Kokoukset on tärkeä osa työtä, jossain niitä on jopa liikaakin. Tässä artikkelissa emme kuitenkaan paneudu turhiin kokouksiin tai kokousten karsimiseen, vaan tarkastelemme yhä yleisemmiksi muodostuvia hybridikokouksia.
Mikä ihmeen hybridikokous?
Määritelläänpä vähän termejä. Perinteisesti kokous pidetään kutsumalla joukko ihmisiä koolle samaan tilaan. Tyypillisesti kokous järjestetään neuvotteluhuoneessa ja kaikki osallistujat istuvat yhden ja saman pöydän ääressä.
Työn monipaikkaisuuden lisääntyessä etäkokoukset ovat monen työssä arkipäivää. Todennäköisesti sinäkin olet osallistunut kokoukseen etänä esimerkiksi Skypen tai Teamsin kautta. Puhtaimmillaan etäkokous on kokous, jossa jokainen osallistuja on eri sijainnissa.
Hybridikokous on termi, jota käytän kokouksista, joissa osa osallistujista on saman pöydän ääressä ja osa osallistuu jonkin etäkokousvälineen kautta. Tyypillisesti etäosallistujia on muutama tai pieni kourallinen.
Kokouksen vetäjän näkökulmasta hybridikokous on näistä hankalin, koska se edellyttää tasapainoilua läsnäolevien ja etäosallistujien kesken. Etäällä olevien osallistujien kannalta hybridikokoukset ovat lähinnä turhauttavia.
Hybridikokouksen haasteita
Paikalla olevien näkökulmasta kokous ei juuri poikkea tavallisesta kokouksesta. Etänä olevan näkökulmasta hybridikokouksessa on usein montakin haastetta.
Tyypillinen virhe on, että etäosallistujat unohdetaan linjoille ja heidät muistetaan kokouksen lopussa. Heidän voi olla vaikea saada ääntään kuuluviin tai kynnys sanoa jotain voi olla paljon korkeampi, koska hänellä ei ole näköyhteyttä muihin osallistujiin.
Yhteinen keskustelu kokoustilassa on usein myös vaikea seurata etäilijöille. Etäosallistuja ei välttämättä tiedä, kuka milloinkin on äänessä ja kenelle esitetyt mielipiteet kuuluvat. Keskustelun ryöpytessä ja ihmisten puhuessa toistensa päälle, etäällä oleva ei todennäköisesti saa enää kunnolla selvää koko keskustelusta. Puhumattakaan siitä, miten hyvin tai huonosti keskustelun nyanssit välittyvät linjoille: huumori, sarkastiset huomautukset ja muu sellainen menee helposti ohi.
Mitä kokouksen vetäjän tulisi sitten ottaa huomioon?
Hybridikokoukseen tulisi suhtautua kuin virtuaalikokoukseen eli sellaiseen kokoukseen, johon kaikki osallistuvat omalta laitteeltaan. Käytännössä se tarkoittaa, että kokouksen alussa on hyvä todeta, ketkä kokouksessa ovat paikalla sekä mahdollisesti myös heidän roolinsa, jos osallistujissa on uusia henkilöitä.
Alkuun on hyvä kerrata myös kokouksen säännöt. Säännöt ovat hyvin yksinkertaiset. Niihin kuuluu, että kokouksen vetäjä jakaa puheenvuorot nimellä, jotta saadaan kaikki osallistujat aktiivisesti mukaan kokoukseen. Mikäli halutaan ylläpitää vapaamuotoisempaa keskustelua, on hyvä käytäntö, että oman puheenvuoron aluksi sanotaan oma nimi, jotta myös etänä olijat tietävät kuka puhuu.
Mikäli kokouksen vetäjältä unohtuu helposti etäosallistujien huomioiminen, voisi hän laittaa kuulokkeet omaan päähän siten, että toinen korva jää vapaaksi. Päässä olevat kuulokkeet auttavat muistamaan myös etänä olevat ja huomioimaan heitä kokouksen aikana. Kuulokkeet auttavat myös kuulemaan etäosallistujien kommentit vaikka kokoustilassa olisikin käynnissä äänekäs keskustelu.
Jotta kunnollinen keskustelu on mahdollista, tarvitaan hybridikokoukseen myös kunnolliset laitteet. Mikrofonit ja kaiuttimet ovat perusedellytys, jotta minkäänlaista keskustelua voidaan käydä. Etäilijöiden tulee kyetä seuraamaan keskustelua kokouspöydän ympärillä, joten tarvitaan sellainen mikrofoni, joka kerää äänet tilasta mahdollisimman hyvin. Myös etäosallistujien kommentit tulisi kuulua selkeästi kaiuttimen kautta kaikille eikä vain kokouksen vetäjälle.
Kuten kaikissa kokouksissa, on hybridikokouksissakin tärkeää, että havaintomateriaali näkyy kaikille tai on kaikkien käytettävissä. Mikäli näytön jakaminen ei ole mahdollista, on hyvä käyttää jaettuja tiedostoja. Kokousten dokumentoinnista monipaikkaisessa työssä olikin vinkkejä blogissamme jo aiemmin.
Hybridikokousten osalta on hyvä pohtia, mikä on lisäarvo läsnäolosta. Moni onkin huomannut, että kun muutetaan käytäntö sellaiseksi, että kaikki ovat etänä, on kokous paljon tasa-arvoisempi ja myös vetäjälle helpompi. Lisäksi tällöin voidaan hyödyntää erilaisia osallistamisen menetelmiä ihan eri tavoin, kuin hybridikokouksessa.
Lataa itsellesi tulostettava hybridikokousten etiketti tästä
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi