Etäkokous ja etätyöpaja tehokkaaksi

Suunnittelemalla paremmin etäkokous on mielekäs

Valitellaanko teillä usein, että etäkokous on turha tai palaveri tehoton? Pelkän huokailun sijaan voi ruveta miettimään mikä palavereissa oikein on pielessä, ja miten niitä voisi aktiivisesti parantaa. Ryhtyisitkö sinä kenties organisaatiosi palaveriguruksi? 

Palaveritko turhia?

Tosiasia on, että me tarvitsemme erilaisia palavereja, työpajoja, kokoontumisia ja kohtaamisia toistemme kanssa, jotta saamme työt hoidettua. On ratkottava pieniä ja isoja pulmia, kehitettävä tuotteita ja palveluja, ideoitava ja innovoitava täysin uutta, päätettävä asioista – yhdessä. Harvassa organisaatiossa yksi ihminen itsekseen voi tehdä tätä kaikkea. Tarvitsemme toistemme osaamista, kokemusta ja näkemyksiä. Kollektiivinen viisaus päihittää mennen tullen sooloilun. Monimuotoisen tiimin luovuus on yksilösuoritusta rikkaampaa. 

Yllä mainittu tiimityöskentelyn hyöty tulee esiin vain, jos osaamme työskennellä yhdessä, nimenomaan tiiminä, emmekä ryhmänä yksilöitä. Monimuotoisuuden tuoma lisäarvo toteutuu, kun siihen yhdistää mukaanottavan ja osallistavan toimintatavan. Tämä ikiaikainen johtamishaaste konkretisoituu entistä enemmän tänään, kun työskentelemme etänä, erikseen ja hajallaan. Emme törmäyttele ajatuksiamme sattumalta käytävällä, emme pääse kyselemään kaverin ajatuksia ohimennen. Tarvitaan suunnitellumpia, ohjatumpia ja fasilitoidumpia kokouksia.

Miksi kokoukset tuntuvat tehottomilta?

Olemme kaikki varmasti joskus osallistuneet sekaviin ja turhiin kokouksiin. Kyse voi olla tunteesta, joka syntyy siitä, että osallistujana et ole tiennyt kokouksen tavoitetta ja asialistaa, et ole voinut valmistautua, etkä kokouksessa ole voinut olla itse aktiivinen. Olet ehkä ihmetellyt mitä ihmettä teet kokouksessa. Kokouksen vetäjällä voi olla se tunne, että sai asiansa toimitettua, tai sitten ei, jolloin kokous ei ole vain tuntunut tehottomalta, vaan se todella on ollut sitä. 

Kaikki me tiedämme, että kokouksen tavoitteen ja asialistan on oltava selvillä etukäteen, mahdollinen materiaali jaettava riittävän ajoissa kaikille, kokouksiin on valmistauduttava, ja kokouksiin on syytä kutsua vain sinne kuuluvat ja tarvittavat henkilöt. Tiedämme, että kokouksista myöhästelijät ja multitaskaajat häiritsevät kokousta. Näitä asioita ei kannata toistella. Mitä vielä voimme tehdä parantaaksemme kokouksiamme?

Kaikkien kokousten ei pidä olla samanlaisia

Kokouksen koollekutsujana tai vastuuhenkilönä sinun kannattaa miettiä, miksi ja mihin tarvitset porukkaa koolle. Kokouksen tarkoitus on synnyttää parempia ideoita ja päätöksiä, kuin yksin työskennellessä. Kun tavoite ja tehtävä ovat selvät, pitää vieläkin tarkemmin pohtia minkälainen työprosessi tukee tehtävää ja tavoitteen saavuttamista.

Olemme niin tottuneita kokoustamiseen, että emme enää havahdu miettimään kokouksen pitotapaa sen enempää, vaan avaamme firman sähköisen kalenterin, kutsumme tiimimme ja ehkä muutaman muunkin varmuuden vuoksi koolle ja painamme lähetä nappia. Ja porukka kokoontuu. Usein vasta siinä vaiheessa käydään jonkinlaista ryhmäkeskustelua siitä, miksi olemme koolla, minkä vuoksi etäkokous on ylipäätään järjestetty.

Kuten me kaikki koemme ja kollegoiden kommenteista kuulemme, kokouksissahan emme tee niitä “oikeita töitä”. Sen sijaan kokoukset vievät työn tekemiseltä kaiken ajan. Kun päivät täyttyvät kokouksista, ne “oikeat työt” tehdäänkin sitten venyttäen työpäivää. Kannattaa siis suunnitella etäkokous niin, että se nimenomaan on tehokasta, yhteistä työn tekemisen aikaa.

Yleisesti ottaen kokoukset tehostuvat huomattavasti jo, kun pysähdyt hetkeksi miettimään, onko kyseessä oleva asia:

  1. tiedotettava
  2. keskusteltava
  3. yhdessä kehitettävä
  4. arvioitava 
  5. päätettävä

Näitä kaikkia erilaisia asiatyyppejä ei välttämättä kannata samaan kokoukseen sisällyttää. Ne edellyttävät myös erilaisia kokoustekniikoita ja fasilitointia, joten jos samassa kokouksessa on tarkoitus käydä läpi useita erityyppisiä asioita, erilaisilla tavoitteilla, suunnitteluun kannattaa todella panostaa.

Suunniteltu yhteistyöprosessi korvaa osittain perinteiset kokoukset

Niin kutsutun tuplatimantin mallista prosessia käytetään esimerkiksi innovoinnissa ja palvelumuotoilussa. Se sopii mainiosti muokattuna myös pohjamalliksi, kun suunnittelet yhteistyötä vaativia prosesseja sekä arvioit minkälainen tekemisen muoto ja minkälaiset kokoukset tukevat tavoitteesi saavuttamista. 

Tuplatimantin perusajatuksena on hahmottaa tarvitaanko avointa, ajatuksia avaavaa, laajaa ideointia ja näkemysten vaihtoa, eli ns. divergenttia vuorovaikutusta. Vai tarvitaanko tiivistävää, kiteyttävää, rajaavaa ja päätöksiin johtavien valintojen tekemistä, ns. konvergenttia vuorovaikutusta? Nämä eri vaiheet seuraavat toisiaan vuorotellen ja muodostavat tehokkaan prosessin. (Ks. kuva alla)

Tuplatimanttimallia mukaillen voit suunnitella ja tehostaa tiimityötä ja kokoustamista.

Pohdi, mitä haluat tiimisi kanssa saavuttaa ja minkälainen tekeminen johtaa parhaiten tähän tavoitteeseen. 

  • Haluatko kartoittaa, kerätä tietoa, katsoa avoimin mielin mitä kaikkea jokin teema on ns. ”syönyt”?
  • Haluatko luoda yhteistä ymmärrystä, sanoittaa yhdessä kokonaiskuvaa jostakin aiheesta?
  • Haluatko ideoida, olla luova, synnyttää oivalluksia ja näkemyksiä?
  • Pitääkö valita edellä mainituista joitakin asioita, tai aiheita, jatkokehittelyyn ja syvempään selvittelyyn? 
  • Haluatko selvittää erilaisia mahdollisuuksia, vaihtoehtoja etenemiselle tai toteutukselle?
  • Haluatko arvioida ratkaisuja ja vaihtoehtoja, vaikkapa tietyin kriteerein tai ehdoin?
  • Haluatko sopia jatkotoimenpiteistä, vastuista ja aikatauluista?

Yllä mainitut ovat tuplatimanttimallin eri vaiheisiin solahtavia tekemisiä, ja keskenään hyvin erilaisia. Mieti, minkälainen tapa ja työskentelymuoto sopii mihinkin tarpeeseen. Minkälainen ryhmätyö, fasilitointimenetelmä, ideointiprosessi, arviointityökalu tai päätösmalli tukee työtänne?

Etätyö on tuonut uusia välineitä tiimityön tehostamiseen

Laajamittainen etätyöhön siirtyminen johti siihen, että etätyövälineitä otettiin hurjalla vauhdilla käyttöön. Eri yrityksissä on käytössä eri ohjelmistoympäristöjä, joissa usein on mm. jaettuja tiloja ja tiedostoja, sekä muita projekti- ja viestintävälineitä. Kannattaa tutustua niihin ja harjoitella tarjolla olevien työkalujen käyttöä. Voit myös hyödyntää erilaisia ryhmätyötä, yhteiskehittämistä ja fasilitointia tukevia sovelluksia, mikäli se organisaatiossanne on mahdollista. Avoimia, selainpohjaisia ja helppokäyttöisiä sovelluksia löytyy runsaasti, ja näistä on usein olemassa jopa ilmaisia versioita. 

Etätyövälineillä tiimin työskentelyä voidaan tehostaa huomattavasti. Voimme luontevasti rakentaa kokousten ja muiden työskentelymuotojen yhdistelmällä työprosessin, joka johtaa aiempaa tehokkaammin ja mielekkäämmin tavoitteeseen. Sen sijaan, että aina kutsut porukat palaveriin, tai pidät sarjan kokouksia, voit perustaa projektin yhteiseen suunnittelu- ja muokkaustilaan.

Tee tiimi- ja yhteistyöstä monipuolisempaa

Kannattaa huomioida, että aina ei tarvita edes perinteistä kokousta. Tehtävän ja tavoitteen mukaan voidaan työtä tehdä esimerkiksi

  • keskusteluryhmissä, jaetussa dokumentissa tai projektitilassa aikariippumattomasti, kun tiimin jäsenille sopii
  • pikaviestimissä reaaliaikaisesti, nyt ja heti, kysymys ja oivallus kerrallaan
  • etäkokouksissa reaaliaikaisesti isommassakin ryhmässä, jolloin vuorovaikutus on kokonaisvaltaisempaa

Prosessin aikana tiimin jäsenet voivat siis käydä sovitussa aikataulussa antamassa näkemyksensä virtuaaliseen projektitilaan tai jaettuun dokumenttiin, kommentoida toistensa näkemyksiä ja näin edistää asiaa tehokkaasti istumatta kokouksessa. Pikaviestimissä voidaan käydä keskustelua, sparrailla ja ottaa nopeat kommentit johonkin ideaan prosessin aikana. Varsinainen, hyvin suunniteltu etäkokous tai työpaja kutsutaan koolle, kun työvaihe sitä vaatii. Näin kevennät yksittäisen kokouksen asialistaa huomattavasti ja käytät yhteisen ajan mahdollisimman fiksusti.

Kun suunnittelet kokouksia ja tiimityötä näin, vahvistat myös koko porukan sitoutumista ja mahdollistat tasavertaisen, aktiivisen osallistumisen. Käyttämällä erilaisia yhteistyön muotoja paremmin, saatte yhdessä enemmän aikaiseksi, teette oikeita asioita, oikeaan aikaan ja oikeilla tavoilla. Samalla kun rikastat yhteistyötä, tehostat ja sujuvoitat sitä.

Autamme asiakkaitamme kehittämään osaamista etätyössä tarvittavan yhteistyön kehittämiseen ja tiimin jäsenten osallistamiseen. Kysy lisää.

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Kati Lanu

Modernin työelämän kehittäjä, työyhteisövalmentaja, työnohjaaja

  • Yli 25 vuoden kokemus asiantuntijaorganisaatioiden johtotehtävissä, niin etä- kuin lähitiimien kanssa työskentelystä.
  • Kehittänyt strategiaa, yrityskulttuuria, viestintää ja toimintatapoja sekä vastannut muutosprosesseista hajautetusti toimivissa organisaatioissa, kotimaassa ja kansainvälisesti.
  • Vahva ymmärrys työelämään vaikuttavista ilmiöistä ja trendeistä, kokonaisuuksien hahmottaminen.
  • Supervoima: Ratkaisukeskeinen eteneminen, sekä järki että tunne mukana.

Valmennuskielet:

englanti, ruotsi, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *