Etäisyyden kasvaessa yhteydenpidon tarve lisääntyy. Tiivistä dialogia tarvitaan erityisen paljon silloin, kun osapuolet ovat henkisesti kaukana toisistaan. Lähijohtajan työssä suurin kompastuskivi saattaa olla haluttomuus kahdenkeskisiin keskusteluihin. Kohtaamisiin on kuitenkin harjaannuttava, sillä johtajan työ muuttuu kaiken aikaa ihmislähtöisemmäksi. Kohtaamisista tulee luontevia, kun niistä rakennetaan sellaisia.
One-to-one on tehokkain tapa johtaa työsuoritusta etänä
Kahden kesken tapaamisissa on hyvä tilaisuus keskustella siitä, tehdäänkö organisaatiossa oikeita asioita ja miten tuloksentekoa voitaisiin parhaiten tukea. Pelkästään kuulumisten kysyminen lisää tunnetta, että esihenkilö arvostaa johdettavaansa. Esihenkilön yhteydenpito vaikuttaa tutkitusti motivaatioon.
Kahdenkeskiset keskustelut ovat tehokas tapa johtaa, koska ne tarjoavat tilaisuuden
- varmistaa, että tavoitteet ja vastuut ovat selkeät kaikille
- käydä yksityiskohtaista ja kannustavaa palautekeskustelua
- nostaa esiin yksilön vahvuuksia ja onnistumisia
- tarjota tukea ja sparrausapua
- keskustella työhyvinvoinnista ja jaksamisesta
- rakentaa luottamusta esihenkilön ja työntekijän välille.
Ihminen tekee tuloksen – fokusoi siis ihmiseen
Menneinä vuosikymmeninä saattoi riittää se, että yksilöä ohjattiin ”objektiivisella numerofaktalla”. Numeroiden tuijottaminen saattaa edelleen houkuttaa, jos erilaisen ihmisen kohtaaminen tuntuu vaikealta. Kaikki eivät ole yhtä innokkaita tai taitavia tutustumaan johdettaviinsa. Voi tuntua piinalliselta keskustella kahden kesken, jos omat tai toisen sosiaaliset ja emotionaaliset taidot ovat puutteelliset ja aito vuorovaikutus jää puuttumaan.
Kovenevat tulostavoitteet lisäävät kuitenkin painetta tuloksentekijöiden parempaan johtamiseen. Johtajan fokus siirtyy yhä enemmän asioista ihmisiin. Kahdenkeskisiin keskusteluihin on löydettävä peloton asenne. Rohkeus palkitaan, ja moni esihenkilö sanookin yllättyneensä, kuinka nopeasti lyhyet ”mitä kuuluu” -puhelut ovat alkaneet tuntua luontevilta ja kohtaamisista on tullut molemmille osapuolille antoisampia muutaman harjoituskerran jälkeen.
Kahdenkeskisen keskustelun tulee olla merkityksellinen
Eteenpäin vievän keskustelukulttuurin rakentaminen on pitkäjänteistä työtä. Kehitysprosessi käynnistyy sitoutumisella ja oikealla asenteella. Hyvän keskusteluhetken ei tarvitse kestää kerrallaan kauaa. Kestoa olennaisempaa on keskustelun säännöllisyys ja sisältö. Esihenkilön kannalta on palkitsevaa havaita, että kahdenkeskisten keskusteluiden myötä hän tietää paremmin, millaisten projektien parissa työntekijöiden aika kuluu ja miten hommat edistyvät.
Hyvän keskustelun jälkeen tunnelma on molemmin puolin hieno:
- ”Molempien vireystila tuntuu nousevan, kun käymme asioita läpi rennosti kahden kesken.”
- ”Ennen keskustelut hirvittivät etukäteen ja potuttivat jälkikäteen. Nykyisin koen, että keskusteluista on hyötyä ja ne kannustavat eteenpäin.”
- ”Tönkkö tunnelma on pikkuhiljaa lämmennyt ja luottamus on lisääntynyt.”
- ”Koen, että työinnostus tarttuu puolin ja toisin. Olo ei ole enää ollenkaan niin yksinäinen, vaikka olen maantieteellisesti kaukana esihenkilöstäni ja muusta tiimistä.”
Kuulluksi tuleminen purkaa jännitteitä
Kahdenkeskisissä keskusteluissa valokeilassa on tekijä, ei esihenkilö. Hyvä one-to-one rakennetaan ensinnäkin sopimalla, millainen keskustelu edistää tehokkuutta ja parantaa tuloksentekoa. Erilaisten ihmisten kanssa rakennetaan erityyppisiä keskustelutilanteita.
Tässä muutamia varmistettavia asioita:
- Sopikaa keskusteluiden ajankohdat yhdessä, säännöllisyys ja riittävä tiheys ovat olennaista.
- Muovaa keskustelusta yksilöllinen, sama kaava ei sovi kaikille työntekijöille.
- Anna aikaa valmistautua silloin, kun keskustelu painottuu erityiseen teemaan.
- Varmista, että keskustelu antaa tietoa tekijästä ja tehtävien etenemisestä.
- Painota työntekijän vahvuuksia ja pidä keskustelu eteenpäin vievänä.
- Opetelkaa antamaan ja vastaanottamaan palautetta rakentavasti.
- Jos, niin miksi joku kokee, että keskustelut ovat työntekijän kyttäystä? Miten kokemus muutetaan myönteiseksi?
- Rakenna luottamusta ja huolehdi psykologisesta turvallisuuden tunteesta.
Aktiivinen dialogi tukee esihenkilön ja johdettavan työtä. Keskusteluiden perimmäisenä tavoitteena on lisätä myönteistä yhdessä tekemisen meininkiä, jossa kaikki keskittyvät tekemään oikeita asioita laadukkaasti. Urakka saattaa tuntua isolta, jos se on vasta alussa. Isommatkin haasteet ovat kuitenkin ratkaistavissa sopivien tilannekohtaisten työkalujen avulla.
Ota rohkeasti yhteyttä, jos voisimme auttaa paremman one-to-one -keskutelukulttuurin rakentamisessa.
Tutustu artikkelin kirjoittajaan
Pirkko Tavaila
Pirkko on johtamisen ja tiimityön kehittäjä ja menestyksekkään yrityskulttuurin edistäjä, jolla on vuosien kokemus kansainvälisessä ympäristössä toimivien asiantuntijoiden ja johtajien valmentamisesta. 30 vuoden liiketoimintaosaaminen eri toimialoilta ja erilaisista tehtävistä yhdistettynä kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin osaamiseen tekee Pirkosta todellisen modernin työelämän kehittäjän.
- Puh: 040 195 5424
- pirkko.tavaila@timanttia.fi