Etätyössä moni kokee olevansa tehokas ja aikaansaava, ja työstä irtaantuminen voi olla vaikeaa. Tällä hetkellä se ei kuitenkaan kaikkien kohdalla toteudu, jos kotona on pikkuväkeä, jolle pitää samalla keksiä puuhaa tai huolehtia koulutehtävien sujumisesta ja laittaa ruokaa. Onpa kotona tilanne mikä tahansa, etätyössä hyvä itsensä johtaminen on tärkeää.
Etäpäivään kannattaa luoda rutiineja ja rytmittää päivää. Tässä muutamia vinkkejä hyvän etäpäivän rakentamiseen.
Pyri löytämään keskittyneitä hetkiä
Daniel Pinkin ajoituksesta kirjoittaman kirjan mukaan meidän kannattaa tehdä keskittymistä vaativat asiat, kun olemme virkeimmillämme. Noin kolmasosa meistä on aamuvirkkuja, kolmasosa iltavirkkuja ja kolmasosa enemmän aamuun päin kallellaan. Suurimmalle osalle meistä sopii se, että teemme keskittymistä vaativat asiat, eli kaikenlaista ajattelua vaativan työn, aamupäivällä ja säästämme erilaiset rutiini- ja sälätehtävät iltapäivälle. Myös palaveri kannattaa ajoittaa iltapäivään, jos mahdollista. Iltavirkuilla rytmitys taas toimii toisin päin.
Rauhoita aikaa keskittyneelle työlle
Työpäivä koostuu etäkokouksista, työtehtävistä ja ehkä perheen huoltamisesta. Aina et voi vaikuttaa ajoitukseen itse. Aivotutkimuksen mukaan on laadukkaan työn näkökulmasta on tärkeää, että meillä on joka päivä aikaa myös keskittyneelle työlle. Sopikaa työyhteisössä, että on mahdollista olla joku osa työpäivästä myös viestivälineiden tavoittamattomissa. Hyvä idea voi myös olla sopia viikkoon palaverittomia hetkiä. Jos kotona keskeytyksiä on keskeytyksiä aiheuttavaa pikkkuväkeä, yritä rakentaa omaan ja heidän tekemiseen rutiineja ja rytmiä keksimällä kiinnostavaa tekemistä jonka aikana sovit, ettei sinua saa häiritä. Edes tunti tai puoli tuntia kerrallaan voi tehdä jo ihmeitä. Lapset eivät sitä ehkä heti opi, mutta toistolla se alkaa pikkuhiljaa mennä perille.
Niputa samankaltaisia töitä
Jokaisen työssä on paljon myös erilaisia sälätehtäviä, kuten sähköpostien kirjoittamista ja niihin vastaamista, puheluita, laskutusta tai muuta rutiiniluontoista. Pyri varmaan erilaisille sälätehtäville oma aika, jolloin teet niitä useamman kerralla. Jos hoidat sälätehtäviä jatkuvalla tohinalla muun tekemisen ohessa, on keskittyminen todella vaikeaa.
Muista tauot ja lounas
Työn tauottaminen on tärkeää niin kognitiivisen kuormituksen kuin ergonomian kannaltakin. Etätyössä monella ergonomia ei ole paras mahdollinen ja vaikka vain luovuus on rajan erilaisten seisomapisteiden rakentelussa, on tärkeää myös säännöllisin välein pitää pienen pieni tauko. Noin kerran tunnissa on hyvä nousta seisomaan ja venytellä ja päivään saa mielellään mahtua myös muutama lyhyempi tauko. Jos etäpäivä koostuu jatkuvista etäkokouksista, on hyvä sopia työyhteisössä palaverien lyhentämisestä esimerkiksi 45 minuuttiin, jotta jokaisen palaverin välillä ehtii hengähtää, suoristaa ryhdin tai tehdä pienen taukojumpan. Lounastaukoa ei kannata unohtaa, sillä aivoilla tehtävän työn ja hyvän ajattelun kannalta myös verensokerin pitäminen tasaisena on tärkeää. Lounastauko kannattaa käyttää yhdessä perheen yhteiseen olemiseen, jos kotona on puoliso tai lapsia.
Luo rutiineja työpäivän alkuun ja loppuun
Työpäivän aloittaminen on monelle helppoa. Tietokone avataan jo ehkä aamukahvia hörppiessä. Mukava tapa voi olla aloittaa työpäivä myös yhteisillä etäaamukahveilla työkavereiden kanssa ja orientoitua päivään. Työpäivän alussa olisi hyvä käyttää myös muutama minuutti työpäivän suunnitteluun: määritellä päivän tärkeimmät tehtävät ja päättää etukäteen myös, milloin työpäivän aikoo lopettaa. Työstä irtaantuminen onkin monelle haaste, jos tehtävää on paljon. Päivä venyy helposti pitkäksikin, jos tehtävälistalta haluaa yrittää purkaa mahdollisimman paljon tekemättömiä asioita tai jos et ole määritellyt päivän tärkeimpiä tehtäviä etukäteen. Mitä jos laittaisit puhelimen hälyttämään työpäivän päätteeksi ja silloin pysähtyisit rauhassa pohtimaan, oletko jo tehnyt tarpeeksi vai onko vielä joku akuutti asia, joka on pakko hoitaa tänään? Hyvä tapa irtautua työstä on myös lähteä ulos yksin, lasten tai lemmikin kanssa. Happihyppely virkistää ja irtautuminen työstä on helpompaa.
Yritä löytää sopiva rytmi työlle ja lapsille
Tilanne on jokseenkin uusi kaikille. Normaalisti saamme keskittyä työhön ainakin lasten koulupäivän verran, nyt ei ehkä sitäkään. Tilanne vaatii monelta vanhemmalta todella paljon venymistä. Voisitko herätä aamuaikaisella tekemään töitä, ennen kuin lapset heräävät? Tai ehkä voisit sopia lasten kanssa koulurytmin ja sovittaa oman työrytmin siihen. Lapsia kannattaa kannustaa myös ulkoilemaan vaikkapa tärkeän palaverin ajaksi. Muista, että kun etätyössä on mahdollisuus keskittyä rauhassa käsillä olevaan asiaan, saat paljon enemmän aikaiseksi. Silloin voi hetket lasten kanssa olla hieman pidempiä. Kaikista kuormittavinta itselle on, jos keskeytykset ovat jatkuvia ja yrität koko ajan tehdä montaa asiaa yhtä aikaa. Pyri siis olemaan läsnä siinä hetkessä, mitä kulloinkin teet. Kun olet lasten kanssa, keskity lapsiin ja kun teet työtä, keskity tehtävään. Helppoa se ei ole, mutta kannattaa yrittää. Hauska kokemus itselleni oli, kun koko päivän etäkoulutuksen aikana taukojen ja osallistujien pienryhmäkeskusteluiden aikana pieni poika aina kurkkasi oven välistä ja tuli halaamaan, kun näki, että äiti oli hetken vapaana.
Tutustu kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi