Perehdyttäminen tuottaa päänvaivaa hajautetuissa organisaatioissa: miten saan uuden asiantuntijan mukaan tiimin toimintaan, kun itse istun esimiehenä eri paikkakunnalla. Perehdyttämisvaihetta helpottaa, jos organisaatiossa on kunnollinen perehdytysprosessi käytössä. Jo sitä noudattamalla pääsee pitkälle. Etätiimissä kannattaa silti huomioida muutamia asioita, joita olen käsitellyt tässä artikkelissa.
Tee tutustuminen tiimiin ja organisaatioon helpoksi
Uusi työntekijä kannattaa kutsua paikalle pääkonttorille ensimmäiseksi päiväksi tai jopa viikoksi, jos se suinkin on mahdollista. Vaihtoehtoisesti esimies voi toki matkustaa ottamaan uuden henkilön vastaan sinne, missä hänen toimipisteensä tulee jatkossa sijaitsemaan. Mikäli toisen paikkakunnan toimipiste on kovin pieni, on todennäköisesti parempi ajatus kutsua uusi työntekijä pääkonttorille, jossa on mahdollisuus tavata enemmän ihmisiä ja jossa muutenkin tapahtuu enemmän. Siellä uusi henkilö pääsee paremmin aistimaan organisaation kulttuuria ja talon tapoja.
Aina ei matkustamiseen ole mahdollisuutta, joten jos otat uuden tiimin jäsenen vastaan etänä, kannattaa heti aamuun sopia ainakin parin tunnin etäpalaveri videoyhteyttä hyödyntäen. Kasvojen näkeminen tuo helpommin kokemuksen kohtaamisesta ja siinä päästään samalla jo tutustumaan puolin ja toisin vähän enemmän. Järjestä joku toisessa toimipisteessä ottamaan uusi henkilö vastaan sekä esittelemään hänelle siellä paikat. Voi olla hyvä ajatus kuitenkin ensin aloittaa yhteisellä palaverilla ja katsoa fyysiset tilat vasta sen jälkeen. Jos toimipiste on kovin pieni, mieti voisitko tehdä jonkinlaisen videokierroksen pääkonttorilla tai muussa isommassa toimipisteessä, jotta talo tulee tutuksi. Videokierros voi olla reaaliaikainen esittely tai pieniä videoklippejä.
Sama pätee ihmisiin. Pyri jo ensimmäisen päivän aikana esittelemään uudelle henkilölle myös muu tiimi, joko livenä tai videopalaverissa. Ja se video on tässä kyllä aika ehdoton sen tutustumisen näkökulmasta. Mikäli teillä ei ole mahdollisuutta pitää yhteistä videopalaveria, jossa jokainen voi vuorollaan esittäytyä, voisit ehdottaa tiimille, että jokainen tekee lyhyen videon ja kertoo hieman itsestään, työtehtävästään ja osaamisestaan. Kaiken edellä mainitun tavoitteena on, että henkilö tutustuu esimieheen ja lähimpiin työkavereihin sekä tunnistaa heidät seuraavankin kerran tavatessaan sekä alkaa sitoutua organisaatioon. Jos syystä tai toisesta tiimin yhteinen videopalaveri tai henkilökohtaiset esittelyvideot eivät onnistu, pyydä jokaista tiimin jäsentä kirjoittamaan itsestään yhden powerpoint-dian esittely kuvalla varustettuna. Jokaiselle on kiinnostavaa, keitä lähikollegat ovat.
Tee sosiaaliset ja ammatilliset odotukset selväksi
Mitä selkeämpi käsitys henkilöllä on omasta työstään, siihen kuuluvista tehtävistä ja vastuista sekä siitä, mitä häneltä työssään odotetaan, sen nopeammin hän pääsee uudessa tehtävässään liikkeelle. Tee mahdollisimman selväksi odotukset työssä ja miten työssä onnistumista tai edistymistä arvioidaan. Kerro myös, mitä odotat henkilöltä osana tiimiä, kuinka tiimissä toimitaan ja millaisten sosiaalisten normien (esimerkiksi pelisääntöjen) mukaan yhteistyötä tehdään. Käy läpi myös eri välineet ja järjestelmät, joita yhteistyöhön ja kommunikointiin hyödynnetään ja kerro eri välineiden roolista sisäisessä ja mahdollisessa ulkoisessa yhteistyössä. Henkilökohtaiset tavoitteet kannattaa asettaa yhdessä heti alkuvaiheessa läpi ja hyvä on todeta myös tiimin yhteiset tavoitteet.
Kerro myös miten perehdytysvaihe etenee, sisältyykö siihen koulutuksia, kenen kanssa olet sopinut mahdollisia tapaamisia uuden henkilön kalenteriin ja kuinka usein käytte alkuvaiheessa yhdessä läpi asioita. Työsuhteen alussa on hyvä pitää niin sanottuja kahdenkeskisiä kesusteluita (tai one-to-one -keskusteluita) tiiviimmin, esimerkiksi kerran viikossa. Kerro myös, miten työtä arvioidaan ensimmäisten kuukausien aikana ja miten, tai mistä henkilö saa tarvittaessa tukea ja apua työssään.
Odotusten läpikäymisen jälkeen kannattaa vielä varmistaa, että tehtävät ja järjestelmät on ymmärretty ja että ymmärrätte työn tavoitteet samalla tavalla.
Tee uuden henkilön olo mahdollisimman kotoisaksi
Henkilö, jolla on aiempaa kokemusta hajautetusta tiimistä, solahtaa todennäköisesti helpommin mukaan uuteen organisaatioon. Mikäli hän ei ole aiemmin ollut vastaavassa tilanteessa, voi etäisyys muusta tiimistä ja esimiehestä tuntua aluksi oudolta, ehkä jopa yksinäiseltä tai ulkopuoliselta. Tai jos toisessa toimipisteessä on paljon muita, hän tutustuu ehkä paremmin heihin ja varsinainen tiimi tai osasto jää vieraammaksi. Ota uusi henkilö aktiivisesti mukaan palavereihin ja esittele hänet muille tiimin jäsenille sekä muille ihmisille tarpeen mukaan organisaatiossa. Voit sopia hänelle valmiiksi jo ennen aloittamispäivää lyhyitä tutustumispalavereja työn kannalta keskeisten henkilöiden kanssa. Kerro näille henkilöille, mistä odotat heidän erityisesti kertovan uudelle työntekijälle. Auta uutta ihmistä myös verkostoitumaan uudessa työssä sekä luomaan kontakteja tärkeimpiin henkilöihin. Voit myös kertoa mihin kysymyksiin keneltäkin saa vastauksia.
Sen lisäksi, että itse olet tukena ja tarvittaessa vastaamassa kysymyksiin, voi olla kiva idea nimetä hänelle tiimistä myös oma mentori tai kummi, jonka tehtävänä on olla apuna ja tukena peretymisvaiheessa. On hyvä varmistaa, että uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi ja toivotuksi osaksi tiimiä, jotta luottamus, arvostus ja avoimuus voivat lähteä rakentumaan.
Ennen varsinaisen perehdytyksen alkamista
Etätiimin jäsenen voi toivottaa tervetulleeksi jo etukäteen muutamalla melko yksinkertaisella asialla. Voit lähettää tervetulosähköpostin henkilölle esimerkiksi viikkoa ennen aloitusta, jossa kerrot perehdytyksen ohjelman ja aikataulun ensimmäisille työpäiville ja ehkä jopa viikoille. Aikataulu ja ohjelma auttavat henkisessä valmistautumisessa sekä saavat henkilön kokemaan itsensä odotetuksi. Tervetuloviestissä voi olla myös erimerkiksi johdon ja henkilöstöosaston yhteystiedot, visio ja arvot, toimintaohjeita tai jopa yhteys intranettiin, jolloin uusi työntekijä pääsee jo etukäteen tutustumaan hieman organisaation kulttuuriin. Viesti voi sisältää myös ne tärkeimmät kysymykset, joihin uudet työntekijät tyypillisesti haluavat vastauksia. Kuten yhteyshenkilöt työsuhteeseen liittyvissä asioissa, milloin hän saa tietokoneen ja puhelimen sekä muut työssä tarvittavat laitteet, tietoa työsuhde-eduista ja niin edelleen.
Hauska idea voi olla myös lähettää uudelle työntekijälle jonkinlainen tervetuloa tiimiin -paketti postitse, johon voit kerätä tilanteeseen sopivaa tavaraa. Helposti lähetettäviä tavaroita ovat esimerkiksi organisaation logolla varustettu kynä ja muistikirja. Mikäli varastosta löytyy muuta sopivaa tavaraa, kuten brändätty kahvimuki, t-paita, heijastin tai muuta vastaavaa, voivat ne olla kiva lisä.
Varo liiallista tietotulvaa
Otathan huomioon, että vaikka kerrottavaa uudelle työntekijälle on paljon ja haluaisit saada hänet mahdollisimman nopeasti kartalle ja vauhtiin uudessa tehtävässä, kannattaa olla varovainen tiedon määrän kanssa. Erityisesti tilanteessa, jossa perehdytys tehdään etäyhteyksin, on riski informaatioylikuormaan suuri. Pyri jaksottamaan tietomäärää eri päiville. Jos henkilöllä ei ole mahdollisuutta tutustua uusiin ihmisiin ja toimitiloihin, kannattaa myös pyrkiä siihen, että laitteet on valmiina henkilöllä jo ensimmäisenä päivänä ja niihin on asennettu kaikki työssä tarvittavat ohjelmat ja järjestelmät. Muista että perehdytys on prosessi, ei tapahtuma. Siksi hyvä suunnitelma auttaa sekä sinua että uutta työntekijää pääsemään mukaan tiimin toimintaan ja alkuun tehtävässään. Varaa kalenteriin valmiiksi jo tsekkauspalaverit, joissa voitte kerrata asioita ja katsoa miten henkilö on päässyt käyntiin.
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi