Millaista on tiimisi vuorovaikutus?
Istut hiljaisessa kotitoimistossasi. Kirjoitat viestin tiimin keskustelukanavaan, mutta tuntuu kuin huutaisit äänesi käheäksi tuuleen ja kuulet korkeintaan oman kaiun. Aistit ympärilläsi ihmisiä, mutta kukaan ei reagoi millään tavalla. Usein oletetaan, että jos tiimissä vuorovaikutus on toiminut hyvin toimistolla, se löytäisi helposti tavat keskustella yhtä saumattomasti myös virtuaalisesti. Joskus käy näin – toisinaan taas ei.
Määrittele vuorovaikutuskanavat
Toimivaan vuorovaikutukseen tarvitaan aina yhteisesti sovitut vuorovaikutuskanavat ja niihin pelisäännöt. Esihenkilö voi tuskailla sen suhteen, että kukaan ei keskustele, kun taas työntekijätasolla ei uskalleta kirjoittaa mitä sattuu, koska oletetaan sen olevan kiellettyä työkanavissa.
Ensin tulee laittaa lähtökohdat kuntoon:
- Missä käydään ajasta riippumaton keskustelu
- Missä reaaliaikainen keskustelu videopalavereiden ja puheluiden lisäksi
- Mikä on akuutti kanava, missä vain todella tärkeät työasiat
- Missä saa jutella mitä sattuu; iloita onnistumisista ja purkaa ahdistusta, jakaa hassuja kissavideoita ja käydä GIF-sotaa
Ihmiset ratkaisevat, ei tekniikka
Kuulin työyhteisöstä, jossa oli kokeiltu kolmea eri viestintäjärjestelmää, mutta mikään ei toiminut. Tekniikka ei korjaa ongelmaa, jos syy on syvemmällä tiimin toimintatavoissa. Vuorovaikutukseen tarvitaan aina vähintään kaksi – tiimissä useampi. Jos yksi huutelee, eikä muut vastaa, niin keskustelua ei synny. On aivan sama onko käytössä Teams, WhatsApp, Slack tai vaikka Facebook-ryhmä, jos siellä ei tapahdu mitään. Kurkataanpa siis seuraavaksi peiliin.
Avaatko itse keskustelua?
Jonkun pitää olla aina se ensimmäinen. Sitten joku lähtee mukaan ja vähitellen muutkin innostuvat. Kun porukassa on muutama aktiivinen, pöhinä on yleensä taattu. Jos koet, että keskustelun aloittaminen virtuaalisesti ei ole sinulle luontevaa, tee siitä itsellesi tavoite: yksi keskustelunaloitus viikossa ja rasti ruutuun, kun se on tehty. Näin olet tuonut jo oman merkittävän panoksesi työyhteisön vuorovaikutukseen.
Kyseletkö muilta kuulumisia?
Kahvihuoneessa toimistolla vaihdellaan kuulumisia luontevasti, mutta missä se nyt sitten virtuaalisesti tehdään? Nappaapa seuraavalla lyhyellä tauolla puhelin käteen ja kilauta työkaverille! Tai nakkaa chattiin lyhyt viesti, että miten sinun päiväsi on lähtenyt käyntiin. Ei se sen vaikeampaa ole.
Kerrotko miten sinulla menee?
Aina ei tarvitse kysellä kuulumisia, vaan voi myös kertoa kun omalle kohdalle tulee onnistuminen tai joku nyppii. Virtuaaliset kanavat toimivat tärkeänä vertaistukena työasioissa myös ajasta riippumatta. Ja tokihan voi kertoa kuulumisia myös työn ulkopuolelta. Fiilis nousee kohisten, kun perjantaina FriYAY-giffit hyppivät keskustelussa mukana.
Kommentoitko muiden keskustelunavauksiin?
Jos työkaveri tulee toimistolla sinua vastaan ja kertoo asian, niin todennäköisesti vastaat hänelle jotain. Mieti aina tilanteet samoin kuin ne tapahtuisivat fyysisesti. Jättäisitkö vastaamatta työkaverille, jos sama asia kerrottaisiin sinulle naamatusten? Tuskin. Muista siis aina kommentoida – tilanteen vaatimalla tavalla.
Laitatko peukun, emojin tai giffin ilmaistaksesi, että olet huomannut viestin?
Aina kommentin kirjoittaminen ei kuitenkaan ole tarpeellista. Useissa organisaatioissa onkin hyvänä käytäntönä, että kun on lukenut viestin, kuittaa sen peukulla, sydämellä tai vastaavalla kanavaan sopivalla tavalla. Tällöin viestin kirjoittaja tietää, kenet kaikki viesti on tavoittanut.
Vuorovaikutus vaatii siis aktiivisuutta meiltä jokaiselta. Mitäpä, jos seuraavassa tiimipalaverissa otettaisiinkin hetki näiden asioiden miettimiseen ja pistettäisiin sitten keskustelu soljumaan.
Toimiva virtuaalivuorovaikutus
Lopuksi vielä seitsemän vinkkiä toimivaan virtuaalivuorovaikutukseen. Jos jokainen tiimin jäsen kiinnittää huomiota muistilistan kohtiin, ollaan virtuaalivuorovaikutuksessa jo pitkällä.
- Määrittele viestintäkanavat
- Sovi pelisäännöt
- Tee keskustelunaloituksia
- Kysy kuulumisia
- Kerro omia kuulumisia
- Kommentoi muiden aloituksiin
- Kuittaa viesti luetuksi esim. tykkäämällä
Milloin sinä kysyit työkaverilta kuulumisia tai teit keskustelunaloituksen?
Onko teidän tiimissä tarvetta parantaa vuorovaikutusta? Ota yhteyttä , niin räätälöidään juuri teille sopiva vuorovaikutukseen liittyvä valmennuskokonaisuus.
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Sanna-Riikka Valtonen
Sanna-Riikka on johtamisen ja tiimityön supernainen, jolla on yli 10 vuoden kokemus johtamisesta vähittäiskaupassa sekä työskentelystä kansainvälisessä tiimissä. Sanna-Riikalla on vahva liiketoimintaosaaminen yhdistettynä valmennuskokemukseen niin johtajuus-, vuorovaikutus- kuin myyntitaidoissakin. Erityisosaamisalueena vuorotyön johtaminen.