Virtuaalitapahtumien hyökkäys
Vuosi 2020 muistetaan varmasti monesta asiasta, mutta yhdestä ylitse muiden. Se oli se vuosi, kun viimeistään merkittävä osa työelämästä koki digiloikan. Etätyöskentelyn lisäksi virtuaalitapahtumat ovat tehneet tuloaan isommassakin mittakaavassa; nyt ei juhlita, kouluttauduta, lanseerata tai tavata ”livenä”, vaan kaikkea näitä tehdään verkossa.
Useamman kuukauden kestänyt etätyön tekeminen on tuonut virtuaalipalaverien ähkyn, ja samaan aikaan liikkeellä näyttäisi olevan virtuaalitapahtumien invaasio! Jollakulla saattaa mieleen hiipiä ajatus virtuaalitapahtuman väliinjättämisestä, kun ”ei vaan enää jaksa sitä linjoilla roikkumista”.
Tapahtumatuottajana haluan tässä kohtaa herättää ajatuksen, että jaksaisitko roikkua missään livetapahtumassakaan pelkästään sivustaseuraajana? Ihan kuten livetapahtumissakin, virtuaalitapahtumissa on aivan yhtä tärkeää osallistujien vuorovaikutuksen mahdollistaminen. Ellei jopa tärkeämpääkin, sillä tapahtumatila tarjoaa rajallisemmat mahdollisuudet tapahtumavieraan valita itse liikkumisensa ja toimintansa tapahtumassa.
Virtuaalitapahtuman tarkoitus
Keskustelin taannoin erään tuttavani kanssa, joka kertoi kokemuksestaan yrityksen virtuaalisista pikkujouluista. Nämä juhlat toteutettiin hybridinä, ja kaikille etänä osallistuville oli toimitettu ennakkoon tarjoiluakin. Osa väestä juhli fyysisesti samassa paikassa ja osa oli mukana pikkujouluissa linjojen päässä. Etäosallistujat pääsivät seuraamaan ”suoraa lähetystä” itsekseen ja chattiin kirjoittamalla, kun samassa paikassa olevilla alkoi olla ilo ylimmillään ja pientä ohjelmaa tarjolla. Voitte arvata, kuinka kauan etäosallistujat roikkuivat linjoilla mukana! Entäpä mikä mahtoi olla kokemus virtuaalisesta juhlasta? Kuinka haastavaa on näitä etäosallistujia houkutella toiste virtuaaliseen juhlaan?
Virtuaalitapahtumissa on aivan yhtä tärkeää pohtia tapahtuman tavoitteita ja syitä siihen miksi kokoonnutaan yhteen. Itse olen käytännössä kokenut yli 20 vuotisen tapahtumatuottajan työurani aikana, että parhaat palautteet saadaan osallistavista tapahtumista.
Hyvän virtuaalitapahtuman muistilista
Itse pidän virtuaalitapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa tärkeimpinä seuraavia asioita:
- Aikataulutus: virtuaalitapahtumat ovat rytmiltään tiiviimpiä kuin livetapahtumat ja niiden aikataulutus tulee suunnitella hyvin tarkkaan. Minitaukoja tulee pitää useammin.
- Tapahtuman ohjaaminen: tapahtuma ei kulje itsestään, vaan sillä tulee olla ohjaaja. Hän huolehtii kaikkien puhujien ja esiintyjien olevan juuri oikeaan aikaan oikeassa paikassa oikean asian kanssa.
- Puhujien koulutus siihen miten etätapahtumassa esiinnytään ja aktivoidaan yleisöä. ”Puhuva pää” on kauhistus livetapahtumassa, mutta virtuaalitapahtumassa se on tuhoisaa.
- Usean puhujan yhtäaikainen esiintyminen eri lokaatioista, joka mukailee perinteistä paneelia yhdistäen vuorovaikutustoimet yleisön kanssa.
- Teknisen alustan valitseminen, joka tarjoaa sellaisia toimintoja virtuaalitapahtumaan, joita oikeasti tarvitaan. Esim. tarvitseeko vierailla olla mahdollisuus keskusteluun toistensa kanssa oman webcamin kautta joko ryhmissä tai kahden kesken. Onko tarvetta eri virtuaalitiloille, jossa vieraat siirtyvät eri aiheiden välillä? Miten se olisi sujuvaa ja mikä tekninen alusta sen mahdollistaisi?
- Oheismateriaalin jakaminen osallistujien kesken tapahtuman aikana. Plussaa, mikäli osallistujat pystyvät tuottamaan yhteistä aineistoa tapahtuma-alustan kautta.
- Ilo ja nauru: epidemian pitkittyessä monet kaipaavat iloa ja naurua, eikä sitä muutenkaan ole liikaan keskellä pimeintä vuodenaikaa. Kannattaa siis miettiä lyhyiden viihdeohjelmien sijoittamista eri vaiheisiin tapahtuman ohjelmaa.
Virtuaalitapahtumat tarjoavat paljon mahdollisuuksia, joita livetapahtumissa ei ole mahdollista toteuttaa. Ne ovat tulleet jäädäkseen. Otetaan ne tosissaan ja järjestetään aidosti osallistujille innostava virtuaalitapahtuma, jossa viihtyy ja haluaa olla mukana loppuun saakka.
Pikkujoulukauteen vinkkejä voi käydä hakemassa esimerkiksi Sanna-Riikka Valtosen kirjoittamasta ”Pikkujoulut etänä” -blogitekstistä, johon on koottu rutkasti hyviä ideoita toteutettavaksi.
Blogitekstin kirjoittaja on luova mestari, yrittäjä Pirjo Kivistö, Marco Groupista.
Marco Groupin erikoisalaa ovat tapahtumamarkkinoinnin suunnittelupalvelu ja tapahtumatuotanto. Pirjo on toiminut yli 20v tapahtuma-alalla tuottajana ja yli 15 yrittäjänä pääosin B2B -projekteissa. Tuotantoja löytyy Tallinnasta Olostunturille, pienistä neljän henkilön tapahtumasta aina 5 000 henkilön suurtapahtumaan asti. Entinen elämä ohjelmistotalossa on helpottanut hyppäystä virtuaalitapahtumien maailmaan. Lisätietoja www.marcogroup.fi.