Läpsystä vaihto! Kioskissa aamuvuoron tehnyt sanoo heipat töihin tulleelle ja kiiruhtaa hakemaan omat lapset päiväkodista. Aikaa viestien vaihdolle ei juurikaan ole. Yövuoroon tulija puolestaan etsii kuumeisesti tietoa, miksi normaalisti vuoroon tullessa tehtynä olleet tehtävät ovatkin nyt tekemättä. Työmäärä on suuri ja työntekijän on pakko itse priorisoida mitä tekee.
Etäjohtaminen mielletään helposti tilanteeksi, jossa työntekijät ovat etäällä toisistaan, mutta silti yhtä aikaa töissä. Tällöin esimies on usein tavoitettavissa eri viestintävälineitä käyttäen jopa reaaliaikaisesti. Tilanne kuitenkin muuttuu, kun työtä tehdään eri aikoina. Vuorotyötä tehdään edelleen lukuisilla toimialoilla kuten terveydenhuollossa, teollisuudessa ja kaupassa. Ollaankin johtamistilanteessa, jossa työntekijät työskentelevät samojen seinien sisällä eri aikaan ja esimies on paikalla yhtä aikaa vain osan kanssa. Miten työntekijät toimivat, kun yllättävä tilanne tulee eteen ja tarvitaan esimiehen apua? Kuinka esimies saa tärkeät tiedot välitettyä koko työporukalle ja luotua myös keskustelua aiheen ympärille?
Kohtaa kasvotusten
Johtaminen vaatii aina ihmisten kanssa keskustelua. Muistan oman esimiesurani alkuajoilta, toimiessani suuren hypermarketin kassaosaston esimiehenä, laskeneen, että olin nähnyt erästä ilta- ja viikonloppuvuoroja tekevää työntekijää edellisen kerran kolme kuukautta sitten. Tuolloin puhelimella oikeasti vain soiteltiin ja läheteltiin ainoastaan tekstiviestejä, joten esimiehenä aito kohtaaminen piti toteuttaa tulemalla itse illalla tai viikonloppuna töihin ja kysäistä osa-aikatyötä tekevän nuoren opiskelijan kuulumisia. Henkilökohtaiset kohtaamiset ovat edelleenkin hyvin tärkeitä ja vuorotyössä esimiehen tulee kiinnittää näihin kohtaamisiin erityistä huomiota. On tärkeää, että kaikissa vuoroissa olevat työntekijät saavat mahdollisuuden myös kasvotusten keskusteluun aika ajoin, eikä se jää pelkästään kerran vuodessa tehtävään kehityskeskusteluun.
Etäjohtamisessa kynnys ottaa yhteyttä esimieheen usein kasvaa, kun fyysinen etäisyyskin kasvaa. Vuorotyössä kynnys ottaa yhteyttä esimieheen kasvaa vieläkin enemmän, mikäli työntekijä ei ole yhtä aikaa esimiehensä kanssa vuorossa. Joko hänen täytyy tavoitella esimiestä omalla vapaa-ajallaan tai ”häiritä” esimiestä hänen vapaa-ajallaan. Tiimin yhteistyön ja niin työntekijöiden kuin esimiehenkin hyvinvoinnin kannalta on tärkeää määritellä ne tilanteet, kun esimieheen tulee olla yhteydessä hänen vapaa-ajallaan ja milloin työntekijä voi itse tehdä päätöksen asiasta. Lisäksi on hyvä määritellä ne henkilöt, joihin ollaan yhteydessä silloin, kun esimiestä ei tavoiteta.
Viestintäkanavat kuntoon
Onneksi ajan saatossa teknologia on tuonut meille myös helpottavia välineitä. Työyhteisössä on hyvä sopia pelisäännöt, mitä tarjolla olevista viestintävälineistä käytetään. On helppoa ottaa käyttöön erilaisia ilmaisia ja muutenkin päivittäin käytössä olevia sovelluksia kuten esimerkiksi WhatsApp. Haasteeksi kuitenkin muodostuu se, että nämä yleisimmät viestintäsovellukset ovat käytössä myös omassa henkilökohtaisessa viestinnässä, eikä niistä voi sulkea työhön liittyviä viestejä erikseen kokonaan pois. Työntekijän – ja myös esimiehen – lepo ja palautuminen vaarantuvat, mikäli viestejä satelee 24/7. Tiimissä on siis hyvä pohtia vaihtoehtoisia viestintäkanavia kuten esimerkiksi Workplacea tai Slackia, jotka voi avata vasta sitten, kun työviestintää kaipaa. Nämä erilaiset alustat tarjoavat mahdollisuuden työntekijöille käydä myös keskustelua mistä tahansa ja helposti silloin, kun heillä siihen on aikaa. Akuuteissa tilanteissa puhelinsoitto lienee kuitenkin edelleen se paras keino tavoittaa.
Vanhassa vara parempi, sanotaan. Uusien sovellusten myötä keskustelu on helpottunut ja viestit saadaan monikanavaisesti tavoittamaan kaikki työntekijät. Silti edelleen pitää pintansa ilmoitustaulut, post-it-laput sekä erilaiset tehtävälistat. Perinteinen ruutupaperivihko toimii myös, kun tilanteessa on helpoin nopeasti käsin kirjoittaa asia ylös muistiin ja seuraavankin vuoron luettavaksi. Yhteisöllisyyden kasvattamiseksi voi ottaa käyttöön vaikkapa Positiivisuusvihkon, johon kukin työntekijä voi kirjoittaa omia onnistumisia, asiakkaiden antamia hyvä palautteita tai kehua työkaveriaan. Mikäs sen mukavampaa, kuin tulla töihin ja lukaista kahvihuoneessa muutama positiivisuusruiske buustaamaan työvuoroa.
Vuorotyötä tekevässä tiimissä yhteisöllisyyden ylläpitäminenkin tuo omat haasteensa. Niinpä esimies on avainasemassa pohtimaan, mitä keinoja käyttää, jotta harvoin yhdessä oleva porukka puhaltaa yhteen hiileen, kaikki tuntevat toisensa riittävän hyvin ja yhteistyö on mutkatonta. Sairaalaa ei suljeta tai tuotantolinjaa sammuteta yhteisen palaverin ajaksi. Ja vaikka olisikin se pikkujouluaika, niin kauppaa ei laiteta kiinni henkilökunnan pikkujoulujen ajaksi. Esimies loppuviimein päättää, ketkä jäävät työvuoroon, mutta jos onni on, esimiehen kannattaa metsästää tuuraajat yrityksen sisältä tai vaikka vuokratyöfirmasta muutaman tunnin vuoroon. Yksikin yhteinen hetki voi kantaa yhteisöllisyyttä seuraavaksi vuodeksi eteenpäin.
Vuorotyön johtajan muistilista:
- Sopikaa tiimin kanssa yhdessä mitä viestintäkanavia käytetään
- Määritele milloin esimiestä pitää/saa tavoitella hänen vapaa-ajallaan
- Määrittele varahenkilöt, joihin ollaan akuuteissa tilanteissa yhteydessä
- Kannusta keskusteluun, luo vaikuttamisen paikkoja koko henkilökunnalle
- Muista henkilökohtainen kontakti, niin esimies-alainen kuin koko tiimi yhdessä
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Sanna-Riikka Valtonen
Etäjohtamisen valmentaja
- Yli 10 vuoden kokemus etäjohtamisesta vähittäiskaupassa. Työskentelee kansainvälisesti hajautetussa tiimissä.
- Valmentanut useita vuosia esimiehiä mm. johtajuus- ja vuorovaikutustaidoissa. Kokemusta laajan yrittäjäverkoston myynti- ja johtamistaitojen valmentamisesta.
- Supervoima: Johtamisen ja valmentamisen linkittäminen strategiaan ja liiketoiminnan tavoitteisiin, vuorotyön johtaminen
Valmennuskielet:
englanti, suomi
- Puh. 040 196 2583
- sanna-riikka.valtonen@timanttia.fi
