Digitaalinen työympäristö haastaa vuorovaikutusta, sillä viestintä ja keskustelu on rajoittuneempaa ja katsekontaktia on vaikeaa saada. Muistan erään etäpalaverin hyvin. Olin aloittanut uudessa tiimissä ja kävimme läpi erilaisia kehitysasioita. Muu tiimi tunsi toisensa hyvin ja juttu lensi heidän välillään. Tiimin kulttuuri oli minulle vielä uusi, enkä ihan tiennyt voinko keskeyttää, tai odotettiinko minulta edes aktiivista osallistumista. Ei tuntunut luontevalta keskeyttää toisia, jotta pääsisin väliin omine näkemyksineni tai kommentteineni. Keskityin siis kuuntelemiseen katsellen samalla ikkunan ulkopuolella sinistä taivasta ja leijailevia pilviä.
Hetken kuluttua kuulin kuulokkeissani tiimiläiseltä kommentin: ”Katia ei kyllä kiinnosta tämä ollenkaan.” Kommentti sanottiin ihan lämpimällä sävyllä, eikä mitenkään syyttävästi. Hätkähdin kuitenkin. Minähän olin päinvastoin kuunnellut tosi tarkkaan oppiakseni, ja antanut toisille tilaa, koska heillä tuntui olevan paljon juteltavaa. Olin hiukan nolona. Miten minut olikin tulkittu niin väärin?
Kehonkielitaito on meillä kehittynyt tuhansien vuosien aikana. Osa kehonkielestä on universaalia ihmisrodulle, mutta kulttuurisidonnaisuus on vahvaa. Jo pieninä lapsina osaamme osoittaa mitä mieltä olemme asioista kehollamme ja ilmeillämme. Mitä meille ja vuorovaikutuksellemme tapahtuu, kun suurin osa kommunikaatiosta käydäänkin teknologian välityksellä tavalla tai toisella?
Digitaalinen työympäristö haastaa vuorovaikutustaitomme
Siirryttyämme etätöihin ja erilaisiin hybridimalleihin teemme töitä digitaalisessa työympäristössä. Virtuaaliolosuhteissa vuorovaikutukseen tulee uusia piirteitä ja haasteita. Viestintä ja keskustelu on rajoittuneempaa. Kamerat ovat ehkä päällä, ehkä eivät – ja jos ovat, ne voivat näyttää sivukuvaa, lintu- tai sammakkoperspektiiviä työkaverista. Katsekontaktia on vaikea saada aikaan.
Etäkohtaamisessa kommunikaatiosta jää pois paljon sitä rikastavia elementtejä, kuten ilmeitä, eleitä ja liikkeitä. Pieni ruutukuva ei pysty välittämään näitä. Ruutu jakautuu pieniin kasvokuviin, emmekä hahmota kaikkia osallistujia kerralla, kuten lähikokouksessa, tai puhuessamme suurelle yleisölle. Fyysisessä kohtaamisessa olemme kyvykkäämpiä ottamaan kokonaisvaltaisen viestinnän haltuun.
Digitaalinen työympäristö lisää väärinymmärrysten riskiä. Puhutut sanat muodostavat viestistä vain alle kymmenyksen. Miten sanomme ja mitä kehonkielemme kertoo, muodostavat loput kokonaiskuvasta. Mikäli sanat ja kehonkieli eivät tue toisiaan, toiselle osapuolelle voi tulla hämmentynyt olo. Hämmennys voi jäädä nakertamaan myös tiedostamattomalle tasolle.
Vuorovaikutus on yhteistyön ja yhteisöllisyyden perusta
Kun kohtaamme, osallistumme kokoukseen, esittelemme ideoitamme ja suunnitelmiamme, kun teemme yhteistyötä ja johdamme, vuorovaikutus on aivan ytimessä. Onnistummeko synnyttämään yhteistä ymmärrystä, ideoimaan, vakuuttamaan, innostamaan tai luomaan tunnelmaa? Useimmat meistä tekevät työtä, jossa työn eteneminen ja tuloksellisuus ovat riippuvaisia siitä, miten vuorovaikutus sujuu. Digitaalisessa työympäristössä tämä on aivan yhtä tärkeää kuin lähityössäkin.
Vuorovaikutus on myös yhteisöllisyyden ytimessä. Etätyön yleistyessä on toistuvasti noussut esiin, että yhteisöllisyyttä tuntuu olevan vaikeaa pitää yllä. Olisiko vuorovaikutuksen köyhtyminen yksi osasyy tähän? Kun emme kiinnitä digitaaliseen kehonkieleen erityistä huomiota, monet nimenomaan tunteita, empatiaa, kokemusta ja persoonallisuutta viestivät eleet, ilmeet ja tavat jäävät uupumaan. Olemme kuulleet, että kyllähän ne omat työt sujuvat, mutta työstä on kadonnut ilo ja fiilis. Tämä taas vaikuttaa niin hyvinvointiin, motivaatioon kuin sitoutumiseenkin. Vuorovaikutuksen parantaminen on sananmukaisesti tuhannen taalan paikka, sillä sujumaton vuorovaikutus heikentää organisaatioiden tuottavuutta.
Tutkimusten mukaan emme kuitenkaan voi syyttää pelkästään teknologiaa vuorovaikutuksen heikentymisestä. Enemmän vaikutusta on sillä, miten käytämme teknologiaa, minkälaisessa kulttuurissa toimimme, sekä minkälaiset ovat omat tapamme ja asenteemme. Olemme siirtyneet digitaaliseen työympäristöön nopeasti, vanhoilla taidoillamme ja tavoillamme, sen kummemmin pohtimatta mitä meidän olisi huomioitava vuorovaikutuksen onnistumiseksi uudessa ympäristössä.
Mihin tulisi kiinnittää erityistä huomiota?
Tiedosta, että sanomasi voidaan tulkita hyvin eri tavoin digitaalisessa vuorovaikutuksessa, olipa kyseessä etäkokous tai viestintä sähköpostissa, pikaviestimissä tai yrityksen jaetuissa työtiloissa. Voit myös kiinnittää omiin viestintätapoihisi huomiota ja kysyä itseltäsi tukeeko käyttämäsi digitaalinen kehonkieli viestisi perillemenoa ja sen oikein ymmärtämistä? Miten oma persoonallinen vuorovaikutustyylisi tulee esiin digitaalisissa kanavissa? Miten huomioit viestisi vastaanottajan tarpeet ja tyylin?
Arvosta samassa kohtaamisessa olevia tai viestisi vastaanottajia ja heidän aikaansa. Etäkokousputket ovat tulleet kaikille tutuiksi. Jotkut kokoukset ovat täysin turhia osalle mukaan kutsutuista. Kokoukselle, jossa yksi puhuu ja tiedottaa omaa asiaansa, on paljon tehokkaampiakin vaihtoehtoja. Ilmankos monien etäkokousosallistujien kehonkieli viestii passiivisuutta ja poissaolevuutta, kun heillä ei kokouksessa ole aktiivista roolia lainkaan. Mieti, mitä haluat saada aikaiseksi, miten haluat kuulla toisia ja millä tavalla osallistat. Pohtikaa yhdessä, millaiset pelisäännöt haluatte etäkohtaamisille rakentaa, jotta vuorovaikutus on luonnollista, mukaan ottavaa ja samalla tehokasta. Minkälaista on riittävän huokoinen etäkeskustelu, jotta siihen on luontevaa liittyä mukaan?
Harjoittele elekielesi korostamista – erityisesti positiivisten viestien kohdalla. Tämä on tärkeää siksi, että meillä ihmisillä on tapana lähteä aavistamaan pahaa, jos emme ihan ymmärrä tai saa vahvistusta asiallemme. Ollessamme fyysisesti läsnä, saamme paremmin kiinni siitä mitä toinen tarkoittaa ja voimme luontevasti kysyä lisää, mikäli jokin asia epäilyttää. Näemme myös puhujina helpommin, jos toisella on epäilevä ilme, tai vaikuttaa siltä, että hän ei ole ymmärtänyt. Digityössä voimme pahimmassa tapauksessa jäädä pohtimaan toisen tarkoitusperiä päiviksi tai viikoiksi. Älä jätä toista roikkumaan epätietoisuuteen ja tuhlaa toisen aikaa myöskään sähköposti- tai pikaviestinnässä, vaan kuittaa heti mahdollisuuden tullen ”kuulleesi”.
Hyödynnä käytettävissä olevia keinoja. Miten luot tunnelmaa? Miten osoitat, että olet aktiivisesti läsnä, näet ja kuulet? Laita kameran silmä oikealle korkeudelle ja niin, että se näyttää sinut suoraan edestä. Jos mahdollista huolehdi, että sinusta näkyy hiukan enemmän, kuin pelkät kasvot. Asentokin on osa viestintääsi, ja voit käyttää luontevasti käsiäsi elehtimiseen tarvittaessa. Katso kameraan, kannusta nyökkäämällä, nosta kättä, peukkua, kehu emojilla tai giffillä chatissa. Ole herkillä myös toisen eleisiin. Huomaatko, jos joku haluaa kommentoida väliin?
Digitaalinen työympäristö ja kehonkielen 5 tärkeintä vinkkiä:
- Ole läsnä, arvosta kohtaamista ja siinä mukana olevia
- Tiedosta ja tunnista omat kehonkielesi ja viestintätyylisi digitaalisissa kohtaamisissa
- Kuuntele tai lue toisen viestit huolellisesti ja viesti itse mahdollisimman selkeästi
- Korosta myönteisiä viestejä itsellesi sopivalla, toisen huomioivalla kehonkielellä
- Laita kamera oikeaan kohtaan ja pidä kamera auki
Digitaalista kehonkieltä voidaan hyvin verrata uuden kielen tai ainakin uuden murteen opiskeluun. Aiheesta on hyvä herätellä keskustelua organisaation sisällä.
Haluatko kehittää vuorovaikutusta tiimityössä myös digitaalisen kehonkielen näkökulmasta? Ota yhteyttä ja kysy lisää!
Tutustu artikkelin kirjoittajaan