Kukapa ei haluaisi lisätä oman tiiminsä tai organisaationsa tuottavuutta ja edistää yhteistyötä. Tärkeälle keskustelulle on myös aina tilausta, mutta työntekijöitä tuntuu välillä olevan vaikea saada kertomaan mielipiteitään etäkokouksissa. Herkästi päädymme lisäämään kokouksia, jotta varmistamme asioiden sujumisen ja riittävän keskustelun. Se on kuitenkin virhe vuonna 2022 tehdyn tutkimuksen mukaan.
Tutkimuksessa nimittäin havaittiin, että vaikka kokousten kesto lyhentyi etäkokousten myötä, niiden määrä kasvoi keskimäärin 13,5 prosenttia. Samalla todettiin, että 70 prosenttia kokouksista häiritsee tuottavan työn tekemistä. Tutkimuksessa selvitettiin reilun vuoden ajan, miten kokousten vähentäminen vaikutti työhön ja työntekijöiden kokemuksiin.
Kokousten merkittävällä vähentämisellä on yllättäviä vaikutuksia mm. tuottavuuteen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön
Selkeämpää vuorovaikutusta kokouksia vähentämällä
Tutkimuksessa kävi ilmi, että vuorovaikutuksen määrä lisääntyi, mitä enemmän kokouksia vähennettiin. Tämä on kiinnostavaa, sillä usein kokousten määrää juuri perustellaan vuorovaikutuksen ja tiedonjaon tarpeella. Vuorovaikutus koettiin 57–65 prosenttia selkeämmäksi, kun kokouksista poistettiin 40–80 prosenttia.
Syynä olivat väärinymmärrysten merkittävä vähentyminen, sillä tehtävänanto tai -pyyntö oli helpompi tarkistaa keskustelualustalta tai projektinhallintasovellukseen kirjatusta projektikuvauksesta kuin muistaa kokouspuheesta. Väärät mielikuvat ja hatarat muistikuvat kokouksen jälkeen vähenivät yhtä matkaa sellaisten kommenttien kanssa kuin “Luulin sinun pyytäneen…” tai “Olin siinä käsityksessä…”
Yhteistyö tehokkaampaa kahden kesken
Samoin kävi yhteistyölle, joka sekin on yleinen perustelu kokousten järjestämiselle. Yhteistyö lisääntyi huomattavat 43 prosenttia, kun 40 prosenttia kokouksista poistettiin. Yhteistyön määrä nousi 55 prosenttiin, kun kokouksia vähennettiin 60 prosenttia. Yhteistyön määrä kuitenkin kääntyi laskuun, kun kokousten määrää vähennettiin edelleen tai niiden järjestäminen lopetettiin kokonaan.
Yhteistyön määrän lisääntyminen selittyy sillä, että työntekijät löysivät kahden kesken tehokkaampia tapoja hoitaa asioita kuin monihenkisessä palaverissa. Keskustelu voitiin esimerkiksi rajata vain tiettyyn projektiin, se käytiin usein projektinhallintaan liittyvän sovelluksen tai keskustelualustan kautta ja aikataulu oli mahdollista sovitella paremmin omaan työtilanteeseen sopivaksi.
Sitoutuminen ja tyytyväisyys vahvistuu
Kiinnostavaa on se, että mikromanageerauksen koetiin vähentyvän, mitä vähemmän kokouksia järjestettiin: ihmiset kokivat, että heitä arvostettiin ja heihin luotettiin. Tämän myötä sitoutuminen lisääntyi.
Tuottavuus hyppää 71 prosenttiin, kun kokouksia vähennetään 40 prosenttia. Se jatkaa hienoista kasvua, kun kokouksia vähennetään edelleen, mutta jos kokoukset lopetetaan kokonaan, tuottavuus kääntyy laskuun. Tuottavuus kulkee usein käsi kädessä tyytyväisyyden kanssa. Tyytyväisyys oli huipussaan, kun 60 prosenttia kokouksista jäi pois, mutta kääntyi laskuun, mikäli kokouksia vähennettiin edelleen. Stressin määrä myös vähentyi lineaarisesti kokousten määrän vähentymisen myötä.
Kokousten vähentämisellä näyttää siis olevan merkittävä yhteys tuotteliaisuuteen, stressin vähentymiseen ja tyytyväisyyden lisääntymiseen. Kaikki nämä tekijät lisäävät henkistä hyvinvointia.
Miksi kokouksista on silti niin vaikea luopua?
Kenties siksi, että ne ovat olleet kiinteä osa työelämää niin pitkään, että meillä on vahvat perinteet niiden järjestämiseen. Usein myös kutsun kokoukseen lähettää johto tai esihenkilö, jolloin niistä voi olla vaikeaa kieltäytyä. Tutkimuksen yhteydessä todettiin sekin, että uudet esihenkilöt järjestävät jopa kolmanneksen enemmän kokouksia kuin kokeneemmat kollegansa.
Toisessa selvityksessä puolestaan osoitettiin, että puolet kokouksista ovat ajanhukkaa: kuukaudessa istutaan jopa 31 tuntia kokouksissa, joita ei koeta hyödyllisiksi. Kokousten aikana 91 prosenttia haaveili muista asioista, 73 prosenttia teki muita töitä ja 39 prosenttia nukkui. 45 prosenttia vastaajista koki raskaaksi kokousten määrän, joihin heidän odotettiin osallistuvan, 47 prosenttia vastaajista koki kokousten olevan suurin aikasyöppö työpaikalla. Onko meillä kaikkeen tähän varaa?
Tarkastele kokouksia kriittisesti
Kokousten vähentäminen voi tuntua vaatimattomalta keinolta parantaa tuottavuutta ja lisätä keskustelua ja yhteistyötä. Tutkimusten valossa sitä kuitenkin kannattaa kokeilla. Kasvavat vaatimukset, uupumuksen lisääntyminen ja mielenterveysongelmien kasvu työelämässä ovat myös tekijöitä, joihin etsitään ratkaisuja. Jos kokousten vähentäminen lisää autonomiaa, aikaansaamista, yhteistyötä ja vuorovaikutusta sekä vähentää stressiä, on kokeilu vielä kannattavampaa. Miksi emme pyrkisi tekemään työstä mielekkäämpää ja hyvinvointia tukevaa, jos se samalla nostaa tuottavuutta ja parantaa yhteistyötä.
Kokousten vähentämistä kannattaa tarkastella pakon ja hyödyllisyyden näkökulmasta. Mitkä kokoukset ovat välttämättömiä? Ja mitkä niistä kokouksista, joita ei ole pakko järjestää, ovat hyödyllisiä? Hyödyllisyyttä ei pitäisi tarkastella vain koollekutsujan näkökulmasta, vaan myös osallistujien näkökulmasta. Jos esimerkiksi kokous on koollekutsujalle tarpeellinen, jotta hän pysyy kartalla vaikkapa projektin etenemisestä, voidaan tämän tiedon saamiseen käyttää useita muitakin tapoja, jotka eivät sido esimerkiksi viiden ihmisen aikaa tunniksi. Tutkijat ovat sitä mieltä, että pakollisia ovat vain sellaiset kokoukset, joissa tarkastellaan tehtyä työtä esimeriksi reflektoiden tai selvennetään ja vahvistetaan jotakin, esimerkiksi käytäntöjä ja tiimin tavoitteita.
Mikäli kaipaat ajatteluapua kokousten tarkasteluun, ota ihmeessä yhteyttä, niin jutellaan lisää.
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi