Hybridityö – näin teet siirtymän onnistuneesti

Mediassa on kirjoitettu exit- ja entry-strategioiden laatimisesta koronan jälkeiseen aikaan. Hybridityö nähdään yhtenä vaihtoehtona. Kesäkuun aikana käymiemme keskusteluiden mukaan osa organisaatioista on jo linjannut, kuinka työtä tehdään jatkossa, osa vielä miettii ja osa lykkää tarkempia linjauksia tarkoituksella pidemmälle, jotta näkee kuinka asiat kehittyvät. Jokaisessa organisaatiossa kuitenkin jollain tasolla pohditaan, mihin tulee ottaa kantaa ja miten työ jatkuu rajoitusten hellittäessä. Etätyösuositus ainakin osassa organisaatioita jatkuu silti syksylle tai toistaiseksi, sillä kukaanhan ei tiedä miten asiat tässä kehittyvät.

Työnantajaa ollaan valmiita vaihtamaan, jos työmalli ei miellytä

Tosiasia, jonka monet eri kyselyt ovat todistaneet, on se, että osa henkilöstöstä toivoo melko vapaita etätyökäytäntöjä, koska etätyöllä on ollut niin paljon myönteisiä vaikutuksia omaan työhön ja jaksamiseen. Timanttia Consultingin ja Tutkimusvoiman etä- ja monipaikkatyökyselyn mukaan yhteistyö ei myöskään ole kärsinyt merkittävästi etätyöstä huolimatta. Mielenkiintoista onkin, että EY:n tekemän globaalin tutkimuksen mukaan yli puolet ovat valmiita irtisanoutumaan, mikäli työantaja ei jatkossa tarjoa joustoa työn tekemisen paikkaan ja aikaan. Yhteistyön ja kehittämisen sujuminen on kuitenkin monen organisaation ylimmän johdon mielestä juuri se syy, miksi toimistolle täytyy palata ja miksi etätyötä halutaan rajoittaa.

Huono esimerkki hybridityön pelisääntöjen laatimisesta

Korviimme onkin kantautunut surullisia esimerkkejä siitä, miten asioita on hoidettu. Erään globaalin yrityksen suomalaisessa organisaatiossa johto ajatteli ehkä päästä helpolla ja oli tilannut hybridityön pelisäännöt asianajotoimistolta. Sopivasta työmallista, henkilöstön odotuksista tai edes johtoryhmän näkemyksistä ei käyty keskustelua. Asianajotoimiston laatimat pelisäännöt olivat lainopilliseen henkeen laaditut eli käytännössä niissä kuvattu työmalli oli hyvin rajoitettua ja sisälsi paljon ei saa tehdä sitä ja ei saa tehdä tätä -sääntöjä. Säännöt jopa rajoittivat oman työn tekemistä fiksusti eli esimerkiksi myyntihenkilöiden olisi pitänyt olla tietty määrä viikosta toimistolla vaikka suotavaa lienee, että he ovat paljon tapaamassa asiakkaita. Pelisäännöistä nousi myrsky henkilöstön keskuudessa ja ikävä kyllä tilanne vielä paheni johdon selitellessä tapahtunutta.

Hyvät pelisäännöt luovat raamit, mutta eivät rajoita liikaa

Miten siis selviytyä tässä tilanteessa, jossa siirrytään yhdestä työn tekemisen tavasta uuteen malliin? Tavoitteena varmasti monella yrityksellä on säilyttää työrauha, varmistaa töiden sujuminen sekä löytää oman organisaation toiminnan kannalta optimaalinen tapa siirtyä hybridimalliin. Hyvä on kuunnella henkilöstön odotuksia, sillä sivuuttamalla ne täysin, herätetään vain turhaa pahaa mieltä ja pahimmassa tapauksessa menetetään tärkeitä osaajia. Keskijohdolla on tärkeää näkemystä siitä, miten asiat ovat sujuneet ja miten asioita tulisi kehittää. Ylimmän johdon on syytä olla hereillä siinä, että siellä tiedostetaan asiaan liittyvät erilaiset näkökulmat ja ettei itselle mieluisat tavat tehdä työtä ohjaa linjausten luomisessa liikaa. Linjaukset tulisi nähdä organisaation yleisen tason ohjauksena ja tarkemmat pelisäännöt pitäisi pystyä luomaan yksikkö- tai tiimitasolla, jotta ei vahingossa rajoiteta liikaa työn hoitamista fiksusti. Työtehtäviä ja tiimejä on usein hyvin erilaisia ja harvoin sama malli kaikille -ajattelu toimii.

Ymmärrä hybridimallin perusperiaatteet

Hybridimalli terminä mielestäni pitää sisällään jo haasteen. Termi on kuitenkin hyvin yleisesti tällä hetkellä käytetty. Hybridimallin haasteena on mielestäni se, että pyritään yhdistelemään etätyötä ja toimistotyötä. Kokemukseni viimeisen kuuden vuoden ajalta erilaisten organisaatioiden kanssa on osoittanut, että tässä mallissa koetaan haasteita. Lähtökohtana usein tuntuu olevan se, että toimistolla on keskeinen rooli  työn tekemisessä ja etätyötä täytyy säännellä ja määritellä. Hybridityö tarkoittaa käytännössä kuitenkin sitä, että työ on monipaikkaista eli sitä tehdään etänä ja yhdessä tai useammassa toimipisteessä. Osa henkilöstöstä saattaa tehdä myös liikkuvaa työtä. Johtaminen, yhteistyö ja käytännöt pitäisikin rakentaa tästä lähtökohdasta. Hybridimallissa tarvitaan myös hyviä etäjohtamisen ja tiimityöskentelyn taitoja. Tärkeää on, että kaikki organisaatiossa ymmärtävät mitä hybiridimallissa työskentely edellyttää ihan jokaiselta ja miten huolehditaan myös yhteisöllisyyden säilymisestä.

Pelisääntöjen luominen hybridityöhön

Hybridityön pelisääntöjen tulisi ottaa kantaa muuhunkin kuin pelkkään etätyöhön. Tavanomaiset etätyöohjeet toki tarvitaan edelleen. Etätyöohjeista olen kirjoittanut myös otsikolla etä- ja monipaikkatyön linjaukset. Uudessa työmallissa on kuitenkin ratkaistavana muitakin kysymyksiä kuin etätyö. On hyvä pohtia, millaisia käytäntöjä tässä uudessa tilanteessa tarvitaan toimistolle, millaisia yhteistyö- ja palaverikäytäntöjä tarvitaan nyt kuin kaikki ei olekaan enää etänä ja miten huolehditaan yhteisöllisyyden säilymisestä. Pelisääntöjen luomiseen kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman suuri joukko, jotta niihin saadaan alusta alkaen mukaan mahdollisimman monipuolisesti erilaiset näkökulmat, mutta myös siksi, että osallistumalla henkilöstö sitoutuu niihin paremmin.

Tässä lyhyt muistilista hybridityön pelisääntöjen luomiseen:

  • Pohdi millä tasolla etä- ja monipaikkatyössä olemme nyt
  • Määrittele mille tasolle halutaan päästä
  • Selvitä henkilöstön odotutuksia
  • Arvioi mikä on toiminut korona-ajan etätyössä ja mikä ei
  • Määritelkää avainkysymykset sopivien pelisääntöjen näkökulmasta
  • Osallista henkilöstöä ja/tai esihenkilöitä pelisääntöjen laatimiseen
  • Viesti uudet pelisäännöt ja varmista niiden mukaan toimiminen

Kaipaatko sparrausta hybridimalliin siirtymiseen liittyvissä kysymyksissä tai haluatko apua pelisääntöjen luomiseen?
Ota yhteyttä

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Monipaikkaisen työn asiantuntija ja konsultti, toimitusjohtaja, perustajaosakas

  • Valmentaa johtoryhmiä ja esihenkilöitä monipaikkaisessa työssä menestymiseen sekä kehittää tiimejä ja yksilöitä moderniin työhön
  • Yli 10 vuoden kokemus johtamisen ja työyhteisöjen kehittämisestä niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä sekä Etätyö ulkomailla – Unelmasta todeksi -kirjojen kirjoittaja
  • Supervoima: Etäjohtamisen ja monipaikkaisen työn kehittämisen uranuurtaja

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *