Ryöstäytynyt etäkokouskulttuuri hallintaan

Ryöstäytynyt etäkokouskulttuuri hallintaan

Lähes jokainen organisaatio, jonka kanssa olemme viimeisen puolen vuoden aikana tehneet yhteistyötä, on hillittömän etäkokousrumban pyörteissä. Kaikilla on kalenteri niin täynnä kokouksia, että taukoja ei ole ja muut työt tehdään iltaisin.  Moni onkin havainnut, että linjoilla on iltaisin melkoinen liuta kollegoita.

Etäkokousten määrä on niin hengästyttävä, että millekään vapaamuotoiselle vuorovaikutukselle ja rennoille juttutuokioille ei ole enää tilaa. Samaan aikaan kuitenkin ihmetellään, miksi tämä etätyö on tällaista yksin puurtamista ja kaikki kiva yhdessätekeminen on hävinnyt. Ikävöidään toimistolle, koska siellä sentään yhteisistä keskusteluista innostuu ja kahvikoneen ääressä voi heitellä erilaisia ajatuksia ilmaan ja ideoida.

Tilanne ei kuitenkaan korjaannu itsestään. Enkä usko sen täysin korjaantuvan, vaikka kohta päästäisiin välillä toimistollekin. Tässä on 5 ratkaisua siihen, miten otat ryöstäytyneen kokouskulttuurin hallintaan. Kyse ei ole siitä, että etätyö vaikuttaisi asioihin niin voimakkaasti, vaan siitä että etätyön myötä olemme vahingossa lipsahtaneet entistä huonompaan kokouskäyttäytymiseen.

1. Hyväksy kokouskutsuja kriittisemmin

Kokouksiin osallistuminen on helpompaa kuin koskaan. Siirtymiä ei ole, vaan sekunneissa hyppäät edellisestä kokouksesta seuraavaan. Olen kuullut useammalta taholta, että kokouskutsuja tulee hyväksyttyä herkemmin, kun nyt ei tarvitse pohtia, ehdinkö siirtyä tuonne toiseen rakennukseen tai kaupunkiin kokousta varten. Kuulemani mukaan kokouksiin kutsutaan myös aiempaa enemmän ihmisiä, koska jokaisella on nyt parempi mahdollisuus osallistua.

Muutos lähtee meistä itsestämme. Sinä olet se, joka päätät mihin työaikaasi käytät. Sinä tiedät, mikä on työsi ja tehtäviesi hoitamisen kannalta kriittisen tärkeää ja mikä vähemmän tärkeämpää.  On kivaa olla tärkeä ja haluttu yhteistyökumppani, mutta jos sanomme jokaiseen kokouskutsuun kyllä, sanomme lopulta jollekin asialle ei. Ainakin sanomme ei aikaansaamiselle ja laadukkaalle työlle, sekä valitettavasti omalle hyvinvoinnillemme.

Mieti siis jatkossa tarkemmin, mitkä ovat sellaisia kokouksia, joihin on välttämätöntä osallistua, mistä kokouksista voisit silmäillä vain muistion ja mille voisit sanoa kerta kaikkiaan ei. Jos sinulla on vaikeuksia päättää itse, voit kysyä kokouksen koolle kutsujalta, miksi sinua oikeastaan tarvitaan kokoukseen, mikä on roolisi siellä, ja tehdä päätöksen sen jälkeen. Ja aina voi pohtia, voisiko kokoukseen osallistua puolestasi joku muu, jonka kalenteri ei ole täynnä kokouksia.

2. Harkitse tarkemmin, keitä kutsut kokouksiin

Vaikka olisi kiva saada kaikki mukaan, keitä asia vähänkin liippaa, on kokousten keskustelu usein sitä huonompaa, mitä enemmän ihmisiä on linjoilla. Suosi pieniä 2 – 5 henkilön kokouksia jos mahdollista. Mieluummin useita lyhyitä työkokouksia kuin maratonkokous isolle joukolle, jossa aktiivisuus on minimissään.

Mieti, mikä on kokouksen tavoite ja pohdi tarkkaan, keitä tarvitaan paikalle ja missä roolissa. Mieti myös, onko näissä henkilöissä sellaisia, joilta voidaan selvittää jokin tarpeellinen tieto kokousta varten etukäteen. Ylipäätään parempi kokousten suunnittelu kannattaa. Siitä löytyykin jo aiemmin ilmestyneet käytännönläheiset vinkit täältä.

3. Varaa kalenteriin lounastauko ja huolehdi mikrotauoista

Aivot ovat monelle tärkeä työkalu. Silti vedämme aivot hapoilla päivästä toiseen. Tiivis ja asiapitoinen etäkokousputki ei anna mitään mahdollisuutta aivoille lepohetkeen kokousten välillä eikä aikana. Jos menemme kokouksissa suoraan asiaan, keskitymme täysillä siihen, ja kokouksen päättyessä hyppäämme suoraan seuraavaan ja taas aivot pitää virittää uuteen asiaan.

Pahimmassa tapauksessa raastamme aivojamme vielä tämän jatkuvan kokouksiin keskittymisen lisäksi multitaskingilla eli luemme ja kirjoittelemme viestejä tai säädämme jotain muuta samalla osallistuessamme kokouksiin. Pahimmassa tapauksessa osallistutaan kahteen tai jopa kolmeen kokoukseen yhtä aikaa. Huomiomme siirtyy nopeasti asiasta toiseen ja aivot käyvät pian ylikierroksilla. Ei ihme, että työpäivän jälkeen on vaikea rentoutua ja käymme ylikierroksilla koko illan – pahimmassa tapauksessa myös yön.

Lounastauko on tärkeä aivojen lepohetki. Laita laitteet – kyllä, myös puhelin – syrjään ruokailuhetken ajaksi ja keskity ruokaan. Tai ruokaseuraan, jos sellaista on tarjolla. Toki lounashetken voi viettää etänäkin työkaverin kanssa leppoisasti jutustellen. Mielellään ehkä muusta kuin työstä. Toisissa organisaatioissa on muotoutunut käytäntö, että esimerkiksi klo 11 – 12 välinen aika on kokousvapaata aikaa, jolloin on mahdollisuus lounaaseen. Jos tällaista käytäntöä ei ole, voit itse varata omasta kalenteristasi lounastauot. Se kannattaa ehkä tehdä aina kuukaudeksi eteenpäin, jotta et havahtuisi yhtäkkiä siihen, että koko päivä on jo varattu kokouksille.

4. Varaa kalenteriin aikaa tärkeille työtehtäville

Mikäli etäkokousputket täyttävät kaikki arkipäivät ja työpäivät venyvät säännöllisesti iltaan, on ehkä syytä ottaa paremmin tilanne haltuun ja varata kalenteriin myös kokouksia itsen kanssa eli omaa rauhoitettua työaikaa. Mielellään jokaiseen työpäivään, jos mahdollista, mutta ainakin 1-3 työpäivään viikossa.

Kukaan ei jaksa pitään ylipitkiä työpäiviä. Lisäksi ajattelu- ja suunnittelutyön, ongelmanratkaisun tai kehittämisen tekeminen päivän päätteeksi uuvuttavien kokousten jälkeen, on lähes mahdotonta. Tätä kaikkea voi kyllä tehdä, mutta usein aivot ovat jo niin nääntyneet, että ajatusten laatu on lähes luokatonta. Varaa itsellesi siis aikaa tärkeille tehtäville silloin, kun olet virkeimmilläsi.

Itse olen huomannut, että ajatus kulkee parhaiten aamupäivällä. Siksi pyrin suurimman osan palavereista keskittämään iltapäivään. Näin saan aamuisin tehokkaasti paljon asioita aikaan, kun samojen asioiden tekeminen iltapäivisin olisi paljon tahmeampaa ja laadultaan huonompaa. Kannattaa siis havainnoida, milloin olet parhaimmillasi ja suojata niitä hetkiä palavereilta ainakin silloin tällöin.

5. Opettele uusia yhteistyön tapoja

Yksi haaste tämän hetken etätyössä on se, että yritämme toimia kuten toimistollakin. Nyt kaikki työhön liittyvät rupatteluhetket varataan etäkokouksiksi.  Yhteistyö ja ajattelun pallottelu ei aina ole toimistollakaan niin tehokasta kuin kuvittelemme. Osaksi kyse on illuusiosta. Etä- ja monipaikkaiseen työhön tarvitaan uudenlaisia tekemisen tapoja. Ne eivät ole huonompia tai vähemmän innostavia, mutta ne vaativat hieman suunnitelmallisuutta ja valmistelua.

Kun organisoimme yhteistyötä uudella tavalla, ei kokoukset ole enää ainoa paikka, jossa tapahtuu yhteisiä asioita. Seurauksena saamme ihmiset paremmin osallistumaan, eri ihmisten äänen monipuolisemmin kuuluviin sekä kokoustemme laatu parantuu. Vinkkejä etänä ideointiin ja yhteistyöhön löydät aikaisemmista blogiartikkeleistamme.

Muutos lähtee itsestä

Ja lopuksi haluan sanoa, että vaikka organisaation kokouskäytännöillä ja pelisäännöillä on vaikutusta, niin muutos lähtee silti itsestä. Myös tämä on osa itsensä johtamista sekä aktiivista työkaveruutta. Priorioimalla ja valitsemalla johdan itseäni paremmin ja olen parempi työkaveri. Aktiivisella työkaveruudella tartun myös epäkohtiin ja pyrin löytämään ratkaisuja.

Tiedän myös, että osa ajattelee, että minulla ei ole mahdollisuus vaikuttaa asioihin. Minä en voi tehdä tällaisia päätöksiä olla osallistumatta tai valita itsekkäästi varata työaikaa itselleni. Uskallan kuitenkin usean vuoden kokemuksella väittää, että lähes jokaisen organisaation johto haluaa, että ihmiset miettivät mikä omassa työssä on tärkeää ja tarvittaessa kyseenalaistavat tekemisen tapoja ja mahdottomia aikatauluja. Näen itsensä johtamisen olevan sopiva sekoitus tervettä itsekkyyttä sekä halua yhteiseen hyvään.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *