Esimiehen tärkeimmät vinkit sujuvaan etätyöhön

Koronavirus muuttaa hyvin todennäköisesti työtä pysyvästi. Moni asiakkaamme on jo todennut etätyön sujuvan hyvin ja olemme auttaneet uusien etätyölinjauksien luomisessa pandemian jälkeiseen aikaan. Oikeanlaisten etätyölinjausten ohella on tärkeää, että esimiehillä on etäjohtaminen hallussa. Organisaatioissa edelleenkin yllättävän vähän valmennetaan esimiehiä etäjohtamiseen ja pyritään muokkaamaan esimiestoimintaa uudenlaiseen tilanteeseen sopivaksi. Onneksi osa organisaatioista on havahtunut myös siihen, että odotukset johtamiselle on erilaiset etätyössä kuin lähityössä ja tarjonnut tukea etäjohtamiseen.

Jos olet itse esimies tai ohjaat ja tuet työksesi esimiehiä, saat tästä tärkeimmät vinkit sujuvaan etätyöhön uudessa arjessa.

 

Varmista, että suunta ja tavoitteet ovat selvät kaikille

Yksi esimiehen tärkeimmistä tehtävistä on varmistaa, että ihmisten päivittäinen tekeminen on linjassa ja suunta on kaikilla sama. Jos näin ei ole, ilmenee todennäköisesti sekoilua, päällekkäistä työtä ja pahimmillaan ihmisten välisiä ristiriitoja. Useat pitkään etäjohtamista tehneet esimiehet korostavat yhteisen päämäärän tärkeyttä. Kun suunta on kaikille selvä ja sitä pidetään säännöllisesti puheissa myös esillä, se ohjaa tekemistä oikeaan suuntaan, vaikka esimies tai kukaan muukaan ei ole vieressä valvomassa tekemistä. Sama pätee myös ylätason tavoitteisiin ja pienempiin osatavoitteisiin. Kaiken kukkuraksi ilman selkeitä tavoitteita ja osatavoitteita on mahdoton seurata työsuorituksia etänä.

Jos kaipaat apua suunnan selkiyttämiseen, löydät yhden mallin siihen täältä.

 

Keskustele tiimin kanssa pelisäännöt

Pelisääntöjen tarkoitus on luoda selkeyttä tiimiin ja asettaa yhteistyön odotukset samalle viivalle. Kyse ei ole etätyöohjeesta, jonka tehtävä on enemmänkin luoda raamit etätyölle koko organisaatiossa. Pelisäännöissä on kyse siitä, ”miten voimme tehdä mahdollisimman hyvää yhteistyötä etäisyydestä huolimatta”. Ja juuri tuolla kysymyksellä keskustelu kannattaakin avata tiimissä. Tärkeää nimittäin on, että jokaisella on mahdollisuus tuoda omat ajatukset ja näkemykset yhteisesti sovittavista asioista, muuten ette pääse säätämään yhteistyön odotuksia samalle tasolle. Pelisäännöistä puhuttaessa voidaan samalla keskustella muun muassa

  • Miten ollaan tavoitettavissa? Mikä on ns. vasteaika viesteihin tai puheluihin?
  • Milloin voi olla tavoittamattomissa ja tehdä keskittynyttä työtä?
  • Miten eri kommunikointivälineitä tiimissä hyödynnetään, esim. etäkokous, keskustelualusta, pikaviestiryhmä, puhelin, ja mistä asioista pidetään etäpalaveri tai mistä keskustellaan keskustelualustalla?
  • Miten huolehditaan tauoista ja palautumisesta, että työhyvinvointi ja työkyky pysyy yllä?
  • Miten irtaudutaan työstä työpäivän jälkeen?

 

Ylläpidä yhteisöllisyyttä

Etäisyyden lisääntyessä yhteisöllisyys lähtee helposti kärsimään ja moni kaipaakin etätyössä juuri työkavereita ja työn sosiaalista puolta. Etäkokoukset tuntuvat puisevilta ja kaikki hauska on jäänyt pois. Näin sen ei kuitenkaan tarvitse olla, yhteisöllisyyttä voidaan vaalia monin eri tavoin myös etätyössä. Vinkkejä vapaamuotoisen vuorovaikutuksen lisäämiseen löydät esimerkiksi täältä tai voit ladata maksuttoman oppaamme 32 vinkkiä yhteisöllisyyden lisäämiseen. Toki myönnämme, että me ihmiset tarvitsemme myös ihmiskontakteja ja viimeistään pandemiasta eroon päästyämme työyhteisössä kannattaa myös sopia milloin kohdataan toimistolla ja miten kohtaamisista saadaan kaikki ilo irti.

Yhteisöllisyys on kuitenkin tärkeä tekijä myös tilanteessa, jossa ihmiset nauttivat etätyön mahdollistamasta työrauhasta eivätkä juuri kaipaa työpaikan hälinää ja sosiaalisia hetkiä. Yhteenkuuluvuuden tunne on nimittäin tärkeä motivaation näkökulmasta, vaikka henkilö tekisi hyvin itsenäistäkin asiantuntijatyötä. Huolehdi siis sosiaalinen tuki kuntoon teidän työhön ja työyhteisöön sopivalla tavalla.

 

Kehitä toimintatapoja ja tehosta välineiden hyödyntämistä

Eniten hankaluutta etätyöhön ja etäjohtamiseen tulee siitä, että yritämme toimia kuten ennenkin vaikka toimintaympäristö muuttuu. Hajautetusti eli etänä toimivia tiimejä tutkittaessa on havaittu, että ne voivat olla yhtä menestyviä tai jopa menestyneempiä kuin samapaikkaiset tiimit. Olennaista on se, että työtehtäviin ja vuorovaikutukseen liittyvät prosessit ovat kunnossa. Tärkeää onkin tunnistaa, mitkä ovat yhteistyön pullonkauloja tai mikä estää tai haittaa onnistumistamme. Toimintatapojen kehittäminen ja välineiden valjastaminen hyötykäyttöön edellyttää kuitenkin aktiivista keskustelua ja kehittämistä. Yksi hyvä tapa kehittää tiimin toimintaa on säännöllisesti toteutettu retrospektiivi tai riittävän usein arvioida tiimipalaverissa missä asioissa olemme onnistuneet viime aikoina ja missä meillä on parantamisen varaa.

 

Pidä säännöllisesti yhteyttä jokaiseen

Paras työkalu etäjohtamisessa on säännölliset kahdenkeskiset keskustelut, jos se vain suinkin on mahdollista. Moni esimies kuitenkin vastustaa säännöllisten keskusteluiden käymistä, koska siihen ei ole aikaa. Samaan aikaan kipuillaan sen kanssa, että kun en tiedä mitä ihmiset tekevät tai en kuule ajoissa, jos on jotain ongelmia. Moni jatkuvasti etänä tiimiään johtava on omaksunut kahdenkeskiset keskustelut osaksi omia esimiesrutiinejaan.

Jos oma tiimi on kovin iso, on ainakin tärkeää pitää säännöllisesti yhteyttä jokaiseen. Tiedän esimiehiä, jotka esimerkiksi pitävät exceliä siitä, milloin viimeksi ovat puhuneet kahden kesken tiiminsä jäsenten kanssa ja huolehtivat, ettei välit veny liian pitkiksi. On myös esimiehiä, jotka katsovat kenen kanssa on viikon aikana tekemisissä etäkokouksissa, puheluissa tai muilla tavoin, ja sitten kontaktoivat ne, joihin ei muuten tule törmättyä työn puitteissa. Säännöllisestä yhteydenpidosta voi huolehtia myös samalla, kun työtä tehtään yhdessä ja käydään puhelimessa tai etäpalaverissa jotain asiaa läpi: muistaa asian lomassa myös kysyä mitä kuuluu. Surullisinta on se, kun kuulee jonkun toteavan, ettei ole esimies soittanut pariin kuukauteen. Etäjohtaminen kun on paljon muutakin kuin sähköpostijohtamista.

 

 

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Monipaikkaisen työn asiantuntija ja konsultti, toimitusjohtaja, perustajaosakas

  • Valmentaa johtoryhmiä ja esihenkilöitä monipaikkaisessa työssä menestymiseen sekä kehittää tiimejä ja yksilöitä moderniin työhön
  • Yli 10 vuoden kokemus johtamisen ja työyhteisöjen kehittämisestä niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä sekä Etätyö ulkomailla – Unelmasta todeksi -kirjojen kirjoittaja
  • Supervoima: Etäjohtamisen ja monipaikkaisen työn kehittämisen uranuurtaja

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *


The reCAPTCHA verification period has expired. Please reload the page.