Juuri nyt monessa organisaatiossa pohditaan, paljonko etätyötä saa jatkossa tehdä, kun rajoituksia aletaan purkaa. Toisissa organisaatioissa puolestaan pohditaan, missä tilanteessa tullaan toimistolle olemaan yhdessä. Kysymys ei ole enää sallitun etätyön määrästä. Keskustelussa on silloin hieman eri sävy. Ja on hyvä muistaa, että on myös organisaatioita, joissa joustavat työkäytännöt ovat olleet arkipäivää jo ennen pandemiaa. Miten työtä sitten pitäisi jatkossa tehdä? Avaan tässä artikkelissa hieman ajatuksiamme linjauksista pohjautuen usean vuoden kokemukseen yhteistyöstä erilaisten organisaatioiden kanssa.
Henkilöstöstä valtaosa haluaa yhdistää etä- ja lähityön
Henkilöstöammattilaiset ovat selvittäneet viimeisen vuoden aikana ehkä pariinkiin otteeseen henkilökunnan toiveita ja odotuksia etätyön suhteen. Tulokset vaihtelevat organisaatioittain, mutta selvää näyttää olevan, että etätyötä halutaan tehdä selkeästi enemmän kuin ennen. On niitä, jotka haluaisivat tehdä valtaosan työstään jatkossakin etänä. On myös niitä, jotka eivät jatkossa halua tehdä lainkaan etätyötä vaan odottavat paluuta toimistolle. Iso osa tuntuu kuitenkin haluavan yhdistää etätyön sekä toimistolla tehtävän työn poimien molemmista parhaat puolet.
Organisaatioissa onkin nyt syytä pohtia, millainen työmalli jatkossa palvelee organisaation strategiaa ja tavoitteita. Miten etätyö on osa tätä ja millaisia linjauksia tarvitaan? Etätyö ei ole – tai ei ainakaan pitäisi olla – joko-tai -kysymys. Nyt on kuitenkin helppo luisua tilanteeseen, jossa etätyötä aletaan pitää saavutettuna etuna ja mikäli linjauksia ei luoda, on asioita aina hankalampi muuttaa jälkikäteen.
Kysymys ei ole helppo, sillä sopiva määrä etä- ja lähityötä riippuu paljon organisaatiosta ja työtehtävistä. Organisaatioiden sisälläkin on paljon vaihtelua siinä, miten paljon yhdessäoloa tehtävien hoito edellyttää. Osa organisaatioista on jo luonut linjauksia, joissa määritellään esimerkiksi, että työ niissä tehtävissä, joissa se on mahdollista, voidaan hoitaa 0 – 80 prosenttisesti etänä. Tai jopa 0 – 100 prosenttisesti etänä.
Johtoryhmä on avainasemassa toimivien linjausten luomisessa
Yleisillä linjauksilla ei haluta rajata liikaa mahdollisuuksia tehdä työ fiksusti. Tämä jättää kuitenkin hyvin paljon vastuuta asioista sopimiseen lähijohtajalle, jonka tulisi yhdessä tiiminsä kanssa sopia, minkä verran kokoonnutaan yhteen ja miten paljon asioita voidaan tehdä etänä. Tämä on sikäli haasteellista, että jokaisella meistä on omat mieltymykset ja tottumukset työn hoitamiseen. Jo ennen pandemiaa oli nähtävissä, että toiset mieluummin ”kokoavat joukkonsa” toimistolle ja halutaan nimenomaan työstää asioita samapaikkaisesti. Toiset taas navigoivat luontevasti digitaalisessa työmpäristössä, ja organisoivat yhteistyön soveltumaan monipaikkaiseen työhön.
Kysymykset oikeista linjauksista tulisi lähteä johtoryhmätasolta. Ellei johtoryhmällä ole yhteneväisiä näkemyksiä siitä, miten meillä tehdään työtä, on hankala kuvitella, että työntekijät kokisivat käytännöt tasapuoliksiksi. Johtoryhmän on hyvä ymmärtää erilaisten valintojen seurauksia, jotta se voi tehdä mahdollisimman hyvät päätökset oman organisaation toimintakykyä ajatellen. Johtoryhmätason linjausten tulee olla myös riittävän yleistasolla, jotta ne jättävät väljyyttä työn organisoimiseen siten, että tehokas ja mielekäs työ toteutuu.
Yhtenäiset johtamiskäytännöt ovat tarpeen
Edellä mainitun lisäksi päällikkötaso, esihenkilötaso, tiiminvetäjät ja muut asioiden etenemisestä vastaavat tarvitsevat raamit ja osaamista monipaikkaisen työn johtamiseen. On tärkeää tiedostaa monipaikkaisen työn sudenkuopat ja miten yhteistyö organisoidaan, jotta tekeminen tuntuu mielekkäältä, mutta myös yhteishenki ja hyvä yhteistyö toteutuu.
Etäisyyden lisääntyessä selkeät ja oikeudenmukaiseksi koetut johtamiskäytännöt korostuvat. Helsingin Sanomien artikkelissa (Pitäisikö etätöitä jatkaa pandemian jälkeenkin? 6.4.) oli mielenkiintoisesti nostettu sinällään ihan relevantteja ja jopa mahdollisia uhkakuvia liittyen etätyöhön, mutta on tärkeä muistaa, että artikkelissa mainitut tutkimukset ovat ajalta ennen pandemiaa ja lisäksi hyvin erilaisesta työkulttuurista kuin meillä täällä Suomessa. Artikkelin mainitsemat näkökulmat etätyöhön ovat enemmän osoitus siitä, että johtamisjärjestelmä ja tasapuolisuutta edistävät käytännöt eivät ole kunnossa.
Monipaikkainen työ sisältäen etätyön, toimistotyön, eri toimipisteissä tehtävän työn ja liikkuvan työn, on tuottavaa ja tehokasta sekä tekijöilleen mielekästä, kun organisaation toimintatavat ja osaaminen on ajan tasalla. Edellytyksenä on, että digitaalinen työympäristö on käytössä niin etä- kuin lähityössä olevilla, kommunikointiin on luotu selkeät käytännöt ja pelisäännöt. Tällöin ei ole oleellista, missä tiimin muut jäsenet istuvat työtään tekemässä. Yhdessä sovitut pelisäännöt tiimin kesken myös määrittelevät, milloin ja miksi on syytä tulla paikan päälle, eikä etänä osallistuminen ole suotavaa
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi