Etätyössä työn itsenäisyys lisääntyy ja työntekijän itsensäjohtamistaidot nousevat entistä tärkeämpään rooliin. Kun etätyö mielletään oikein, niin oikeastaan kyse on vain yhdestä tavasta organisoida työtä. Saatan viedä nyt pohjan koko artikkelin otsikolta, mutta ehkä meidän ei tulisi edes puhua etätyöstä vaan miten suunnitella ja organisoida itseämme paremmin työssä.
Etätyötä tehdään lisääntyvässä määrin yhä useammissa organisaatioissa. Tuoreen DNA:n ja Taloustutkimuksen selvityksen mukaan 60 % vastaajista voi tehdä työtään etänä joko osan ajasta tai kokopäiväisesti. Valtaosalla ei ole vakiorytmiä; 85 % vastaajista kertoo tekevänsä etätyötä viikon aikana vaihtelevasti. Tämäkin kertoo siitä, että etätyö nähdään keinona suunnitella omaa työtä, työn tekemisen paikkoja ja ehkä myös aikoja fiksummin.
Miten sitten tulisi toimia, jotta fiksumpi ja tuotteliaampi työ olisi mahdollista yksilön kohdalla? Katsotaan ensin työssä onnistumisen lähtökohtia; millaisten asioiden tulisi toteutua, että työnsä voi hoitaa menestyksekkäästi.
Työssä onnistumisen lähtökohdat ovat mielestäni
- Selkeä tehtäväkuva ja tavoitteet
- Yhdessä sovitut toimintatavat vuorovaikutukselle ja yhteistyölle tiimissä
- Riittävä vapaus oman työn hoitamiseen (vapauden määrä riippuu toki työtehtävästä)
- Aktiivinen yhteydenpito muiden kanssa
- Riittävä tuki ja palaute työssä edistymisestä
- Tavoitteiden toteutumisen säännöllinen seuranta (huomattavasti useammin kuin kerran vuodessa kehityskeskustelussa)
Mieti muutaman minuutin ajan, miten hyvin edellä mainitut asiat toteutuvat tällä hetkellä sinun kohdallasi? Mitkä edellä mainituista osa-alueista ovat kunnossa? Voit vaikka antaa arvosanan 1-10 jokaiselle osa-alueelle (1 ollessa erittäin huono tilanne ja 10 ollessa erittäin hyvä tilanne).
Kaikkiin edellä olleisiin tekijöihin et voi vaikuttaa suoraan itse, mutta on toki paljon asioita, joita voit myös pohtia itsenäisesti. Tai pyytää esimiestäsi keskustelemaan niistä kanssasi. Alla muutamia vinkkejä edellä mainittujen parantamiseen.
Selkiytä ja kirkasta tavoitettasi
Mieti mikä on tehtäväkuvasi, millaisia työtehtäviä tai työvaiheita siihen kuuluu. Miten vuositavoitteesi on määritelty? Entä miten sinun työtäsi mitataan? On hyvä myös pohtia, mikä sinun mielestäsi on työssäsi tärkeintä.
Suunnittele työtäsi enemmän
Joidenkin selvitysten mukaan noin 70 prosenttia ihmisistä ei suunnittele työpäiväänsä vaan päivän aikana asioita tulee ja menee. On myös tutkimustuloksia siitä, miten päiväänsä suunnittelevat saavat paljon enemmän aikaan, vaikka kaikki suunniteltu ei tulisikaan tehdyksi.
Kannattaa miettiä, mitkä ovat päivän tärkeimmät tehtävät. Mitkä työt tulisi ainakin saada hoidettua, vaikka jotain muuta yllättävää tulisi päivän aikana eteen? Tärkeimmistä tehtävistä kannattaa aloittaa, jos mahdollista.
Tarkista usein, onko fokuksesi oikeissa asioissa
Silloin tällöin on hyvä pysähtyä tarkastelemaan käytätkö riittävästi aikaa tärkeimpiin asioihin. Joskus sähköposti tai muut viestivälineet tempaavat mukaansa ja huomaat ehkä vain reagoivasi sieltä ilmaantuviin hoidettaviin asioihin. Tärkeimpien asioiden ja niihin käyttämäsi energian määrää on hyvä tarkastella isossa kuvassa silloin tällöin, mutta päivittäisellä tasollakin voi olla hyvä pysähtyä hetkittäin tarkistamaan, millä mallilla päivän tärkeimmät prioriteetit ovat.
Vähennä informaatiokuormitusta
Suurten tietomäärien käsittely eri järjestelmissä ja välineissä lisää stressiä. Tampereeen yliopiston tekemässä tutkimuksessa löydettiin yhteys työskentelytapojen, digitaalisen työympäristön ja kuormittumisen välillä. Tutkimuksessa selvisi myös, että eniten vaikutusta on yksilöiden henkilökohtaisilla tavoilla ja odotuksilla.
Tutkimuksessa todettiinkin osuvasti, että aiheutamme itse itsellemme stressiä ja mielipahaa altistamalla itsemme useille eri digilaitteille yhtä aikaa. Kannattaakin siis pohtia, onko omia odotuksia ja käyttötottumuksia mahdollista säätää? Yleensä on myös hyvä ajatus avata työpaikalla keskustelua sähköpostin ja muiden välineiden käytön pelisäännöistä.
Yhteydenpito ja vuorovaikutus muiden kanssa
Harvalla meistä työ onnistuu nykypäivänä yksin, vaan tarvitsemme muita ihmisiä tai muut tarvitsevat meitä. Toimiva työyhteisö perustuu hyvälle vuorovaikutukselle. Vuorovaikutuksen laatu voidaan jakaa karkeasti kahteen: työhön liittyvään ja vapaamuotoiseen keskusteluun.
Työhön liittyvä keskustelu koskettelee työtehtäviä ja niiden hoitamista, se mahdollistaa yhteistyön sekä mahdollisten yhteisten tavoitteiden toteutumisen. Vapaamuotoinen vuorovaikutus taas edistää tutustumista muihin. Molempia taarvitaan luottamuksen rakentumiseen ja yhteenkuuluvuuden muodostumiseen.
Jokaisella meistä omalla toiminnallaan ja kommunikaatiollaan rakentaa työyhteisön ilmapiiriä. Mieti millainen on oma roolisi työilmapiirin rakentumisessa ja millainen sen haluaisit olevan. Pohdi myös, miten omalta osaltasi voit vaikuttaa työyhteisön vuorovaikutuksen ja yhteistyön kehittymiseen?
Reflektoi toimintatapojasi
Hyvä tapa omien toimintatapojen kehittämiseen on säännöllinen reflektointi. Hyvin helppo ja yksinkertainen työkalu säännölliseen oman toiminnan arviointiin on vastaaminen näihin kahteen kysymykseen joka päivän päätteeksi:
- Kolme tärkeintä onnistumista tänään?
- Mitkä kolme asiaa olisivat tehneet päivästäni paremman?
Photo by Brooke Lark on Unsplash