Monet palaverit ovat ajan hukkaa, koska niitä ei ole suunniteltu ja valmisteltu kunnolla ja niihin saatetaan kutsua jopa vääriä ihmisiä. Tietotyöläisen päivästä toiseksi eniten aikaa kuluu palavereissa (eniten aikaa kuluu sähköpostin parissa). Kokousten ja palaverien siirtyminen virtuaaliseksi ei poista tätä ongelmaa. Siksi monet ihmiset pitävät niitä ajanhukkana ja he odottavat, koska pääsevät jatkamaan ”oikeita töitä”. Ikävä kyllä virtuaalikokousten aikana myös muiden töiden tekeminen samanaikaisesti on liiankin helppoa – ja se edelleen heikentää kokousten tehokkuutta.
Mitä sitten pitäisi tehdä, että virtuaalikokoukset olisivat mahdollisimman tehokkaita?
Tässä siihen muutamia vinkkejä.
- Mieti, onko kokous todella tarpeellinen. Mikäli saman asian hoitaminen on mahdollista sähköpostilla, pikaviestillä, puhelulla tai jollakin muulla välineellä, kokousta ei kannata järjestää.
- Määrittele kokoukselle tavoite ja osallistujat, laadi käsiteltävien asioiden lista sekä lähetä kutsu, jossa tavoite ja käsiteltävät asiat on kerrottu.
- Lähetä kokouksen materiaali etukäteen osallistujille, jotta aiheiden seuraaminen on helpompaa. Tai hyödynnä kokouksen aikana näytön jakoa. Näytönjako toimii etenkin silloin, jos työstätte yhdessä materiaalia esimerkiksi Google Docsissa.
- Pidä osallistujien määrä mahdollisimman pienenä, mieluiten enintään 5 osallistujaa, jotta kokous pysyy tehokkaana.
- Virtuaalikokoukseen ei kannata kerätä kovin pitkää asialistaa. Hyvänä nyrkkisääntönä voisi pitää, että 1–3 asiaa per virtuaalikokous on sopiva määrä, jotta kokous etenee ja osallistujat eivät turhaudu. Mikäli aiheita on enemmän, asiat kannattaa jakaa kahteen eri kokoukseen.
- Kutsussa kannattaa mainita, että kokoukseen käytettävän ajan säästämiseksi jokaisen on hyvä tutustua etukäteen lähetettyihin materiaaleihin.Mikäli osallistujat toistuvasti laiminlyövät ennakkovalmistautumisen, keskustele heidän kanssaan siitä, miten tilannetta voisi muuttaa.
- Ohjeista osallistujia valitsemaan kokousta varten sellainen tila ja paikka, jossa voi keskittyä ja osallistua kunnolla sekä puhua rauhassa.
- Hoida kokouksen puheenjohtajan tehtävät jämäkästi. Tarvittaessa määrää kokoukselle joku muu vetäjä.
- Videoyhteys voi auttaa pitämään paremman kontaktin osallistujiin. Samalla pysty lukemaan myös osallistujien kehonkieltä ja ilmeitä.
- Kokouksen alussa on hyvä mainita sen tavoite ja sitten edetä asialistan mukaisesti. Huolehdi siitä, että palaverin osallistujat pysyvät asiassa ja pidä kiinni aikatauluista. Asialistaa voit pitää hyvänä syynä pysyä aiheessa ja edetä keskustelussa.
- Kirjatkaa ylös päätökset, sopikaa kuka vastaa mistäkin ja mihin mennessä asia on hoidettu. Ilman muistiinpanoja asiat unohtuvat äkkiä ja jäävät helposti hoitamatta. Lähetä muistiinpanot myös kaikille osallistujille. Kokouksen tehokkuuden kannalta on parempi, että sihteerinä toimii eri henkilö kuin kokouksen vetäjä.
- Tee kokouksen lopuksi vielä yhteenveto käsitellyistä asioista ja tehdyistä päätöksistä.
- Tarvittaessa kokouksen aiheista voidaan jatkaa keskustelua sisäisessä sosiaalisessa mediassa, mikäli aika ei kokouksen aikana riitä tai jos se on luonteeltaan sellainen, että se jalostuu palaverin jälkeen tehtävän ajattelutyön seurauksena.
- Jaa puheenvuoroja, vaikka osallistujat eivät niitä pyytäisikään. Osallista ihmiset keskusteluun. Jos puheenvuorot venyvät helposti pitkiksi, anna esimerkiksi minuutin aikaraja jokaiselle puheenvuorolle.
- Miellyttävämmän osallistumiskokemuksen kannalta voi olla hyvä ohjeistaa osallistujia pitämään mikrofonit kiinni muulloin, kuin ovat itse äänessä. Näin mahdollinen taustahäly, yskähdykset ynnä muut eivät häiritse.
- Sopikaa, että toisten päälle ei puhuta. Kun useampi osallistuja alkaa samaan aikaan sanoa jotakin, on kokouksen vetäjän hyvä jakaa puheenvuorot, niin ei synny kiusallisia hiljaisuuksia ja kokous etenee tehokkaasti.
Ja lopuksi #protip, jonka sain Twitteristä kysyessäni vinkkejä virtuaalikokouksiin:
Jos palaverissa ulkopuolisia osallistujia (eli niin sanottuja erillisiä Skype-instansseja), on teknisen sujuvuuden kannalta parempi käyttää jotakin pilvipalvelua, kuten GoToMeeting tai Bluejeans, joka mahdollistaa nopeamman, helpomman ja varmemman yhteyden kokousosallistujien välillä.
Piditkö näistä vinkeistä?
Lisää vinkkejä luvassa syyskuussa ilmestyvässä kirjassa
Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä.
Kirjan voi tilata ennakkoon ja saat sen painotuoreena postilaatikkoosi. Saatavilla myös e-kirjana.