Monessa yhteydessä olemme kuulleet, että työt kyllä sujuvat ja hommat saadaan hoidettua etänäkin, mutta suunnittelua, ideointia ja kehittämistä ei pystytä tekemään. Tässä kirjoituksessa avaan hiukan ajatuksiani tähän liittyen.
Etätyöskentely tulee jatkumaan
Erilaisten kyselyiden mukaan puolet tai jopa kaksi kolmesta työntekijästä haluaa edelleen jatkaa etänä työskentelyä enemmän kuin ennen, vaikka pandemian aikaisista suosituksista jo päästäisiinkin eroon. On siis merkityksellistä, miten me järjestämme työskentelyn ja yhteistyön tavat. Enää ei riitä, että pidämme toimintoja yllä, hoidamme ajankohtaiset ja akuutit asiat – on myös ryhdyttävä pidemmän tähtäimen suunnittelemiseen ja kehittämiseen.
Mikäli työelämä kehittyy edelleen suuntaan, johon se on jo pitkään kehittynyt, ei paikalla ja ajalla enää pitäisi olla entisenlaista merkitystä. Siispä hajautetusti on voitava tehdä kaikkea sitä, mitä organisaatiossa on tehtävä, jotta kuljetaan kohti visiota, päämääriä ja tavoitteita. Miten luodaan edellytyksiä uuden kehittämiselle, luovalle suunnittelulle ja ideoinnille myös erilaisissa joustavissa, monipaikkaisissa organisaatioissa ja hajautetuissa tiimeissä?
Onnistuuko luova työ ja kehittäminen etänä?
Maailmassa on aina ollut tiimejä, jotka ovat toimineet hajallaan ja etänä. Myös innovointia, luovaa suunnittelua, ideointia on maailman sivu tehty monipaikkaisissa ja kansainvälisissä tiimeissä, jonka jäsenet eivät ehkä koskaan ole nähneet toisiaan fyysisesti. Joten onko nyt niin, että luova suunnittelu ja kehittäminen tuntuu vaikealta, hankalalta ja mahdottomalta eritoten niissä tiimeissä, jotka ovat tehneet töitä fyysisesti lähekkäin? He kun ovat tottuneet tiettyihin tiloihin, tapoihin ja vuorovaikutukseen toistensa kanssa. Uusien toimintatapojen opettelu ja uusiksi rutiineiksi hiominen vie oman aikansa. Ensimmäinen askel onkin tunnistaa mistä tekeminen kiikastaa ja sitten miettiä ratkaisuja.
Tarvitsemme kehittämiseen toisiamme ja toistemme osaamista
Suunnittelu- ja kehitystiimeissä ryhmädynamiikka ja ideoinnin tavat ovat kypsyneet. Esimerkiksi menestyneissä mainostoimistoissa on usein hyvinkin jalostuneet yhteiset luovan suunnittelun tavat ja prosessit, joihin uudet tekijät perehdytetään. Mitä paremmin tiimiläiset tuntevat tavat ja toisensa, sen paremmin päästään luottamukselliseen tunnelmaan, luovassa suunnittelussa liikkeelle ja etenemään yhdessä.
Varsinkin kun kehitetään jotain uutta tai tarvitaan luovaa ongelmanratkaisukykyä, on tärkeää yhdistää eri osaajia saman asian äärelle. Kun toimimme monipaikkaisesti, ehkä myös eriaikaisesti, meidän on luotava tätä osaamisten yhdistämistä ja yhteisajattelua tukevat toimintatavat.
Miten me olemme tottuneet ideoimaan
Perinteisessä mallissa pidetään aivoriihiä, ideointipalavereja ja työpajoja. Keräännytään erilaisiin pikapalavereihin kahvihuoneisiin, neukkareihin tai valkotaulun ääreen. Alkuun ja sopivissa väleissä lämmitellään, heitellään huulta, pidetään rentoa fiilistä yllä. Heitellään ajatuksia ilmoille, piirrellään, teippaillaan fläppipapereita seinille. Pallotellaan.
Kehittämisen ja ideoinnin tilanteissa korostuvat erityisesti kolme asiaa, jotka ovat avuksi:
- tilat
- yhteinen tapa, rutiini, työkalut
- vuorovaikutus
Olennaista on siis pohtia, missä ja miten me näitä asioita teemme nyt etänä ja toisenlaisilla työkaluilla. Pallottelu ei onnistu virtuaalikokouksessa ihan niin kuin siellä toimiston sohvanurkkauksessa, vaan menee helposti teams-kakofoniaksi.
Luova suunnittelu ja kehittäminen vaatii prosessin tuekseen
Oltiinpa fyysisesti lähekkäin tai etäällä, luova suunnittelu, innovointi ja kehittäminen tehostuvat, kun tiimillä on yhteinen prosessi, tapa tehdä ja puhua tehtävästään, sekä yhteiset työkalut. Näin energiamme säästyy siihen olennaiseen, eli innovointiin. Pystymme myös parhaiten tukemaan toisiamme, kun tiedämme mitä prosessilta odotetaan, sekä mitä meiltä tiiminä ja osaajina odotetaan.
Etänä ja hajautetusti tämä kokonaisuus saadaan kyllä onnistumaan, mutta luonnollisesti hiukan eri lailla kuin mihin olemme tottuneet. Mitä etäkehittämisessä olisi hyvä huomioida? Alla lyhyesti asioita, joita on kehittämisessä ja luovassa yhteistyössä hyvä pohtia eri näkökulmista kuin lähityöskentelyssä. Kysy itseltäsi ja tiimiltäsi ”Mitä tarvitsemme, jotta onnistumme – miten toimimme, jotta pääsemme maaliin?”. Organisaatiot, tiimit, tarpeet ja tavoitteet ovat erilaisia, joten pysähdy suunnittelemaan kehittämisen tapoja omista lähtökohdistanne.
1. Suunnittelu
Prosessi on kerta kaikkiaan suunniteltava paremmin. Yhteistyö ei nyt toteudu hakeutumalla samaan ”think tankiin” tutun tiimin kanssa. Nyt tarvitaan tarkempaa yhteisen tekemisen suunnittelua, ja tästä on yleensä vastuussa projektin vetäjä. Jos projektiin liittyy monimutkaisempi kokonaisuus, kannattaa osallistaa jo projektin suunnitteluvaiheeseen tiimi tai osa siitä.
2. Päätavoite ja osatavoitteet
Kehittämisessä on yleensä jokin tavoite. Usein se on vaikkapa sisäiseen tai asiakkaan toimeksiantoon vastaaminen, johonkin ongelmaan ratkaisun synnyttäminen, uusien palvelujen muotoilu tai uusien toimintatapojen suunnittelu. Etänä ja hajallaan kehittämisen päätavoite kannattaa pilkkoa selkeämmin pienempiin osatavoitteisiin ja osatehtäviin, jotka askel askeleelta vievät kohti päätavoitetta.
3. Prosessin vaiheet ja aikataulu
Päätavoitteen ja osatavoitteiden mukaisesti kehittämishanke tai -projekti kannattaa vaiheistaa selkeiksi osasiksi, ja aikatauluttaa nämä vaiheet. Tuo vaiheet näkyviksi koko tiimille. Kun kaikki tietävät missä mennään, osataan suunnata energia ja tekeminen oikeisiin asioihin oikeaan aikaan.
4. Valitse tiimin kokoonpano kuhunkin vaiheeseen
Vaiheistus toimii ohjaavana myös, kun suunnitellaan tarvittavien osaajien kutsumista mukaan ja heidän ohjeistamistaan. Voi nimittäin olla, että ihan koko tiimiä tai porukkaa ei tarvita kaikissa vaiheissa. Monille luoville suunnittelijoille rauhalliset yksilötyöskentelyn ja pallottelevat, reflektoivat pari- tai pienryhmävaiheet ovat tärkeitä limittää. Mieti, missä kohtaa näille on aika ja paikka.
5. Mieti tarkkaan varsinaisten kokousten rooli
Muista, että kaikissa vaiheissa ei tarvita verkkokokouksia, vaan joitakin vaiheita voidaan hyvin, jopa paremmin ja tehokkaammin, tehdä eriaikaisesti, yksilötöinä, tai parityöskentelynä yhteisiin pohjiin.
6. Työskentelytilat, koko prosessin ajan ja kussakin vaiheessa
Etätiimissä on päätettävä mistä kehitys- tai suunnitteluprojektin koko prosessi, aineistot, dokumentaatio ja etenemisen seuranta löytyvät. Digitaalinen työtila onnistuu jo lähes kaikissa organisaatioissa, keskusteluineen, kalentereineen, kokouksineen, jaettuine tiedostoineen ja mahdollisine tarvittavine muine sovelluksineen (mm. valkotaulu, kollaboraatio-sovellukset).
7. Menetelmät ja työkalut eri vaiheissa
Pohdi suunnitelmaasi ja prosessin vaiheita. Mikä on kunkin vaiheen tehtävä ja tavoite? Millä keinoin tehtävä parhaiten suoritetaan? Onko vaiheen tavoitteena avata ja laajentaa ajattelua, vaikkapa ideoida ilman kritiikkiä? Vai onko tarkoitus synnyttää yhteistä ymmärrystä? Ehkä jo valita, kiteyttää, arvioida parhaat vaihtoehdot ja jalostaa niitä? Tai jo suunnitella toteutustapoja? Prosessisi vaiheet vaativat erilaisia työtapoja ja menetelmiä. Mieti jo suunnitelmaasi minkälaiset työtavat tukevat parhaiten yksittäisen vaiheen tarkoitusta.
8. Dokumentointitavat ja -ohjeet
Etänä kehitys ja suunnittelu on suunnistus, jonka rastit löytyvät yhteisestä digitaalisesta tilasta. Jos ne eivät löydy, eksytään eri suuntiin. Ohjeista dokumentointitapa. Kun yhteinen kehitysprosessi on päivien, viikkojen tai kuukausien mittainen, on tärkeää, että vaiheet on dokumentoitu ja materiaali löytyy helposti. Edellisiin vaiheisiin on voitava palata ja noukkia mukaan jotain, joka tuntuu myöhemmin tärkeältä. Kaikille näkyvissä olevan dokumentoinnin avulla myös sitoutetaan tiimin jäsenet, ja ennen kaikkea sitoudutaan yhteisiin matkan varrella tehtyihin valintoihin ja päätöksiin.
Vahvista tehtävän työn merkityksellisyyttä ja luottamusta tiimissä
Luova, innovoiva ja kehittävä työ vaatii heittäytymistä ja itsensä alttiiksi laittamista. Etätyössä, hajallaan toimivassa tiimissä on selkeän prosessin ja ohjauksen lisäksi panostettava yhteisöllisyyden ja luottamuksen vahvistamiseen. Se ei synny etänä yhtä spontaanisti kuin lähityössä. Varaa aikaa riittävästi vapaallekin vuorovaikutukselle, tutustumiselle ja kuulumisten vaihdolle eri kanavissa ja huolehdi, että koko tiimi pysyy prosessissa mukana.
Luo tekemiselle selkeä merkitys. Erityisesti etänä tehtävässä yhteisessä kehittämisessä tiimin jäsenten pitää selkeästi tietää mitä ollaan tekemässä, miten edetään ja miksi projekti on tärkeä. Onhan tämä tärkeää missä työolosuhteissa tahansa, mutta kun ollaan fyysisesti etäällä, ei voida liikaa tätä korostaa. Muista myös kertoa miksi nimenomaan tietyn osaajan osallistuminen on tärkeää. Sinulle, joka vastaat kehitysprosessista: Kun olet suunnitellut etenemistä tarkkaan, voit todellakin luottaa prosessiin ja nauttia matkasta myös vastuullisena vetäjänä.
Autamme organisaatioita toimimaan paremmin etänä ja monipaikkaisesti. Jos haluat keskustella etänä kehittämisestä ja ideoinnista, ota yhteyttä.
Tutustu tekstin kirjoittajaan