Yhteisöllisyys syntyy pienistä asioista

Yhteisöllisyys, tuo etätyön kuuma peruna. Toisten mielestä yhteisöllisyyttä ei voi syntyä etänä, koska spontaanit kohtaamiset ja leppoisat kahvihetket puuttuvat. Koronan tuoman pakkoetätyöaikakauden ensimmäinen keino pitää vapaamuotoista vuorovaikutusta yllä ja säilyttää yhteisöllisyys oli käynnistää etäkahvit. Minäkin pääsin omille ensimmäisille etäkahveilleni koronan myötä – vaikka olin tehnyt 100% etätyötä kansainvälisesti hajautetussa tiimissä jo yli vuoden ennen koronan alkua tiiviissä yhteisössä.

Se on kiistatonta, että fyysiset kohtaamiset auttavat yhteisöllisyyden rakentamista ja sen ylläpitoa. Varsinkin alkuvaiheessa tutustuminen helpottuu, mikä puolestaan rakentaa luottamusta ja psykologisesti turvallisessa ilmapiirissä myös yhteisöllisyys kukkii. Kun pian toivottavasti elämme taas maailmassa, jossa saamme myös kohdata ja halata, mutta etä- ja hybridityö on arkipäivää, haluan kertoa teille yhteisöllisyyden menestyksen avaimet kansainvälisessä tiimissä, jossa työskentelin aiemmin.

Tutustu naamatusten

Aloittaessani olin pari päivää pääkonttorilla perehdytyksessä ja seuraavalla viikolla näin kaikki kollegat ja sidosryhmät fyysisesti. Tämä auttoi paljon alussa tutustumiseen ja madalsi heti kynnystä ottaa yhteyttä. Minun jälkeeni korona-aikana tiimissämme aloitti kollega Ruotsissa, enkä ole vieläkään häntä tavannut. Tästä huolimatta hänestä tuli yksi täysivaltainen tiimimme jäsen sekä minulle hyvä työystävä. Mikäli siis vain mahdollista, uuden henkilön aloittaessa tai uutta tiimiä muodostaessa alun tutustumiseen kannattaa panostaa. Jos se tehdään etänä, siihen tulee kiinnittää erityisen paljon huomiota ja ohjata sitä.

Kamerat aina päällä

Meillä oli yhdessä sovittu ”kamerapakko”. Kamerat olivat aina päällä viikkopalavereissa, paitsi jos sattui olemaan auton ratissa. Kukin oli palaverissa juuri sellaisena kuin halusi. Eräällä kollegalla oli elämässään erittäin haastava ajanjakso, jolloin hän oli kääriytyneenä aamutakkiinsa, hiukset harjaamatta ja ilman meikkiä, toisin kuin yleensä. Silloin mietin, kuinka paljon hän meihin luottaakaan. Parin vuoden aikana taisin nähdä lähes kaikkien poskella kyyneleen. Mutta mikä tärkeintä, näimme aina toistemme hymyt, naurut, kulmien kurtistukset ja ajatuksissaan olevan pysähtyneen katseen. Ilman kameroita olisimme jääneet paljon etäisemmiksi.

Kuulumiskierros

Meidän isompi tiimi jakautui pienempiin alatiimeihin. Omassa pienessä kolmen hengen Suomen porukassa aloitettiin viikkopalaveri aina kuulumiskierroksella. Tuuletettiin työhön liittyviä tunteita ja purettiin ihan asiaakin jo ennen päivän agendaan menoa. Tietysti kerrottiin myös omia päivän polttavia juttuja vapaa-ajalta. Annettiin tarvittaessa aikaa tunteille ja fiilikselle. Oltiin lähellä ja tunteiden kanssa aina läsnä ja tukena toisille.

Spontaanit kohtaamiset

Varsinkin lähimmän kollegani kanssa soitettiin tai otettiin videopuhelu, kun lähdettiin syömään – siis noustiin koneen äärestä ja mentiin keittiöön. Taisi usein mennä myös niin päin, että tuli työasiaa, soitettiin ja päätettiin samalla jatkaa siinä juttelua ja syödä tai juoda kahvit samalla. Ihan siis erikseen sopimatta. Jos toinen ei ehtinyt, niin sitten ei ehtinyt. Soiteltiin muutenkin tosi paljon (ja soitellaan edelleenkin). Ruotsissa korona-aikaan aloittaneen kanssa puolestaan viestiteltiin aktiivisesti. Kohtaamiskanavat olivat kullekin vuorovaikutussuhteelle sopivat ja kynnys ottaa yhteyttä todella matala.

Aktiivinen keskusteluryhmä

Koko tiimin yhteisöllisyyttä ylläpitävä voima oli aktiivinen chat-ryhmä, jossa liikkui kyllä työhön liittyviäkin juttuja, mutta enemmän se painottui hauskoihin juttuihin, tsemppaamiseen, juhlintaan ja tietenkin Suomi-Ruotsi-maaotteluun eli hauskaan (vaikkakin oltiin kyllä ihan tosissaan) kilpailuun koko tiimin sisällä Suomen ja Ruotsin pikkutiimien välillä. Olen nauranut katketakseni erilaisia giffejä, joita on kaiveltu milloin mihinkin asiaan liittyen.

Yhteiset projektit

Yhteiset projektit ja työparityöskentely, joissa tehtiin kahden kesken paljon yhteistyötä, nousi tärkeään asemaan. Kahdestaan tuli puhuttua ja viestiteltyä enemmän asioita kuin isommassa ryhmässä. Tämä auttoi tutustumaan toiseen ja lujitti sitoutumista, kun kamppailtiin yhdessä kohti yhteistä tavoitetta.

Fyysiset tapaamiset

Fyysiset tapaamiset ”pitkän kaavan mukaan” olivat etänä olemisen vastapaino. Kun ei tavata jatkuvasti toimistolla ja istuta alvariinsa lounaalla ja kahvilla, oli tärkeää antaa kunnolla aikaa yhdessäololle tavatessa. Kokoukset tai suunnittelupäivät, joissa oli yhteiset illalliset ja joskus jotain kivaa ohjelmaakin, kestivät yleensä 2-3 päivää. Majoituimme usein isoissa villoissa eli porukka ei kadonnut kaupungille tai hotellihuoneisiin, vaikka kaikilla oma huone olikin. Näitä ehdimme ennen koronaa toteuttaa muutaman kerran vuodessa. Lisäksi päätimme Suomen tiimillä tavata n. kerran kuukaudessa, jos ei ollut tiedossa muita tapahtumia tai kokouksia, joissa näkisimme.

Kysyin loppuvuodesta 2021 LinkedInissä ”Kuinka usein haluaisit nähdä työkaverisi fyysisesti, jotta yhteisöllisyys pysyy yllä?”. Sain 726 vastausta. Yli puolet vastanneista halusi tavata työkaverit vain kerran kuussa tai harvemmin. Vajaa puolet viikoittain, mutta vain 4 prosenttia päivittäin. Julkaisu herätti mielenkiintoista keskustelua, jossa nousi myös esimerkkejä yhteisöllisyyden ylläpitämiseksi, kuten kiitoskahvit kerran viikossa.

Niin, ja miksi itse pääsin niille etäkahveille vasta koronan alettua? Siksi, koska aiemmin toimistolla työskennelleetkin siirtyivät tekemään töitään etänä. Me etänä pitkään tehneet emme edes osanneet kaivata erikseen järjestettyjä etäkahvihetkiä.

Käykää siis keskustelua omassa tiimissänne siitä, mistä teidän yhteisöllisyys syntyy. Millaisia asioita juuri te olette tehneet yhdessä ja mitä voisitte jatkossa kokeilla. Kun toisilla tiimeillä on joka perjantai Kahootissa pubi-visa iltapäivän kahvitauolla, niin toiset tiimit kirjoittelee viikon onnistumiset yhteiseen Teams-ryhmään tuuletusten kera. Uskaltakaa kokeilla!

Lisää ideoita yhteisöllisyyden synnyttämiseen ja yhteishengen säilyttämiseen löydät 52 vinkkiä yhteisöllisyyteen e-kirjastamme.

Me Timanttialla autamme tiimejä yhteistyön kehittämisessä ja yhteisöllisyyden rakentamisessa. Ole yhteydessä, niin kartoitetaan teidän tilanteenne ja kuinka voimme siinä auttaa.

Tutustu artikkelin kirjoittajaan

Sanna-Riikka Valtonen

Etäjohtamisen valmentaja

  • Etäjohtamisen ja hajautetun tiimityön supernainen, jolla yli 10 vuoden kokemus etäjohtamisesta vähittäiskaupassa sekä työskentelystä kansainvälisessä etätiimissä.
  • Vahva liiketoimintaosaaminen yhdistettynä valmennuskokemukseen niin johtajuus-, vuorovaikutus- kuin myyntitaidoissakin. Erityisosaamisalueena vuorotyön johtaminen.
  • Supervoima: Vankka, hajautetusti toimivien kotimaisten ja kansainvälisten tiimien johtamiskokemus.

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *