Hybridityössä tarvitaan enemmän proaktiivisuutta

Hybridityössä etäisyys on edelleen läsnä, vaikka ei yhtä vahvasti kuin täydessä etätyössä. Hybridityö tuo monipuolisemmin mahdollisuuksia kohtaamiseen, yhteistyöhön ja yhteishengen ylläpitämiseen. Toisaalta se mahdollistaa yksilön näkökulmasta työn mielekkäämmän organisoinnin tehtävien ja keskittymistarpeen mukaan. Jo etätyössä on ollut hyötyä siitä, että yksilöt osaavat ennakoida työssään. Ennakointi ja proaktiivisuus tuntuvat kuitenkin olevan sellaisia sanoja, joiden paikkaansa pitävyyttä pidämme ikäänkuin itsestäänselvyytenä. Väitän kuitenkin, että organisaatioissa ennakoidaan asioita ihan liian vähän. Ja sujuvan hybridityön näkökulmasta kannattaisi ennakointia opetella todella paljon enemmän.

Mitä ennakointi on?

Ennakointi on proaktiivisuutta eli etukäteen toimimista tai varautumista tuleviin asioihin. On ehkä helpompi tarkastella asiaa vastakohdan, eli reaktiivisuuden, kautta. Valmennuksissamme olemme huomanneet, että organisaatioissa on hyvin paljon reaktiivisuutta. Erityisesti mitä lähemmäs ruohonjuuritasoa mennään. Reagoidaan kaikkeen siihen mitä eteen tulee. Ehkä itsensä johtamisen koulutuksessa on opittu siihen, että työpäivää pitäisi vähän suunnitella, mutta käytännössä suunniteltuja asoita harvoin saa tehtyä, koska muut asiat vaativat jatkuvaa reagointia.

Voidaankin ajatella, että mitä enemmän organisaatiossa on ennakointia eli tulevaan varautumista ja suunnitelmallisuutta, sitä vähemmän on reaktiviisuutta. Ennakointi hybridityössä ei tarkoita sitä, että ihan kaikki pitäisi pystyä ennakoimaan, sillä niin ei ole. Aina tulee yllättäviä asioita eteen, jotka on ratkaistava heti. Toisaalta moni oppii kokemuksen kautta arvioimaan, paljonko yllättäviä asioita tyypillisesti tulee päivän tai viikon aikana.

Tässä muutamia kysymyksiä, joiden avulla voi arvioida kuinka proaktiivista oma toiminta on?

  • Suunnitteletko työpäivääsi ja -viikkoasi etukäteen?
  • Käynnistätkö asioiden tekemisen ennen määräpäivää vai vasta viime hetkellä?
  • Pyydätkö muilta asioita mainiten, että tarvitset sen asap tai olisi oikeastaan jo eilen pitänyt olla valmista?
  • Mietitkö, miten kiireelliset pyynnöt ja tehtäväannot vaikuttavat toisen työpäivään ja työn hallintaan?
  • Jonkun pyytäessä sinulta jotakin, ajatteletko, että pitää toimia heti vai selvitätkö milloin asialle on tarve?
  • Kun suunnittelet jotakin asiaa, mietitkö myös vaihtoehtoisia ratkaisuja?
  • Kun aikataulutat palavereja, buukkaatko kokouksen aina ensimmäiseen tyhjään rakoon?
  • Kun aikataulutat projekteja, pitääkö niiden käynnistyä heti vai tarkistatko, miten ne istuvat vuosikelloon?

Ennakointi on suunnitelmallisuutta isossa kuvassa, mutta myös pieniä tekoja arjessa. Se on varautumista, jolloin yllättäviin tlantenteisiin on helpompaa ja nopeampaa reagoida. Esimerkiksi yritykset, jotka olivat miettineet liiketoiminnalleen erilaisia skenaarioita etukäteen, kykenivät koronan alkaessa muokkaamaan toimintaansa ketterämmin kuin ne jotka eivät olleet tulleet ajattelleeksi, että mikään omalla liiketoiminta-alueella voisi muuttua dramaattisesti.

Ennakointi on oman ja muiden työn arvostamista

Ennakoimalla eli käynnistämällä asioita ajoissa, ymmärtämällä miten omat hätäiset pyynnöt ja viestit vaikuttavat toisen kokemukseen oman työn hallinnasta, osoitamme hyvin konkreettisesti muiden arvostamista. Proaktiivinen toimintatapa on myös oman aikasi ja tekemisesi arvostamista. Kun olemme ajoissa liikkeellä, vähennämme kiireen tuntua työssä. Kokemus oman työn hallinnasta lisääntyy. Usein siihen liittyy myös tunne siitä, että saamme aikaan oikeita asioita. Tunne ja kokemus välittyvät helposti kanssasi tekemisissä oleviin, hekin pystyvät paremmin rakentamaan työpäiviään ja suunnittelemaan tehtäviään.

Esihenkilötehtävässä on tärkeää ymmärtää myös oman toiminnan vaikutus tiimiin. Jos itse toimit kovin reaktiivisesti, se kertautuu edelleen työyhteisössä. Usein esihenkilölle ei uskalleta sanoa, että ”tälle ei nyt olisi aikaa”, tai että ”kun teen tämän, niin nämä asiat jää tekemättä tai teen ne illalla”. Hieno esimerkki olikin, kun eräs johtaja kertoi, että hän herkästi innostuvana haluaisi usein käynnistää uusia, kehitettäviä asioita, mutta onneksi tiimi uskaltaa sanoa, että ”nyt ei onnistu, meillä on ihan riittävästi muutenkin tekemistä tällä hetkellä”. Käytännössä tarvitsemme siis työyhteisöön myös niitä, jotka uskaltavat sanoa, että aikataulu on ehkä liian tiukka, tehdään aiemmat kehittämisprojektit ensin loppuun tai että mietitään vielä toteutukselle eri vaihtoehtoja ja toteutetaan niistä sitten se paras.

Ennakointi on parhaillaan ymmärryksen lisäämistä eri ihmisten rooleista yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Herkästi unohdamme systeemisyyden eli sen, että kaikki vaikuttaa kaikkeen. Taipumuksenamme on ajatella asioita irrallisina ja erillisinä kokonaisuuksina. Organisaatio ei kuitenkaan ole joukko erillisiä toimintoja ja projekteja, vaan niillä on vaikutusta toinen toisiinsa. Jos ei muuten, niin osallistuvien ihmisten työpanoksen ja ajankäytön kautta. Jokaisen työntekijän aika on rajallinen ja määräänsä enempää asioita on mahdotonta tehdä. Mikäli emme käytä aikaamme ennakointiin, emme ymmärrä kokonaiskuvaa. Parhaimmillaan ennakointi onkin käytäntö, joka on osa työtä. Sen ei silti tarvitse vähentää ketteryyttä ja nopeaa reagointia, mutta se lisää toimintakykyä, aikaansaamista ja hyvinvointia.

Miten ennakointia voi parantaa?

Kuten moni muukin asia, niin proaktiivisuus lisääntyy, kun siihen kiinnitetään huomiota. Kehitys alkaa asian tiedostamisella. Voit arvioida omaa toimintatapaasi yksilönä: miten toimin erilaisissa tilanteissa, oliko tämä nyt reagointia vai olinko kyennyt huomioimaan asioita etukäteen?
Erityisesti monipaikkaisessa työssä on hyvä niin yksilönä kuin tiiminä omaksua proaktiivinen toimintatapa:

Ennakoi mahdolliset ongelmat

Mieti etukäteen, mikä voi mennä pieleen tai missä asia ei etenekään ihan niin jouhevasti, kuin kuvittelemme. Ei tätä tietenkään jokaisen tehtävän asian kohdalla tarvitse miettiä, mutta esimerkiksi kirjoittaessasi tärkeää sähköpostia, voit lyhyesti pysähtyä sen äärelle miettimään, miten vastapuoli mahdollisesti tämän ymmärtää, mitä voi jäädä ymmärtämättä tai millaisia reaktioita se herättää. Projektia suunnitellessa voi olla hyvä miettiä, missä voi tulla mutkia matkaan tai mitkä ovat suunnitelman heikot kohdat.

Omaksu ratkaisukeskeinen asenne

Ongelmien ilmetessä valittaminen ei auta. Valittamisellekin on paikkansa, sillä siten tunnistetaan ongelmia. Mutta valittamalla asiat eivät ratkea. Ongelman tunnistamisen jälkeen onkin hyvä pysähtyä pohtimaan, miten asia ratkaistaan tai korjataan.

Kysy enemmin kuin myöhemmin

Etätyössä jäädään helpommin pähkäilemään asioita itsekseen. Voi olla että jokin asia tai tilanne jää myös pyörimään mieleen. Proaktiivinen asenne auttaa tässäkin eli on hyvä omaksua sellainen toimintatapa, että herkästi kysyy, kun joku mietityttää. Asiat ratkeavat nopeammin ja mahdolliset väärinkäsitykset selviävät helpommin.

Oleta aina hyvää muiden kommenteista

Digitaalisessa työympäristössä eli etäkokousvälineissä, keskustelukanavissa ja pikaviestiryhmissä syntyy herkemmin väärinymmärryksiä. Toisen kommentista voi ottaa itseensä, kun tulkitsee hyväntahtoisen kommentin kritiikkinä. Hätäisesti kirjoitettu viesti voidaan tulkita ihan eri tavalla, kuin se on tarkoitettu tai viesti ei ole toiselle ymmärrettävä, jolloin on helppo tulkita esimerkiksi vieraampi työkaveri vähän tyhmäksi. Olettamalla hyvää toisten kommenteista, osaa itse asennoitua rakentavammin erilaisiin viesteihin ja vähemmän aikaa tuhlaantuu väärinymmärryksiin ja välien selvittämiseen.

Valmistaudu ja pidä itsesi ajan tasalla

Valmistautuminen on tärkeä osa työtä. Valmistautumatta paikalle tuleminen on epäkunnioittavaa niin omaa kuin muidenkin aikaa kohtaan. Valmistautumalla saamme paljon enemmän irti kokouksista ja yhteistyöstä. Sama pätee siihen, viitsimmekö pitää itseämme ajan tasalla. Seuraamalla työyhteisön keskustelu- ja viestikanavia sopivan säännöllisesti (ei tarkoita, että niissä pitäisi roikkua koko ajan), pysymme paremmin kärryillä. Osallistumalla yhteisin infotilaisuuksiin ja vapaamuotoisiinkin kokoontumisiin saamme paljon sellaista tietoa, joka ei välttämättä saavuta meitä muutoin. Yllättävän paljon etätyössä olemme kuulleet niitä kommentteja, että omassa kuplassa mennään tai porukka ei pysy kärryillä, kun ollaan etänä. Hybridityössä on sama riski, kun monipaikkaisuutta työssä on edelleen.

Emme aina pysty ennakoimaan kaikkea, mutta proaktiivisen toimintatavan kehittäminen ja vahvistaminen parantaa tekemisen laatua joka tapauksessa. Proaktiivisuutta on myös oman osaamisen ylläpitäminen ja uusien asioiden opettelu. Eikö sille oikein löytyisi aikaa? Se on varma merkki siitä, että proaktiivisuutta tarvitaan lisää.

Juuri nyt vaikuttaa asiakkaiden kanssa keskusteltaessa siltä, että monissa organisaatoissa on liian kiire, kalenterit ovat täynnä ja tehdään enemmän asioita, kuin mihin todellisuudessa on kapasiteettiä. Jos tunnistat tilanteen, voimme kenties olla avuksi. Joko vain oivalluttamalla proaktiivisuuden tarvetta tai fasilitoimalla parempia toimintatapoja arkeen. Ota yhteyttä, niin keskustellaan aiheesta lisää ja katsotaan voisimmeko olla avuksi.

Tutustu artikkelin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Monipaikkaisen työn asiantuntija, toimitusjohtaja, perustajaosakas

  • Valmentaa johtoryhmiä ja esihenkilöitä monipaikkaisessa työssä menestymiseen sekä kehittää tiimejä ja yksilöitä moderniin työhön
  • Yli 10 vuoden kokemus johtamisen ja työyhteisöjen kehittämisestä niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä sekä Etätyö ulkomailla – Unelmasta todeksi -kirjojen kirjoittaja
  • Supervoima: Etäjohtamisen ja monipaikkaisen työn kehittämisen uranuurtaja.

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.