Esimiehen näkökulmasta hajautetussa tiimissä ei useinkaan haasteena ole ne aktiiviset ja oma-aloitteiset tiimin jäsenet, jotka osallistuvat yhteiseen tekemiseen ja pitävät säännöllisesti yhteyttä. Päänvaivaa monelle esimiehelle aiheuttaa se, miten etäisyydestä huolimatta saada ne hiljaiset ja vetäytyvät vedettyä paremmin mukaan tiimiin.
Tässä blogiartikkelissa on muutamia ideoita ja ajatuksia tiimin jäsenten aktivointiin ja osallistamiseen.
Perusta tiimille yhteinen keskusteluryhmä
Voit hyödyntää WhatsAppia, Skypen ryhmäviestejä, Teamsin keskusteluosiota, Slackia tai jotain muuta kanavaa, jonka otat käyttöön ryhmän yhteisenä keskustelukanavana. Näiden niin sanottujen pikaviestimien etuna on se, että ne koetaan epävirallisemmiksi ja vapaamuotoisemmiksi kanaviksi keskustella työstä.
Voi olla hyvä ajatus ottaa keskustelukanava käyttöön jonkin työhön liittyvän projektin tai tapahtuman yhteydessä, jotta jokainen todella ottaisi sen käyttöön ja aloittaisi keskustelun tai ainakin keskustelun seuraamisen.
Yhteinen keskusteluryhmä lisää avoimuutta ja tunnetta siitä, että tieto on kaikkien saatavilla ja jokaisella on mahdollisuus osallistua keskusteluun. Pikaviestikeskustelu voi olla myös helpompi tapa osallistua keskusteluun niille, jotka ovat etäpalavereissa hiljaa, koska toisille kirjallinen ilmaisu on luontevampaa.
Ulkopuoliseksi jääneen roolin vahvistaminen
Ajoittain voi olla tarpeen käydä tiimin jäsenten roolit ja osaamisalueet yhdessä läpi ja vahvistaa jokaisen roolia tiimissä. Muusta tiimistä erillään olevalle jäsenelle voi myös miettiä aktiivisempaa roolia muun tiimin tukemisessa tai jonkin osa-alueen asiantuntijana.
Toiset ovat kokeneet hyväksi ideaksi myös ns. supersankarikorttien tekemisen tiimin jäsenistä. Jokainen tiimin jäsen esitellään kortin avulla, jossa on esimerkiksi kuva (oikea tai jokin sarjakuvahaho), osaamisalueet ja tärkeimmät vahvuudet tiimin työn näkökulmasta.
Työparit ja niiden kierrättäminen
Työpareissa työskentely mahdollistaa tiimin jäsenten tutustumisen paremmin toisiin. Työparit ovat yleisesti käytetty menetelmä hajautetuissa tiimeissä tutustumiseen ja luottamuksen rakentamiseen ihmisten välille.
Työpareja kannattaa kierrättää, jotta tiimistä erilleen jääneet tutustuvat mahdollisimman moneen tiimissä. Mikäli työn sisältö ei tarjoa luontevasti mahdollisuutta jakaa tiimin jäseniä työpareihin, voidaan työpareja hyödyntää toimintatapojen ja tiimihengen kehittämisessa. Voit esimerkiksi jakaa tiimin pareihin miettimään, mitkä toimintatavat kaipaisivat erityisesti kehittämistä tai millaisten asioiden tekemisestä tiimi voisi kokonaan luopua.
Tiedon kerääjän rooli
Ulkopuoliseksi jääneen tiimin jäsenen voi myös valjastaa keräämään tietoa jostakin työhön liittyvästä tärkeästä asiasta. Tällaisen niin kutsutun data miner -roolin kautta henkilö saa mielenkiintoisen vastuun jonkin kokonaisuuden hallinnasta ja mahdollisuuden ehkä kasvattaa omaa asiantuntemustaan. Tehtävä edellyttää myös keskustelua kaikkien tiimiläisten kanssa sekä mahdollistaa oman näkemyksen ja panoksen tuomisen koko tiimin käyttöön. Mikäli työ on sellaista, että tällaisen roolin luominen on mahdollista, voi se olla hyvinkin motivoivaa ja siten edesauttaa eristynyttä tiimin jäsentä hitsautumaan paremmin tiimin toimintaan mukaan.
Suunnitelmallinen yhteydenpito
Usein erillisyys ja ulkopuoliseksi jääminen johtuu vähäisestä sekä asia- ja tehtäväkeskeisemmäksi muuttuneesta vuorovaikutuksesta. Etäällä olevat saattavat myös kokea olevansa pimennossa: he eivät saa kaikkea tietoa tai kuulevat asioista aina viimeisenä. On tärkeää pitää etäällä oleviin säännöllisesti yhteyttä.
Tiimipalaverien ohella on tärkeää, että on myös kahdenkeskisiä keskusteluita. Uutena esimiehenä voi viedä aikaa, ennen kuin luottamuksellinen suhde tiimin jäsenten kanssa syntyy. Alkuun kaiken kerrotaan olevan hyvin, mutta kun pikku hiljaa opitaan tuntemaan ja esimies on kiinnostunut tiimiläisten kuulumisista, alkaa keskustelu muuttua avoimemmaksi ja myös ongelmat uskalletaan nostaa esille.
Tiimiläisten osaamisen ja vahvuuksien tunnistaminen
Esimiehenä on todella tärkeää tuntea kaikkien vahvuudet ja osaaminen. Aktiivisten tiimiläisten kohdalla nämä asiat tulevat helpommin näkyväksi. Erillään olevien ja eristäytyvien tiimin jäsenten kohdalla asia saattaa kaivata yhteisiä keskusteluita. Esimiehen on selvitettävä, mitä henkilö osaa, millaisista asioista hän motivoituu, mitä henkilö itse pitää vahvuuksinaan työtehtävien näkökulmasta, sekä nähdä näiden vahvuuksien arvo työn ja tiimin näkökulmasta. Osaamisen ja vahvuuksien tunnistamisella voi vaikuttaa tehtävän antoon, antaa tiimin jäsenelle innostavia ja sopivan haastavia tehtäviä sekä tarjota myös mahdollisuus loistaa.
Kiertävät puheenjohtajan ja sihteerin tehtävät
Tiiimipalavereissa on monenlaisia mahdollisuuksia aktivoida ja osallistaa tiimin jäseniä. Turhan usein se kuitenkin rajoittuu siihen, että osa tiimistä keskustelee asioista ääneen. Antamalla jokaiselle tärkeistä aiheista puheenvuoro mahdollistetaan kaikkien äänen kuuluville saaminen. Ajatusten kirjaaminen näkyville muistiinpanot-sivulle tai yhteiseen jaettavaan dokumenttiin (esim. OneNote tai GoogleDocs), siellä asioista äänestäminen sekä isossa tiimissä osallistujien jakaminen pienempiin keskusteluryhmiin palaverien aikana tai palaverien välillä ovat hyviä keinoja lisätä osallistumista. Kannattaa kierrättää myös puheenjohtajan ja sihteerin tehtäviä, jotta jokainen tiimissä pääsee osallistumaan ja näkee myös, mitä näiden tehtävien hoitaminen edellyttää.
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi
Kaipaatko työkaluja esimiestyöhön ja johtamiseen?
Tutustu Hyvän johtamisen työkalupakkiin
Artikkelikuva: Andrew Neel