Liian monta kertaa olen kesälomien kynnyksellä kuullut kommentin, että pitää saada hommat äkkiä valmiiksi ennen kesälomia. Moni on ironisestikin sanonut somekeskusteluissa, että sitten lomien jälkeen on se aika, kun täytyy nopeasti saada aikaan juttuja, koska ollaan juuri kuukausi lomailtu. Puolessa välissä syksyä todetaan, ettei tänä vuonna enää muuta ehditä ja jouluksi yritetään jälleen saada maailma valmiiksi.
Miksi luomme organisaatioissa itsellemme tällaisen toimintamallin? Tosiasiassa tällaisesta tekemisestä jää hyvin tempoileva kuva, jossa keskitytään vain lyhyen aikavälin tavoitteisiin ja iso kuva hämärtyy. Tällaiset kommentit saavat väistämättä ajattelemaan, että homma ei ole kyseissä organisaatiossa oikein hallussa; suunnittelu on jäänyt tekemättä tai suunnitelmat unohdettu hihojen käärimisen jälkeen tai asioita ei osata ennakoida lainkaan.
Tutkimustenkin mukaan tosiasia on, että arvioimme aina aikataulumme ja resurssimme liian objektiivisesti. Haalimme lisää hommaa ja lupaamme panoksemme liian moneen asiaan, koska uskomme vilpittömästi siihen, että kykenemme. Sama tauti taitaa vaivata organisaatioita. Organisaatioiden ongelmana on myös, että lupaajia on useampi kuin yksi, eikä todelliset resurssit ole ehkä kovin kirkkaasti selvillä siinä vaiheessa, kun lupauksia tehdään.
Mikä siis neuvoksi? Onko utopiaa ajatella, että voisimme organisaatiossa toimia toisin. Että hyvä tekemisen meininki toteutuu, vaikkei jatkuvasti yritetä tehdä enemmän kuin todellisuudessa on mahdollista. Että syntyy laadukasta jälkeä, joka näkyy myös viivan alla, vaikka pyritään suunnittelemaan vähemmän, mutta toteuttamaan paremmin. Tässä pohdintoja siihen, miten tilannetta voisi korjata.
Ennakoiva toimintatapa on varautumista tulevaan
Usealla meistä on paha tapa tehdä suunnitelma ja kuvitella, että homma etenee suoraviivaisesti lähtötilanteesta maaliin saakka. Todellisuudessa aika harva asia etenee näin. Muistelen kuulleeni joskus nyrkkisäännön it-alalta, että ensimmäiseen arvioon projektiaikataulusta lisätään aina kaksin- tai kolminkertainan määrä tunteja. Törmäsin netissä myös häkellyttävään tulokseen siitä, että it-projekteissa 43 % tapauksista projektin tavoitteet eivät toteutuneet: esimerkiksi aikataulu ei pitänyt tai budjetti ylittyi.
Ennakointi on siis varautumista tulevaan. Emme todennäköisesti pysty ennakoimaan kaikkia mahdollisia ongelmia, mutta voimme ennakoida, että jotain mutkia matkaan varmasti tulee, ja varautua siihen.
Ennakointi on myös sitä, että arvostamme omaa ja muiden aikaa. Selvitämme prioriteetit, keskustelemme suunnitelmista yhdessä, pyrimme muodostamaan resursseista mahdollisimman realistisen kuvan ja asetamme kunnianhimoisia, mutta silti järkeviä tavoitteita. Ennakointiin kuuluu siis myös halu kehittää yhteistä ymmärrystä asioista.
Ennakoivan ja proaktiivisen toiminnan muistilista
- Reflektoi: mikä meni hyvin, missä oli parantamisen varaa? Entä kuinka lähelle arvio ajankäytöstä ja muista tarvittavista resursseista osui?
- Arvioi nykyisiä toimintatapoja kehittyäksesi: missä yleensä ilmenee tekemisen pullonkaulat? Missä tilanteissa ongelmat tyypillisesti esiintyvät?
- Ennakoi mahdolliset ongelmat: miettikää, mikä kaikki voisi mennä pieleen
- Omaksu ratkaisukeskeinen asenne: ongelman toteamisen jälkeen, miettikää vaihtoehtoisia ratkaisumalleja
- Älä odota deadlineja: tee asiat hyvissä ajoin ennakkoon, jos mahdollista. Näin jää paremmin tilaa myös yllätyksille.
- Tunnista prioriteetit: mitkä asiat ovat tulosten kannalta tärkeimpiä?
- Keskity olennaiseen: kuluuko aikaa pienten asioiden hinkkaamiseen tai säätämiseen? Tarkista, että käytätte riittävästi aikaa olenaisten asioiden ympärillä.
- Hylkää toimimattomat käytännöt: jos joku ei toimi, kokeilkaa jotain muuta
- Ennakoi ja pysy ajan tasalla: huolehdi ihmisten osaamisesta ja pidä porukka ajan tasalla.
- Automatisoi rutiinitehtävät: pyri mahdollisimman vähäiseen byrokratiaan ja automatisoi kaikki, minkä voit.
Ennakoinnin merkitys korostuu, kun johdetaan ihmisiä etäältä ja tehdään työtä hajautetusti. Kannattaa siis kehittää omaa ja tiimin ennakointitaitoja.
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi