Yhdessä eri aikaan – palaveriputkesta asynkroniseen työhön

Asynkroninen työ, eriaikainen työ, ajasta riippumaton työ – työtä, jota tehdään yhdessä, mutta eri aikaan. Asynkroninen työnteko on ollut arkea jo pitkään erityisesti kansainvälisissä tiimeissä aikaeron vuoksi sekä erilaisissa vuorotyöympäristöissä. Perinteisissä virka-aikaan toimistolla istuvissa tiimeissä on kuitenkin luotettu yhdessä tekemiseen saman pöydän ääressä tai huikkailemalla sermien yli avokonttorissa. Terminä asynkroninen työ lienee edelleen monelle tuntematon.

Palaveriputkesta pois

Etätyön esiinmarssin myötä yhdessä tekeminen siirtyi virtuaalikokouksiin. Palaveriputket päivästä toiseen ovat olleet yksi kuormittavimmista asioista työn murroksessa. Kun siirtymiä ja välimatkoja ei tarvitse huomioida, voikin palaveriin kutsua enemmän ihmisiä. Kun pienikin asia pitäisi saada eteenpäin, kutsutaan ensimmäisenä kokoon palaveri. Istuimmeko me todellakin palavereissa toimistollakin vai hoidettiinko asiat jotenkin toisin? Neuvo karsia turhia palavereja pois kalenterista voi osoittautua mahdottomaksi toteuttaa, jos palaverit ovat ainoa paikka edistää asioita. Mikä siis neuvoksi?

Ajattele asiat uusiksi

Helpoin poispääsy palaveriputkesta on keskittyä miettimään sitä, mitä palavereissa ja erityisesti niiden välillä tapahtuu. Tee pieni ajatusleikki. Jaa tiimisi maapallon ympäri eri aikavyöhykkeille. Miten organisoisit palaverit ja muun tekemisen tässä tapauksessa? Tuskin haluaisit istuttaa ketään turhaan palaverissa keskellä yötä. Onneksi erilaiset virtuaalityökalut mahdollistavat asioiden yhteisen työstön myös muulla tavalla kuin yhtä aikaa ruutua tuijottaen ja omaa puheenvuoroa odottaen. Kun työstämme aktiivisesti asioita eriaikaisesti, palavereihin tarvitaan vähemmän aikaa ja niiden määräkin vähenee.

Mitä palaverien välillä tapahtuu?

Tekniikan valjastaminen apuun saattaa vaatia opettelua, mutta hyvin helpoilla ja tutuilla työkaluilla saadaan jo paljon aikaan. Vaihtoehtojen määrä on valtava, mutta yksi helpoista tavoista työstää asioita yhdessä ovat perinteiset PowerPoint, Excel- ja Word-dokumentit jaettuina tiedostoina. Muista myös osallistaa ennakkoon! Ideointi whiteboardilla säästää hurjan paljon aikaa, kun itse palaverissa voidaan käydä pelkkä keskustelu tulleista ideoista. Keskustelua voi käynnistää ja jatkaa esimerkiksi yhteisellä Teams-kanavalla, siellä ne pysyvät myös paremmin jaoteltuna aiheittain kuin chat-keskusteluissa. Isomman porukan voi jakaa myös pienempiin ryhmiin tai pareihin työstämään aihetta palaverien välillä. Asynkronisessa työssä yhteinen tekeminen voi olla hyvä myös tuoda näkyviin vaikkapa yksinkertaisella to do-doing-done kanban-taululla hyödyntäen Trelloa tai Planneria. Kokeilkaa rohkeasti uusia työkaluja ja löytäkää teille sopivat tavat toimia!

Sovi yhteiset toimintatavat

Toimintatavat vaihtelevat riippuen organisaatiosta, tiimistä, työryhmästä ja työparistakin. Pohtikaa yhdessä, millaisia tapoja teillä itsellänne on työskennellä ja miten yhteistyö sujuu eri tavat yhdistäen jouhevimmin. Varmistakaa, että jokainen tietää millaisia vasteaikoja odotatte eri kanavissa – kenenkään ei tarvitse päivystää keskusteluita jatkuvasti, mutta työ ei myöskään saa jäädä seisomaan, kun joku ei lue viestejään useampaan päivään. Yhdessäohjautuvuus vaatii taustalle selkeät prosessit ja pelisäännöt. Lisäksi jokaisen tiiminjäsenen rooli sekä vastuualue tulee olla kaikilla kirkkaana mielessä. Eikä unohdeta sitä yhtä tärkeää asiaa, nimittäin mistä, milloin ja millä välineellä saa apua, kun sitä tarvitsee.

Oikein johdettuna asynkroninen työ on tehokasta ja yhteistyö saumatonta. Apua johtamisen erilaisiin haasteisiin saat meiltä Timanttian johtamisen asiantuntijoilta. Ota yhteyttä, niin laitetaan yhdessä teidänkin prosessit kuntoon!

Tutustu artikkelin kirjoittajaan

Sanna-Riikka Valtonen

Etäjohtamisen valmentaja

  • Etäjohtamisen ja hajautetun tiimityön supernainen, jolla yli 10 vuoden kokemus etäjohtamisesta vähittäiskaupassa sekä työskentelystä kansainvälisessä etätiimissä.
  • Vahva liiketoimintaosaaminen yhdistettynä valmennuskokemukseen niin johtajuus-, vuorovaikutus- kuin myyntitaidoissakin. Erityisosaamisalueena vuorotyön johtaminen.
  • Supervoima: Vankka, hajautetusti toimivien kotimaisten ja kansainvälisten tiimien johtamiskokemus.

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.