vinkit:
- Pysy avoimena ja uteliaana, luota ryhmään ja prosessiin
- Riippuen ongelman tai tehtävän monimutkaisuudesta, käytä sopivaa fasilitoinnin tai ryhmätyön menetelmää, joka avaa ajattelua, eikä ohjaa arvioimaan, kritisoimaan tai valitsemaan.
- Yhdistä etäkokous, yhteisen tiedoston työstö (drivella oleva yhteismuokattava tiedosto, virtuaalinen valkotaulu, tai kyselytyökalu).
- Mikäli ryhmä on suuri, jaa osallistujat hetkeksi pienryhmiin vaihtamaan ajatuksia, ja yhdistä sitten isossa ryhmässä nostamalla ryhmien ajatuksiayksi kerrallaan esiin. Tämä auttaa erityylisiä persoonia pääsemään vauhtiin.
Yhteisen ymmärryksen muodostaminen kehitystehtävästä
Kun kaikkien käsitykset ja näkemykset on saatu esiin, kaikki ovat saaneet olla äänessä ja osallistua, ja kaikki ovat tulleet kuulluksi, on jo kuljettu pitkän matkaa yhteisen ymmärryksen muodostamisen polulla. Osallistavalle yhteistyölle on luotu tukeva pohja. Jotta ryhmän kehitystyö jatkuu tehokkaasti, on nyt syytä vielä yhdessä määritellä tehtävä tai pari, johon keskitytään jatkossa.
On tärkeää tarkistaa yhteinen ymmärrys ja kiteyttää käsillä oleva tehtävä esimerkiksi ideointia varten selkeäksi tehtävänannoksi. Isossa ryhmässä on haastavaa ja aikaa vievää käydä keskustelua, vaikka olisi rautainen ohjaaja ja palaverinvetäjä. Yhteisen ymmärryksen synnyttämistä tukee se, että vaihdetaan ajatuksia pienemmissä ryhmissä.
Yhteistä tehtävää varten on hyvä miettiä, miten valitaan olemassa olevasta tiedosta tai ideoista ne jatkoon valikoituvat. Osallistavana ryhmänvetäjänä et tietenkään kerro mikä sinun mielestäsi on paras idea jatkoon, niin houkuttelevaa kuin se olisikin. Tämä nimittäin passivoisi jo alkuunsa ryhmän.
Mieti miten saat ryhmän pohtimaan ja ohjautumaan itse oikeaan suuntaan tavoitteesi kannalta? Kysy ryhmältäsi avoimia kysymyksiä. Esimerkiksi millä asioilla on suurin vaikutus yrityksen perustehtävään tai tiimin töiden sujuvuuteen? Mikä on tärkeää meille, yrityksellemme tai asiakkaillemme? Mitkäajatukset ovat uusia ja ennekuulumattomia, innovatiivisia, yllättäviä tai jopa radikaaleja?
Sanoittakaa yhdessä kriteerit selkeästi ja koko projektin perustavoitetta edistäviksi. Laita kriteerit näkyville kaikille. Anna ryhmille ohjeet valita kriteerien mukaan esiin tulleista asioista tärkeimmät vaikkapa antamalla joka ryhmälle 5 ääntä tai pistettä, jotka saa jakaa haluamallaan tavalla. Äänten jakamisesta sopiminen ryhmissä edistää sitoutumista yhteiseen työhön.
Vinkit:
- Jaa ryhmä pienempiin porinaporukoihin pohtimaan jatkoon vietäviä asioita.
- Määrittele kriteerit selkeästi, jotta ryhmillä on riittävät työkalut tehdä valintoja.
- Käytä pienryhmätiloja (esimerkiksi Teamsin tai Zoomin breakout rooms) ja yhdessä muokattavia tiedostoja digitaalisessa työtilassa.
- Anna ryhmille ääniä tai pisteitä, jotka voivat jakaa haluamallaan tavalla yhteismuokattavassa tiedostossa oleville asioille.
Älä kehitä kaikkia asioita samaan aikaan
Yhteisen ymmärryksen synnyttämisessä on syntynyt paljon erilaisia ajatuksia, keskusteluun on tuotu monia tulokulmia ja on seuraavien vaiheiden aika. Jos olette ryhmäsi kanssa olennaisten kriteerien avulla valikoineet jatkoon lähtevätideat, teillä voi silti vielä olla useita aihioita, joiden parissa jatkatte työskentelyä. Ole nyt tarkkana. Kaikkia asioita ei kannata jatkojalostaa samaanaikaan, saman ryhmän kanssa tai samassa prosessissa.
Jaa aiheet miettimällä kenen kannattaa tästä jatkaa ja minkälainen menetelmä tai tapa tukee työstöä parhaiten. Katso olisiko jopa mielekästä priorisoida, vaiheistaa ja merkitä aiheet tiekarttaan tai aikajanalle, jolloin voit hyödyntää ryhmäsi asiantuntemusta ja ajankäyttöä optimaalisesti. Palaa alkuperäiseen suunnitelmaasi ja tarkenna omia askelmerkkejäsi, päivitä suunnitelma myös ryhmälle jaettuun työtilaan. Säilytä osallistava ote myös, kun viet asiaa ryhmänvetäjänä eteenpäin. Voit jakaa tiekartan tai projektisuunnitelman jatkonyhteiseen työtilaan ja pyytää ryhmääsi kommentoimaan tai hyväksymään päivitetyn suunnitelman.
Tässä vaiheessa sinulla saattaa olla tilanne, että jaat 2–5 osatehtävää ryhmästäsi lohkaistuille pienryhmille, jotka työstävät jokainen omaa aihettaan ohjeidesi mukaan tietyn ajan. Kannattaa ohjeistaa, että dokumentaatio työskentelystä löytyy ryhmän yhteisestä työtilasta. Voit vaihtoehtoisesti perustaa aiheille virtuaalisen messu- tai world café -tyyppisen ratkaisun, jossa porukka ryhmiin jakautuneina työstää ensin pienryhmänä omaa aihettaan jaetussa tilassa dokumentoiden, ja sen jälkeen ryhmät ”kiertävät” virtuaalisestimuiden ryhmien tuotoksiin perehtymässä, kommentoimassa ja täydentämässä,tietyssä aikahaarukassa.
Vinkit:
- Arvioi aiheita ja aihioita, joita lähdette jatkojalostamaan ryhmän tähänastisen työskentelyn ja evästyksen mukaisesti
- Arvosta ryhmäsi jäsenten osaamista, kokemusta ja aikaa – luota heidän jo tuottamaan näkemykseen siitä, mikä on tärkeää
- Tarkenna omaa kehitysprojektin suunnitelmaasi
- Jaa aiheet ja niitä jatkojalostavat pienryhmät
- Ohjeista työstövaihe tarkkaan: Mitä, missä, miten, aikataulu
- Kerro mitä, missä ja miten seuraavaksi
Jatka työtä limittäen yksin-, pienryhmä- ja yhteistyöskentelyn muotoja
Työ jatkuu vaihdellen avaavia ja sulkevia vaiheita. Huomaat varmastikin jo, että yhteistyö ja kehittäminen etänä ja hajautetusti ovat nimenomaan eri vaiheissa työskentelyä, yksin, yhdessä, pienemmissä ja isommissa kokoonpanoissa. Prosessiin kuuluu eri tapojen, keinojen ja digitaalisen työtilan tarkoituksenmukaista luovaa käyttöä, johdonmukaista dokumentaatiota, tekemisen ja etenemisen tarkempaa ja näkyvämpää sanoittamista sekä jatkuvaa kommunikaatiota. Oma perussuunnitelmasi on a ja o, mutta säilytä joustava mieli, kun etenet. Ryhmän voima on rikastuttava, ja suunnitelmaa on hyvä tarkentaa matkan varrella esiin tulevien huomioiden tai käänteiden perusteella.
Vie kehitysprosessisi tunnistettavaan päätökseen
Yhteistyöprosesseissa voi joskus käydä niin, että kaikki eivät ole koko matkaa mukana tai lopputulemat hautautuvat jonnekin arjen kiireeseen, kun edetään jo eri kokoonpanoissa kohti seuraavia tavoitteita. Osallistujille saattaa jäädä epäselvä kuva siitä, mitä saavutettiin. Etänä ja hajautetusti työskennellessämme tämä riski korostuu, kun emme törmää toisiimme käytävillä ja pysty spontaanisti huomioimaan edistymisiä. Osallistavan ryhmänvetäjän tärkeä tehtävä on ruokkia motivaatiota, työnimun tunnetta ja aikaansaamisen kokemusta myös niin, että huomioidaan mitä on saatu tehtyä ja valmiiksi.
Muista siis huolehtia prosessin etenemisestä näkyvällä tavalla ja huomioida maaliin pääsy erityisesti. Yhtä tärkeää kuin hyvä aloitus on myös hyvä lopetus. Olipa prosessi ollut ajallisesti lyhyt tai pitkä, sisällöllisesti yksinkertainen tai mittava – pysähtykää reflektoimaan prosessia yhdessä, tunnistakaa onnistumiset, mutta myös hankaluudet ja opinpaikat. Nostakaa lopputulos kunnolla jalustalle ja taputtakaa toisianne virtuaalisesti olkapäille.
Autamme organisaatioita toimimaan paremmin etänä ja monipaikkaisesti. Jos haluat keskustella etänä kehittämisestä ja ideoinnista, ota yhteyttä.
Tutustu tekstin kirjoittajaan