Yhdessäohjautuva tiimi – tarvitaanko johtajaa?

On täysin väärä ajattelumalli luulla, että itseohjautuva tiimi tai yhdessäohjautuva tiimi ei tarvitsisi johtamista. Kyllä sitäkin tarvitaan, mutta se muuttaa muotoaan, mikäli sitä verrataan perinteiseen autoritääriseen johtamismalliin. Itseohjautuvuuteen ei johdeta antamalla täysin vapaat kädet kaikille. Tällöin meillä on vain joukko paikasta toiseen sinkoilevia palloja, joiden suunta muuttuu hallitsemattomasti törmäillen välillä toisiinsa. Menkää ja tehkää! Päättäkää itse! Jotta ihmiset saadaan ohjautumaan yhdessä, täytyy johtajan antaa heille aivan erilaista tukea ja ohjausta.

Mistä yhdessäohjautuvuus syntyy?

Kerron teille tositarinan. Pienen tiimin esihenkilö joutui useammaksi kuukaudeksi pois töistä ja hänen tilalleen ei otettu ketään. Sen sijaan tiimi huomasi, että homma toimiikin paljon paremmin kuin aiemmin. Tiimi ei suinkaan jäänyt heitteille, vaan heistä huolehdittiin viikoittain. ”Miten teillä sujuu?” ”Mitä tarvitsette?” ”Mitä aiotte seuraavaksi tehdä?” Tukea ja apua tuli tarvittaessa, tavoitteet olivat kirkkaana mielessä ja budjettirajoitteet excelissä. Suunnitelma tehtiin tiimissä yhdessä, tehtävät jaettiin jokaisen vahvuuksien ja mieltymysten mukaan – ja ne epämukavat tehtävät solidaarisuuden nimissä tasan. Homma rokkasi! Mitä siis tapahtui? Mistä yhdessäohjautuvuus syntyi?

Tehtävänkuva ja rooli tiimissä

Perusasiat pitää olla kunnossa. Jokaisella tulee olla selvillä, mitä kuuluu omaan tehtävänkuvaan ja millaisista asioista on vastuussa. Tiimissä voi olla myös useita samalla tehtävänkuvalla, jolloin roolijaon merkitys korostuu erityisesti. Kun jokin asia tulee eteen, kuka siitä ottaa kopin? Tai jos tämä henkilö on poissa, kuka hyppää koppariksi tilalle? Pahinta on se, että tehdään tuplana töitä tai asiat jäävät roikkumaan hoitamattomana, kun kukaan ei tiedä kenelle ne kuuluisivat. Työn kuormitus on tällöin myös massiivista, sillä epäselvyys asioissa luo aina lisäpainetta tekemiselle tai tekemättä jättämiselle.

Omat ja muiden odotukset

Kun jokainen tietää mitä heiltä odotetaan, he myös toimivat sen mukaisesti. Kuten vaikka se, että minun tulee saada tällä viikolla tämä blogi kirjoitettua, että se ehtii viestinnästä vastaavalle julkaistavaksi ensi viikolla. Hanna odottelee tekstiäni viimeistään maanantaiksi, joten kirjoitan sen nyt tai hikoilen viikonloppuna. Yhdessä on sovittu aikataulu ja jokainen odottaa, että kukin vastaa omalta osaltaan siitä kiinni pitämisestä.

Selkeät tavoitteet

Kaaoksen keskellä priorisoidessa asioita sekä suunnitellessa tiimin toimintaa, pitää olla kirkkaana mielessä tavoitteet. Jokaisen tekemisen kohdalla on hyvä miettiä: Viekö tämä tekeminen meitä kohti yhteistä tavoitetta? Jos ei vie, unohda se! Jos vie, anna palaa! Tavoitteiden asettamisessa tiimin osallistaminen nousee myös tärkeäksi. Kun kaikki kokevat tavoitteet realistisiksi ja tavoittelemisen arvoisiksi, niihin voi myös sitoutua ja tällöin ne aidosti ohjaavat toimintaa.

Raamit ympärille

Missä se pullonkaula yleensä syntyy ja asiat alkavat tökkimään? Varmistelussa ja luvan kysymisessä. Toimiva itseohjautuva tiimi tarvitsee selkeät puitteet sille, mistä kukin saa päättää ja mihin asti on valtuuksia toimia. Hankinnoissa voi rajoittaa euromäärät, rekrytoinnissa voi olla vapaus edetä tietylle asteelle, työn tekemisen voi organisoida tiettyjen periaatteiden mukaisesti jne. Jos vastaus kollegalle, asiakkaalle tai sidosryhmän edustajalle on jatkuvasti ”Minunpa täytyy tämä varmistaa vielä esihenkilöltäni.”, on pysähtymisen paikka.

Pelisäännöt

Yhteistyö ei toimi, ellei ole sovittu siitä, miten yhdessä toimitaan. Perusasioita pelisäännöissä on viestintäkanavien sopiminen sekä millainen vasteaika niissä on. Yksi pahimmista työtehon syöjistä ja kuormittajista on sähköpostin, chatin tai muun vastaavan jatkuva tuijottaminen ja sinkoilu edestakaisin sammuttelemaan muka kiireisiä tulipaloja. Sopikaa vähintäänkin se akuutein kanava, jossa tavoitellaan, kun on oikeasti kiire. Erityisesti tehtävissä, jotka eivät ole aikaan sidottuja ja työaika joustaa, on hyvä sopia myös milloin ollaan saatavilla, milloin voi olla saavuttamattomissa ja missä ja miten nämä ilmaistaan muille. Myös tiedonhallinta eli missä tiimille kuuluvat tiedostot ja muu tärkeä säilytetään ja mitä työkaluja käytetään esimerkiksi projektinhallinnassa on hyvä sopia yhdessä. Esittäkää tiimissä kysymys: ”Mistä meidän olisi tärkeää sopia, jotta yhteistyö toimisi sujuvasti?” ja käykää pelisääntöjä aika-ajoin läpi muokaten niitä entistä paremmiksi.

Tiimin ja esihenkilön tuki

Meidän tulee saada sekä emotionaalista tukea että tiedollista tukea. Sosiaalinen tuki on sitä, että koemme olevamme arvostettuja, meistä välitetään, tulemme kuulluksi ja saamme palautetta, neuvoja ja ohjeita tarpeen mukaan. Itsenäisesti työskennellessä voi helposti kokea eristäytymisen tunteita ja sitä, että omaa työtä ei arvosteta. Toisen työn näkyväksi tekeminen yksinkertaisella kiitoksella ja pienenkin merkityksellisen työpanoksen esiin nostamisella saa huikeita tunteita aikaan. Tuen tarjoaminen, kuulumisten kysyminen ja spontaani soittelu tiimikaverille luovat hyvää pohjaa aktiiviselle vuorovaikutukselle, jossa luottamus syntyy. Tunne, että apua saa, huolia kuunnellaan ja onnistumisia juhlitaan yhdessä, luo turvaa työskennellä niin yhdessä kuin itseohjautuvasti.

Yhdessäohjautuvan tiimi checklist

Jos hypätään takaisin tarinan alkuun. Tämä ilman johtajaa jäänyt tiimi alkoi siis heille annettujen raamien ja tavoitteiden puitteissa sopimaan keskenään asioista kuten miten viestitään, rakensivat yhteisen to-do-listan, jakoivat vastuut, olivat säännöllisesti yhteydessä ja reagoivat nopeasti muutoksiin yhdessä – sekä antoivat toisilleen tukea ja saivat sitä myös muualta. Tärkeimpänä oli sen johtajan tuki, joka otti heidät huomaansa ja osasi luoda yhdessäohjautuvuudelle oikeanlaiset edellytykset valmentavan ja osallistavan johtamisen keinoin. Heistä tuli yhdessäohjautuva tiimi, jonka toiminnan tuloksena kukin pystyi itseohjautumaan oman vastuualueensa tehtäviin tahollaan. Etänä tietenkin.

Näin luot yhdessäohjautuvan tiimin:

  • Selkiytä tehtävänkuvat ja roolit tiimissä
  • Tee omat ja muiden odotukset selviksi
  • Kirkasta tavoitteet
  • Luo toiminnalle raamit
  • Sovi pelisäännöt yhdessä tiimin kanssa
  • Anna niin sosiaalista kuin tiedollista tukea tiimiläisille
  • Muista vuorovaikutus niin kahdenkesken kuin koko tiimin välillä

Johtamisessa sekä tiimitoiminnan kehittämisessä me Timanttialla olemme tukenasi. Yhdessäohjautuvan tiimin johtamiseen apuna on mm. Valmentava ja osallistava johtaminen -kokonaisuus. Ota yhteyttä, niin pohditaan kuinka viemme teidät timanttisiin tuloksiin!

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Sanna-Riikka Valtonen

Etäjohtamisen valmentaja

  • Etäjohtamisen ja hajautetun tiimityön supernainen, jolla yli 10 vuoden kokemus etäjohtamisesta vähittäiskaupassa sekä työskentelystä kansainvälisessä etätiimissä.
  • Vahva liiketoimintaosaaminen yhdistettynä valmennuskokemukseen niin johtajuus-, vuorovaikutus- kuin myyntitaidoissakin. Erityisosaamisalueena vuorotyön johtaminen.
  • Supervoima: Vankka, hajautetusti toimivien kotimaisten ja kansainvälisten tiimien johtamiskokemus.

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *