Lähes jokainen meistä tekee työnsä nykyisin ainakin jossain määrin yhdessä muiden kanssa. Tekemisemme on riippuvuussuhteessa muiden tekemiseen. Työkaverin tekemiseen vaikuttaa se, milloin minä saan oman osani hoidettua ja toisaalta minä joudun ehkä odottelemaan, että kollega hoitaisi oman työvaiheensa, jotta minä voin jatkaa siitä eteenpäin.
Monipaikkaisen työn yleistyttyä työn itsenäisyys on lisääntynyt. Se edellyttää hyvää itsensä johtamista. Tärkeää onkin, että osaan priorisoida ja aikatauluttaa omaa työtäni. Hyvä yhteistyö monipaikkaisessa tiimissä tarkoittaa siis sitä, että osaamme huomioida oman työmme osana kokonaisuutta. Riippuvuussuhteet vaikuttavat sekä siihen, miten minä voin hoitaa oman työni että siihen kuinka hyvin yhteistyö sujuu.
Monipaikkaisuus vaikuttaa myös vuorovaikutuksen ja viestinnän määrään sekä tuo omat lisähaasteensa viestintään ja sen toimivuuteen. Sujuvan yhteistyön lisäämiseksi on toki tärkeää, että kykenemme reagoimaan asioihin, kun niitä yllättäen työpöydällemme ilmaantuu, mutta proaktiivinen toimintatapa mahdollistaa sen, että voimme varautua mahdollisimman moneen asiaan jo ennakkoon.
Etätiimeissä onkin tärkeää, että toimintakulttuuria pyritään rakentamaan monipaikkaiseen työhön sopivaksi. Se edellyttää sitä, että jokainen pyrkii omassa työssään omaksumaan proaktiivista toimintatapaa, mutta myös yhteistä keskustelusta siitä, mitä tarvitaan proaktiivisuuden lisääntymiseen.
Tässä listaus asioista, joilla proaktiivisuutta saa lisää niin yksilön kuin tiimin tekemiseen:
Reflektoi
Arvioi säännöllisesti mikä toimii hyvin ja mitä on tarpeen kehittää. Tehdäänkö asioita, jotka ovat ehkä turhia tai tehdäänkö asioita jotenkin vaikeasti. Mikä helpottaisi asioiden ennakointia, valmistautumista, parantaisi tiedonkulkua ja helpottaisi kysymistä?
Ennakoi mahdolliset ongelmat
Mieti, mikä voi mennä pieleen ja ota se huomioon jo etukäteen jos mahdollista. Tämä sopii niin isoihin kuin pieniin asioihin. Isompiakin asioita suunnitellessa on hyvä pohtia mahdollisia ongelmia, joita eteen voi tulla. Vaikka kaikkeen ei varautuisikaan etukäteen, voi reagointi ongelmiin olla nopeampaa, jos ne on edes tiedostettu etukäteen.
Ennakointi sopii hyvin myös esimerkiksi viestien kirjoittamiseen. Millä tavoilla tämän kirjoittamani viestin voi ymmärtää väärin? Mitä tärkeämmästä asiasta kyse, sitä hyödyllisemmäksi voi ennakointi tässä kohden osoittautua, sillä usein aikaa väärin ymmärretyn asian korjaamiseen menee enemmän kuin, jos viestiä kirjoitettaessa olisi pohdittu väärinymmärtämisen mahdollisuudet.
Omaksu ratkaisukeskeinen asenne
Ongelman ilmaantuessa on syytä pysähtyä pohtimaan, miten asian voi ratkaista järkevällä tavalla. Eräs esimies kertoi hankkeesta, jossa moni asia meni pieleen ja palavereissa keskustelu alkoi olla pelkkää valittamista siitä, mikä kaikki ei toimi tai on huonosti. Valittamisellekin on hyvä antaa tilaa, koska se tuo esille ongelmat. Hän päätti pitää valituspalaverin, jossa ruodittiin ongelmia ja pyrittiin tuomaan kaikki valittamisen aiheet esille. Palaverin lopuksi hän totesi, että tulevissa projektipalavereissa ei ole lupa enää valittaa, vaan niissä lähdetään ratkomaan näitä tiedostettuja ongelmia.
Kysy ennemmin kuin myöhemmin
Monet kertovat pähkäilevänsä asioiden kanssa pidempään yksin, kun kollega ei istu lähellä. Kysymisen kynnys kasvaa. Älä mieti asioita liian pitkään yksin, vaan kysy tiimiltä apua ajoissa. Myös tilanteissa, joissa et ole ihan varma, pyydä selvennystä ja tarkista oletko ymmärtänyt asian oikein. On turhauttavaa sekä itselle että muille, kun aikaa hukkaantuu, koska en halunnut häiritä muita turhalta tuntuvalla kysymyksellä.
Oleta aina hyvää
Viestintä tapahtuu paljon sähköpostissa, pikaviesteissä tai keskustelualustoilla. Viestinnän haasteita on helpompi ymmärtää, kun oivaltaa, että meillä ihmisillä on erilaisia vuorovaikutustyylejä. Käytännössä se tarkoittaa esimerkiksi, että toinen viestii lyhyesti ja ytimekkäästi, toinen muotoilee viestinsä kohteliain sanakääntein. Välineiden kautta viestiessä inhimillisyys vähenee ja viestien tulkinnan kirjo kasvaa. Siksi onkin tärkeää, että oletamme toisen aina tarkoittavan hyvää. Mikäli arvelen, että toinen on tarkoituksella ilkeä, voi asian ottaa puheeksi ja kysyä, ymmärsinkö siis oikein, että tarkoitit viestilläsi tätä.
Valmistaudu ja pysy ajan tasalla
Yleinen turhautumisen aihe työelämässä ovat turhalta tuntuvat palaverit ja kokoukset. Kokouskulttuuri ei kuitenkaan parane, ellei jokainen itse aktiivisesti tee jotain asian eteen. Pyri valmistautumaan ennakkoon. Käytä edes muutama minuutti asiaan orientoitumiseen. Iso ongelma työpaikoilla on myös tiedonkulku – se koetaan aina riittämättömäksi. Samaan aikaan tietoa kuitenkin on todella paljon saatavilla; joissain organisaatioissa sama tieto jopa laitetaan jokaiseen kanavaan, jotta se varmasti saavuttaisi kaikki. Se ei ole mielekästä, koska tiedon määrä – ja siten työn määrä – kasvaa silloin merkittävästi. Tärkeää olisikin, että jokainen varaa työhönsä myös niitä hetkiä, jolloin käy läpi tärkeimmät kanavat pysyäkseen ajan tasalla niistä asioista, joista on syytä olla tietoinen.
Automatisoi rutiinit
Monen työssä on usein toistuvia rutiineja. Mieti, miten niitä voi helpottaa. Esimerkiksi saman sisältöisenä lähtevät viestit voi tallentaa sähköpostiin allekirjoituksiksi ja muokata niistä vain vaihtuvat tiedot. Tai voit tallentaa itsellesi erilaisiin tarkoituksiin sopivia viestipohjia. Kokouksiin liittyvien esityslistojen ja muistioiden tekemiseen löydät hyvän vinkin aiemmasta blogiartikkelistamme täältä. Toisissa tiimeissä on kerätty omaa sisäistä wikiä asioista, joita heiltä usein kysytään ja ongelmista, jotka toistuvat usein. Näin valmis vastaus tai ratkaisumalli on jo saatavilla, eikä asioita tarvitse aina aloittaa uudelleen nollasta.
Lataa kuva itsellesi tulostettavana versiona tästä
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi