Avoimuus monipaikkaisen tiimin menestystekijänä

Vaikka tiedämme, että avoimuus on maineen rakennuspalikka, mahtaako löytyä yritystä, joka ei olisi kompastellut läpinäkyvyyden kanssa? Mitä näkyvämpää ja laaja-alaisempaa toimintaa harjoitetaan, sitä varmemmin yritysjohto pohtii mitä ja kuinka paljon on viestittävä kullekin sidosryhmälle, jotta tuotanto rullaa ja kauppa käy.

Kun keväällä 2020 tutkittiin sosiaali- ja terveysalan organisaatioiden mainetta, Diakonissalaitoksen toimitusjohtaja Olli Holmström totesi tutkimuksen julkistustilaisuuden puheenvuorossaan, että: ”Mainetyössä tarvitaan erityisesti avointa ja aktiivista viestintää, eikä mainettaan voi omistaa. Se rakennetaan yhteistyössä henkilöstön, muiden sidosryhmien ja ympäröivän yhteiskunnan kanssa.”

Avoimuus ja luottamus ovat sidoksissa toisiinsa

Avoimuudesta ei ole hyötyä, jos viestintuojaan ei luoteta. Lainsäädännön, ammatillisen jargonin tai pimeän videokuvan taakse ei auta paeta, vaikka kuinka pelottaisi avata yrityksen asioita. On löydettävä keinot ja uskallus olla proaktiivisesti avoin. On kerrottava miten asiat ovat silloinkin, kun ennustettavuus on kehno. On kerrottava sekin, ettei tiedä mitä tuleman pitää, koska totuus vakuuttaa, toisin kuin arvaus, joka pahimmillaan osoittautuu vääräksi.

Olipa kyse sisäisestä tai ulkoisesta viestinnästä, on treenattava aitoutta ja inhimillisyyttä. Tahto sitouttaa asiakkaat saa yritykset avaamaan hinnoittelua, tuotantoketjun eettisyyttä ja ekologisuutta. Tahto sitouttaa parhaat työntekijät kannustaa läpinäkyvyyteen ja vuoropuheluun yrityksen sisällä. Tämä onnistuu mainiosti myös etä- ja lähityön vaihdellessa. Fyysistä läheisyyttä tärkeämpää on pitää kaikki henkisesti mukana työyhteisössä.

Tiedon jakamisen yhteydessä avoimuudella tarkoitetaan sitä, että työntekijät tietävät mitä organisaatiossa tapahtuu, työtehtävien hoitamiseen tarvittava informaatio on saatavilla ja että kaikkien mielipide kuullaan. Avoimuutta on myös havaita ja korjata avoimuuden puute. On selvitettävä, miksi tieto ei kulje. – Onko se tallennettu epäloogisesti, unohdettu viestiä, viestitty puutteellisesti, vastaanotettu asenteellisesti, jätetty tietoisesti vastaanottamatta – vai onko kyse tiedon pimittämisestä? Mitä nuorempi työntekijä, sitä varmemmin hän odottaa, että työyhteisön kommunikaatio on avointa ja läpinäkyvää.

Avoimuus kuuluu ketterän kehityksen aikakauteen

Hyvänä esimerkkinä tästä ovat ohjelmistot, joiden lähdekoodi on vapaasti kaikkien sisäisten ja ulkoisten käyttäjien tarkasteltavissa ja muokattavissa. Riittävän avoin tiedonjako ja aktiivinen vuoropuhelu ovat itseohjautuvuuden ja samalla yhteisöllisyyden edellytys. Tämä saattaa haastaa perinteisemmin ajattelevia johtajia. – ”Uudet sukupolvet odottavat esimiehiltään luottamusta, reiluutta, tasapuolisuutta, selkeitä tavoitteita ja ihmislähtöistä johtamista”, sanovat Atte ja Karoliina Mellanen, jotka tutkivat, miten milleniaalit / 1980-luvulla ja sen jälkeen syntyneet asiantuntijat ja tietotyöläiset suhtaututuvat työelämään. Korkea asema ei enää tarkoita auktoriteettia. Esihenkilö on sidosryhmä, jonka kanssa odotetaan sujuvaa kanssakäymistä.

Avoimuus ilmenee työyhteisössä avarakatseisuutena ja toisen hyväksymisenä. Ts. ihmisten oletetaan olevan erilaisia työskentelytavoiltaan, mielipiteiltään, titteliltään, iältään ja kulttuuriltaan. Avoimuus näyttäytyy kyvykkyytenä ottaa vastaan uusia ihmisiä ja ideoita sekä antaa ja vastaanottaa kriittistä palautetta rakentavasti – kaikki tekijöitä, jotka ilmentävät valmiutta muutokselle.

Monipaikkaisuuden lisääntyessä avoimuuden merkitys kasvaa

Etäisyys lisää kynnystä sparrailla pienissä asioissa. Siksi on tarpeen varmistaa, että tiimin jäsenet kohtaavat toisensa myös etänä, ovat asioista ajan tasalla alusta alkaen ja että ajantasaista tietoa on saatavissa tilanteiden muuttuessa. Avoimuuden puute aiheuttaa helposti epäluottamusta, vahingoittaa tiimin sisäisiä suhteita, heikentää asennetta, hidastaa työtä ja vaikuttaa ennen pitkää työn tuottavuuteen.

Ei tekniikka, vaan ihminen edellä

Erilaiset viestintä alustat ja -sovellukset on tarkoitettu varmistamaan, että avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen voidaan satsata ajasta, paikasta ja asiasta riippumatta. Tässä vielä käytännön vinkkejä avoimuuden lisäämiseksi.

Johtaja, esihenkilö ja tiiminvetäjä:

  • Ole linjoillakin aito oma itsesi.
  • Hoida sisäinen viestintä ennen ulkoista viestintää, varmista viestin perillemeno.
  • Anna ja ota vastaan palautetta rakentavasti, pidä video päällä.
  • Näytä innostuneisuutesi, jakakaa onnistumisia.
  • Huomioi viestin vastaanottajien erilaiset lähtökohdat (vuorovaikutustyyli, kielimuuri, kulttuuri, elämäntilanne, kotitoimiston olosuhteet jne.)
  • Pidä kaikki mukana yhteisössä.

Koko työyhteisö:

  • Tutkitaan avoimuuden tasoa – miten etäisyys vaikuttaa esim. tiedonjakoon tiimien sisällä ja eri yksiköiden välillä?
  • Varmistetaan tiedonkulku ja ajan tasalla pysyminen.
  • Harjoitellaan aitoutta ja avoimuutta itse kullekin luontevalla tavalla, pidetään videot päällä ainakin palaverin aluksi.
  • Tarjotaan tilaisuuksia jakaa näkemyksiä, osaamista ja tietoa, sparraillaan myös etänä.
  • Kehitetään palautteen antamisen ja vastaanottamisen tapoja ja välineitä.
  • Kasvatetaan avarakatseisuutta, kohdataan jokainen työkaveri, olipa hän online tai offline.

Tarvitaanko teidän organisaatiossa vinkkejä avoimuuden lisäämiseen? Onnistunut etäjohtaminen -valmennuskokonaisuudesta löytyy osio myös viestintään liittyen tai voimme räätälöidä juuri teidän tarpeisiin sopivan kokonaisuuden!

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Pirkko Tavaila

Etäjohtamisen valmentaja, tiimikuiskaaja

  • Monipuolinen 30 vuoden liiketoimintaosaaminen yhdistettynä kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin osaamiseen.
  • Bisnesälyn ja työhyvinvoinnin yhdistäminen kestävän menestyksen kivijalaksi.
  • Johtamisen, tiimityön ja kukoistavan kulttuurin kehittäminen.
  • Supervoima: Tietää, mikä saa meidät ihmiset toimimaan fiksummin.

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *