Kävin Work Goes Happy -työhyvinvointitapahtumassa puhumassa etätyön tulevaisuusta. Millaiset tekijät siihen vaikuttavat ja mitä kannattaa ottaa huomioon? Tässä minun näkökulmani etätyön tulevaisuuteen.
Millaiset asiat etätyöhön vaikuttavat?
Etätyöhön vaikuttavia muutosvoimia, trendejä ja ilmiöitä on useita. Muutosvoimista voidaan mainita ainakin viestintä- ja liikenneteknologian nopea kehitys, kestävä kehitys sekä ekologisuus ja ilmastonmuutos. Yhä nopeammat yhteydet ja vauhdilla kehittyvät yhteydenpidon ja yhteistyön mahdollistavat välineet helpottavat etätyötä sekä mahdollistava työyhteisön toiminnan etäisyyksistä huolimatta.
Kestävä kehitys pyrkii huomioimaan sen, ettei pyritä enää mahdollisimman nopeaan maksimaaliseen tuottoon vaan pitkäjänteiseen menestymiseen, joka ei tapahdu resurssien kustannuksella. Vaikka henkilöstöstä ei koskaan pitäisi puhua pelkkänä resurssina, se käytännössä on yhä useamman organisaation tärkeä voimavara ja sen jaksamisesta ja hyvinvoinnista, osaamista unohtamatta, on pidettävä huolta. Uskon, että pitkässä juoksussa kaikki voittavat organisaation noudattaessa kestävän kehityksen periaatteita.
Ekologisuuden ja ilmastonmuutoksen näkökulmasta etätyön ansiosta matkustaminen kodin ja työpaikan väliä vähenee. Etätyön myötä organisaatiot oppivat myös entistä paremmin kommunikoimaan ja tekemään yhteistyötä digitaalisesti, joten ehkä muunkinlainen matkustustarve vähenee. Etätyö on lisännyt hiljalleen myös paperittomia toimistoja. Työn muuttuessa liikkuvammaksi paperit ja mapit on järkevää siirtää sähköiseen muotoon, sillä ison materiaalimäärän raahaaminen käy raskaaksi. Etätyön lisääntyessä toimitilojen tarve vähenee, jolloin tarvitaan myös vähemmän kalusteita ja muuta materiaa. Etätyön vaikutukset hiilijalanjälkeen ovat siis moninaiset.
Lisäksi etätyön lisääntymiseen vaikuttaa se, että vapaa-ajan arvostus kasvaa sekä jo pidempään pinnalla ollut hyvinvoinnin trendi. Etätyö mahdollistaa työn ja muun elämän sovittamisen yhteen paremmin. Lisäksi etätyöpäivänä työpaikalle siirtyminen jää pois, jolloin tämän ajan voi käyttää muuhun. Jo yksi etätyöpäivä viikossa antaa helposti tunnin tai parikin enemmän aikaa perheen kanssa, liikuntaan tai muuhun palauttavaan toimintaan.
Etätyö on globaali ilmiö
Etätyö ei ole pelkästään suomalainen ilmiö, vaan sitä tehdään globaalisti. Eri maissa etätyö ilmenee kenties hieman eri tavoin ja termejä käytetään myös kirjavasti. Amerikkalainen viime aikainen tutkimustieto kertoo, että 79 prosenttia tietotyötä tekevistä etätyötä osittain. Suomessa tällä hetkellä viimeisin tieto kertoo, että vuonna 2016 32 prosenttia teki etätöitä ainakin satunnaisesti. Eri toimialojen omat tutkimukset ovat raportineet etätyön jatkuvasta kasvusta, joten todennäköisesti tämän hetken tilanne Suomessakin on vuoden 2016 tilannetta suurempi. Amerikassa kävi tutkimuksessa myös ilmi, että jopa 60 % vaihtaisi työtä kokonaan etänä tehtävään, mikäli palkka olisi sama. Etätyön arvostus on siis suurta.
Etätyö lisääntyy tällä hetkellä, koska työntekijät vaativat sitä. Myös organisaatioissa ja työtehtävissä, joissa on perinteisesti ajateltu, ettei etätyö ole mahdollista. Kohtaamme yhä useammassa asiakasorganisaatiossamme tilanteen, että organisaatioiden on miettittävä, miten etätyömahdollisuus voidaan järjestää. Nuoret työelämässä käytännössä odottavat, että etätyö on mahdollista. Etätyö voidaan nähdä myös mahdollisuutena iäkkäiden jatkaa työelämässä pidempään ja monissa ikäjohtamisen hankkeissa tämä onkin huomioitu.
Pirstaleinen ja kova työelämä vaatii vastapainoa
Monen työ on hektistä, paljon asioita käynnissä samanaikaisesti, paljon nopeita muutoksia ja päivät täyttyvät monenlaisista keskeytyksistä. Työ on kovin pirstaleista ja keskittyneen työskentelyn väheneminen on tosiasia. Käynnissä oleva muutos avoimiin työtiloihin ei monen kohdalla helpota tätä muutosta.
Vapaa-ajan arvostuksen kasvamisen myötä yhä useampi tekee työn suhteen aitoja valintoja. Liikkuvuus saattaakin yhä enemmän muuttua tarveperustaisesta arvo- ja tunneperustaiseksi. Työpaikan valintaan yhä useamman kohdalla vaikuttavat jouston ja etätyön mahdollisudet. Parhaimmillaan valinnan vapaus ja liikkuvuus mahdollistaa paremman elämänhallinnan sekä edistää palautumista. Työnantajan näkökulmasta etätyö mahdollistaa motivoituneen ja hyvinvoivan henkilöstön, joka haluaa antaa parhaan panoksensa työlle, kunhan saa vastavuoroisesti vapauden valita missä työn hoitaa.
Digitaalisuus paradoksaalisesti lisää läsnäolon tarvetta
Yhä digitaalisemmaksi muuttuvassa maailmassa läsnäolon tarve lisääntyy. Laurean trendikatsauksessa ennakoidaan, että fyysisen läsnäolon arovstus lisääntyy ja se näkyy digitaalisten laitteiden käytön vähenemisenä. Yhä useampi meistä haluaa välillä olla täysin offline.
Työn tekemisen näkökulmasta digitaalisuus tarjoaa paljon mahdollisuuksia olla läsnä kollegoille ja työyhteisölle etäisyydestä huolimatta. Toistaalta on siis myös opeteltava, miten olla läsnä toisille välineiden kautta, miten mahdollistaa yhteinen kohtaaminen, keskustelu ja ajatustenvaihto niin kuin oltaisiin samalla toimistolla.
Vapaus lisää vastuunottoa ja tunnollisuutta
Vaikka alkuun organisaatioissa pohdittiin, miten valvoa työntekijöitä etänä, on tosiasia kuitenkin se, että valtaosa työntekijöistä haluaa tehdä työnsä mahdollisimman hyvin. On toki organisaatiokulttuurista lähtevä asia, miten etätyö mielletään. Usein on aiheellista myös käydä keskustelua siitä, mikä etätyön rooli on. Pääasiassa esimiehet kuitenkin ovat etätyön yleistyessä todenneet, että etätyön väärinkäytösten sijaan suurempi haaste on valvoa sitä, että ihmiset eivät polta itseään loppuun. Vapaus lisää vastuunottoa ja tunnollisuutta ja moni kertookin tekevänsä etätyöpäivänä työnsä jopa tunnollisemmin verrattuna toimistopäivään.
Vapauden seurauksena työn itsenäisyys lisääntyy ja toisaalta työntekijät tarvitsevat hyviä itsensä johtamisen taitoja, mutta toisaalta organisaatioissa on pyrittävä myös pois supertehokkuuden vaatimuksesta. Aivotutkimuksenkin perusteella on todettu, että kukaan ei voi suorittaa 100 prosentin tehokkuudella jatkuvasti. Laadukas ajattelu ja ongelmanratkaisu edellyttävät ajatelehtimista ja jopa joutilasta aikaa. Mikäli organisaatiossa keskustelu kuitenkin pyörii jatkuvasti kiireen ja tehokkuuden ympärillä, on suuri riski, että työntekijät uupuvat. On siis vaalittava hyvinvointia, opeteltava yhdessä vetämään omia rajoja – kuitenkin siten, että yhteiset pyrkimykset saavutetaan.
Teknologia mahdollistaa uudenlaisia yhteistyömuotoja
Yhteistyön mahdollistavat välineet kehittyvät vauhdilla. Osa organisaatioista on vasta opetellut hyödyntämään Skype for Businessta, Sharepointia ja muita digitaalisia työkaluja, kun jo pitäisi siirtyä Microsoft Teamsiin. Teams onkin ensimmäinen aidommin digitaalinen työympäristö, jossa yhdessä paikassa voit tehdä paljon erilaisia asioita, ja jonka ominaisuuksia monipuolisesti hyödyntämällä voit vähentää käytössä olevien välineiden kirjoa.
Tosiasia kuitenkin on, että välineet kehittyvät vauhdilla. Emme tiedä, millaisia välineitä käytämme viiden vuoden päästä. Nyt jo löytyy erilaisia sovelluksia kokoustamiseen ja yhteistyöhön, jotka pohjaavat virtuaalitodellisuuteen. Näemmekin toisemme virtuaalisessa kokoustilassa avatarina, kuulemme muiden äänet sieltä suunnasta, jossa he istuvat ja voimme kirjoittaa tai liimata post it -lappuja virtuaaliselle valkotaululle. Virtuaalitodellisuus sekä lisätty todellisuus tulevat jollain aikajänteellä todennäköisesti myös etätiimien avuksi.
Meidän yksilöiden näkökulmasta tämä on toisaalta hienoa, että pystymme paremmin kohtaamaan ja olemaan läsnä toisillemme, vaikka emme maantieteellisesti samassa paikassa olisikaan. Toisaalta se kuitenkin edellyttää meiltä kaikilta uteliaisuutta tutustua uusiin välineisiin ja valmiutta kokeilla uusia välineitä ja oppia uutta. Tällä muutosvauhdilla se saattaa uuvuuttaa itseään ketteränä ja uudistumishaluisenakin pitävän henkilön. Uuden oppimiseen ja uteliaisuuden säilyttämiseen suosittelen avointa mieltä: älä sano millekään ehdottomasti ei, lähtekää yhdessä työyhteisön kanssa kokeilemaan tai hyödyntäkää joukkoälyä ja kysykää ensin omilta verkosoilta, minkä muut ovat kokeneet hyödyllisimmäksi jossakin tietyssä välineessä. Yhdessä opetellen se tapahtuu helpommin. Ja tärkeää on toki muistaa, ettei liian montaa uutta välinettä kerralla, ja vanhoista pitää pystyä luopumaan. Muuten taakka kasvaa liian suureksi.
Mitä kristallipallosta siis löytyikään?
Yhteenvetona edellisistä voitaneen todeta, että etätyön tulevaisuudessa näemme kenties ja toivottavasti näitä asioita
- etätyö nähdään yhtenä tapana organisoida työtä
- se mahdollistaa ihmisten rekrytoinnin sijainnista riippumatta
- liikkuminen työn takia muuttuu arvo- ja tunneperustaiseksi
- inhimillinen kontakti ja hyvä johtaminen korostuu
- teknologinen kehitys tuo täysin uudenlaisia yhteistyömuotoja etätiimien käyttöön
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi
Artikkelikuva: