Aluehallintoviraston hybridityön virittäminen ja työkirjan muotoilu
Aluehallintovirastojen monipaikkaisen ja etätyön käytännöt muotoutuivat hyvin joustaviksi koronaepidemian aikana toteutetun laajan etätyön ja siitä saatujen positiivisten kokemusten vuoksi. Vaikka aluehallintovirastoissa on pitkä kokemus etätyöstä sekä monipaikkaisesti ja verkostomaisesti toimimisesta, laajentunut etätyö ja monipaikkaisuus haastaa työnteon arkea, jaksamista ja yhteisöllisyyttä uudella tavalla. Aluehallintovirastojen työyhteisöjä haluttiin tukea toiminta- ja johtamiskäytäntöjen kehittämisessä.
Tavoitteet
- Tukea aluehallintovirastojen työyhteisöjä hybridityön muotoilussa (valtakunnalliset periaatteet ja työyhteisökohtaisesti sovittavat asiat: mm. yhteiset digityötavat, kokouskäytännöt, tavoitettavuus, yhteiset tekemisen tavat)
- Yhteisöllisyyden vahvistaminen osana työtä ja yhteistyötä sekä yhdessä ohjautuvuuden vahvistaminen
- Synnyttää yhteistä ymmärrystä,mistä hybridityössä on kysymys ja pohtia, mitä omassa työyhteisössä tulee konkreettisesti tehdä
- Luoda työkaluja pelisäännöistä keskustelemiseen oman työyhteisön kanssa
- Herätellä, innostaa, oivalluttaa ja rohkaista kokeiluun sekä työn kehittämiseen avoimin mielin
Toteutus
- Timanttian tiimi suunnitteli yhdessä aluehallintoviraston tiimin kanssa useita kuukausia kestävän kehitysprosessin, jossa oli vahvasti osallistava ja fasilitoiva ote
- Projekti lähti liikkeelle koko henkilökunnalle suunnatulla aktivoivalla aloitusluennolla
- Tämän jälkeen kerättiin henkilökunnalta näkemyksiä ja ajatuksia neljään tärkeään hybridityöhön liittyvään osa-alueeseen. Osallistujat kutsuttiin myös tutustumaan toisten jakamiin ajatuksiin ja priorisoimaan niitä. Tähän yhteiskehittämisen vaiheeseen oli mahdollista vastata aika- ja paikkariippumattomasti. Kyselyn kautta saatu evästys oli mittava: aiheisiin annettiin satoja näkemyksiä ja tuhansia ääniä.
- Ennakkokyselyn anti toimi evästyksenä fasilitoiduille online-työpajoille. Työpajoissa työstettiin tunnistettuja tärkeitä kysymyksiä ryhmissä, vahvistettiin edelleen yhteistä ymmärrystä ja ideoitiin ratkaisuja. Työpajojen toteutustapa ja kaksivaiheisuus mahdollisti tavallista perusteellisemman ja yhteisiä merkityksiä luovan aiheiden käsittelyn. Fasilitoijina saimme todeta, että pääsimme todella pintaa syvemmälle.
- Työpajojen annista Timanttia tuotti avilaisten oman hybridityön työkirjan sisällön, jossa yhdistyi Timanttian pitkä asiantuntemus ja avilaisten oma, sitoutunut panos. Visuaalisen muodon ja viimeisen silauksen työkirjalle antoi Avin taitava graafikko.
- Työkirja lanseerattiin koko henkilökunnalle avoimessa tilaisuudessa vuoden 2022 lopussa.
Lopputulos
Hybridityön työkirja on jokaisen avilaisen opas ja tiimin työkalu parempaan monipaikkaiseen työhön. Siihen on koottu Avitettu hybridityö -hankkeen keskeinen anti tukemaan toimivaa hybridityötä. Se sisältää ajatuksia hybridityön eri ulottuvuuksista, avilaisten näkemyksiä ja kokemuksia sekä konkreettisia vinkkejä ja keinoja arkeen. Työkirjan aihekohtaiset ideakortit ja pohdintatehtävät tukevat niin yksilöitä, tiimejä kuin esihenkilöä hybridityön kehittämisessä.
Palaute
”Jo tarjouspyyntövaiheesta alkaen yhteistyö Timanttian asiantuntijoiden kanssa oli sujuvaa ja luontevaa. Tarpeemme ymmärrettiin ja meitä kuultiin ja kuunneltiin koko yhteisen matkan ajan. Erityisen hyvää oli se, että Timanttia piti kirkkaana mielessä alussa yhdessä sovitut askeleet silloinkin, kun me asiakkaana meinasimme poiketa polulta. Työpajojen fasilitointi oli ensiluokkaista ja muut henkilöstölle suunnatut tilaisuudet toteutettiin aidosti osallistavasti ja niissä näkyi, kuinka hyvin Timanttia oli sisäistänyt toimintaympäristömme vahvuudet ja haasteet. Lopputulos on asiakkaan eli meidän näköisemme, mutta se ei olisi ollut sitä ilman Timanttian huikeiden asiantuntijoiden tukea ja ammattitaitoa.”
Pirjo Kujala ja Helena Pulkkinen, Avitettu hybridityö-hanke, Aluehallintovirasto
Lue lisää palveluistamme fasilitointiin ja osallistaviin prosesseihin.