Sähköpostin sanotaan olevan tietotyöläisen suurin aikasyöppö. Sähköpostien lukemiseen, kirjoittamiseen ja käsittelyyn käytetään valtavasti aikaa. Virtuaalityössä onkin suositeltavaa nopeiden ja lyhyiden asioiden hoitamisessa käyttää pikaviestimiä tai puhelinta. Osa sisäisestä viestinnästä ja keskustelusta kannattaa siirtää sisäiseen sosiaaliseen mediaan. Sähköposti on kuitenkin kätevä väline tietyissä tilanteissa, ja tuskin siitä ihan lähiaikoina kokonaan luovutaan, vaikka maailmalla on jo sellaisiakin yrityksiä, joissa sähköpostia ei käytetä edes asiakkaiden kanssa kommunikointiin.
Sähköpostin käyttöä kannattaa kuitenkin tehostaa, jotta arvokasta työaikaa vapautuu tuottavampaan tekemiseen. Tiimissä tai työhteisössä kannattaa yhdessä sopia, mikä sähköpostin rooli on. Seuraavassa on muutamia vinkkejä sähköpostin fiksumpaan käyttöön.
- Mieti, olisiko puhelu tai pikaviesti nopeampi tapa hoitaa asia. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että jos asian hoitaminen edellyttää enemmän kuin kolme viestiä, älä käytä sähköpostia.
- Kirjoita sähköposti lyhyesti ja ytimekkäästi. Mene asiaan mahdollisimman nopeasti, mieluiten ensimmäisessä kappaleessa.
- Korosta toimenpiteitä vaativia asioita ranskalaisilla viivoilla, lihavoinnilla, kursivoinnilla, alleviivaamalla tai käyttämällä eri väristä tekstiä.
- Kirjoita viestisi siten, että vastaanottajan tarvitsee tehdä tarkentavia kysymyksiä mahdollisimman vähän.
- Pyri esittämään kysymyksesi siten, että väärintulkinnan mahdollisuus olisi mahdollisimman pieni.
- Lue viestisi kahteen kertaan ennen lähettämistä.
- Vastaa vain viestiketjun tuoreimpaan viestiin, kun sähköposteja on päässyt kertymään saapuneet-kansioosi.
- Tee viestissäsi selväksi, mitä odotat vastaanottajalta ja mihin mennessä, mikäli aikataululla on väliä. Ilmaise ajalliset toiveet mahdollisimman tarkasti, esim. huomiseen klo 10 mennessä.
- Valitse viestin vastaanottajat tarkkaan. Älä lähetä viestiäsi varmuuden vuoksi kaikille.
- Korosta viestissäsi asia, johon erityisesti odotat muilta reagointia. Pyri käsittelemään vain yksi asia per sähköpostiviesti. Mikäli sisällytät viestiin useita toimenpiteitä vaativia asioita, vastaanottajat yleensä huomioivat vain osan niistä.
- Vältä asioista keskustelemista sähköpostissa. Pitkin sähköpostikeskustelujen lukeminen on työlästä. Siirrä tämänkaltaiset keskustelut sisäiseen sosiaaliseen mediaan, chattiin tai videopalaveriin.
Jäikö mielestäsi jokin tärkeä vinkki kertomatta? Kerrothan sen alla olevan kommenttikentän kautta tai lähetä minulle palautetta.
*************************
Johdatko etätyötä tekeviä tai hajautettua tiimiä?
Tutustu syksyllä ilmestyvään etäjohtamisen kirjaan
*************************