Pikkujouluaika on täällä – tällä kertaa etänä!
On taas se aika vuodesta, kun aletaan suunnitella työpaikan pikkujouluja. Useinhan se normaalikaava kulkee siten, että varataan tila, ruokailut, juomaa ja joku esiintyjä. Ehkä ohjelmaan kuuluu jotain hauskaa yhdessä tekemistä, teatterivierailu tai yhteinen liikunnallinen aktiviteetti. Pääpaino on kuitenkin mukavassa yhdessäolossa. Pikkujoulut ovat tärkeä tapahtuma: Seitsemän kymmenestä (67 %) kertoo pikkujoulujen merkitsevän heille ennen kaikkea mukavaa ajanvietettä sekä mahdollisuutta ottaa välillä rennosti työkavereiden kanssa. Juhlat koettiin myös tiimihengen kohottajana (25 %) ja tärkeänä vuoden kiertoon liittyvänä traditiona (22 %). (Lähde: Kauppalehden pikkujoulukysely) Mitä nyt, kun tämä kaikki pitäisi toteuttaa etänä?
Yhdessä oleminen
Tunne siitä, että teemme jotain yhdessä, kumpuaa osallistumisen kokemuksesta. Aloita miettimällä pikkujoulujen kohdeyleisö, sen koko ja miten saat kaikki parhaalla mahdollisella tavalla mukaan. Älä siis sorru siihen, että joku tai useampi johtohenkilö pitää kuivan puheenvuoron ja sen jälkeen ”sana on vapaa”. Kynnys ottaa ”mikki käteen” kaikkien edessä, voi olla korkea ja yhteisessä etäkokoontumisessa ei ole mahdollista aloittaa vieruskaverin kanssa hiljaista juttelua kuten livekohtaamisessa tehtäisiin. Täytyy siis aidosti panostaa siihen miten pikkujoulut toteutetaan, erityisesti jos paikalle tulee yli 10 osallistujaa. Suuremmissa organisaatioissa tilaisuus voidaan pilkkoa myös osiin. Alussa voi olla yhteinen osio, jonka jälkeen jakaannutaan jatkamaan omiin tiimeihin pitämään hauskaa pienemmällä porukalla.
Etkot ja jatkot
Kiinnitä huomiota kauan pikkujoulut kestävät. Etätapahtumat on hyvä pitää sopivan lyhyinä ja ne voi jaksottaa useammaksi pieneksi kokonaisuudeksi. Jos aiemmin on aloitettu klo 18 ja riekuttu aamuyöhön, niin siihen verrattuna 4 tunnin etätapahtuman yksipuolinen tuijottaminen voi olla puuduttavan pitkä innostavista esiintyjistä huolimatta. Suhteuta kesto ohjelmaan ja muista antaa riittävästi aikaa tauolle. Juhlafiilikseen ei kuulu kiire, vaan leppoisa yhdessäolo, jossa saa käydä välillä jääkaapilla täydentämässä juhlatarjoiluja. Omilla pienemmillä työporukoilla voi myös järjestää etkot tai jatkot. Tai miksei voisi sekoittaa koko suuren organisaation väen tutustumaan toisiinsa Zoomin breakout roomeihin satunnaisjaolla.
Pikkumusta vai verkkarit
Valmistautuminen pikkujouluihin on aina oma juttunsa; mietitään asua, pohditaan kampauksia ja saatetaan käydä jopa kosmetologilla ihan vain tätä varten. On ihanaa välillä laittautua, varsinkin jos etätyön myötä päivät venytään verkkareissa ja ripsivärikin on ehtinyt jo kuivua. Etäpikkujouluissakin on siis hyvä ilmoittaa pukeutumiskoodi etukäteen, jotta jokainen osaa valmistautua tilaisuuden vaatimalla arvokkuudella.
Tiimin yhteishenkeä voi nostaa lisää myös yhteinen teema. Mitäpä jos tänä vuonna juhlitaan pukeutuen tiettyyn väriin tai normaalista pikkumustasta poiketen juhlitaankin biitsitunnelmissa, koska rantalomat ovat tänä vuonna jääneet reissaamatta. Nyt ei tarvitse taksiakaan odotella pakkasessa, joten pikkujoulut voi viettää huoletta havaijipaita päällä ja rantasandaalit jalassa. Oman lisätwistinsä antaa myös asukilpailu! Kunnianarvoisa raati valitsee parhaan asun, joita kukin voi esitellä still-kuvina esim. yhteisessä pikkujoulu-keskustelukanavassa.
Musiikki soimaan
Musiikki yhdistää ihmisiä. Nyt, kun joraaminen yhdessä tanssilattialla ei ole mahdollista, niin lanteet voi laittaa liikkumaan myös etänä. Valitkaa yhteinen teemabiisi, jota voi käyttää ennakkofiilistelyissä ja pitää myös itse etäjuhlien kiinnittävänä liimana. Kertosäkeeseen voi tehdä simppelin koreografian, jonka jokainen voi tahollaan treenata ennen juhlaa. Eräässä suuressa konferenssissa kerättiin etukäteen osallistujien tanssivideoita ja niistä koostettiin yksi pitkä musiikkivideo teemabiisin tahtiin. Heti alussa osallistujat valtasi fiilis, kuin kaikki olisivat olleet läsnä samassa tilassa tanssimassa. Musiikin osalta voi koostaa myös yhteisen jaetun ”Pikkujoulut etänä” -biisilistan esim. Spotifyhin. Sen tahtiin on mukavampi valmistautua ja jatkaa iltaa itse etäjuhlan jälkeenkin.
Vieruskaverille juttelu
Etätapaamisissa ei voi puhua päälle tai käydä hiljaista supatusta vieruskaverin kanssa. Siispä mieti kanava, jossa voi käydä keskustelua myös yhtäaikaisesti muun ohjelman kanssa, sekä ennen ja jälkeen sen. Tähän voidaan tehdä erillinen Teams-kanava, oma WhatsApp-ryhmä tai käyttää jotain muuta organisaatiolle tuttua viestintäkanavaa. Aktivointeja voi toteuttaa siellä jo etukäteen esimerkiksi aiemmin mainitut asu-kuvat tai yhteisen biisilistan kerääminen pyytämällä ehdotuksia biiseistä. Kanavalla voi käydä keskustelua vaikkapa omista lempitarjoiluista ja hakea viinisuosituksia.
Pöytä koreaksi
Tarjoilujen osalta etäpikkujouluihin jo pidempään osallistuneet ovat todenneet yhdeksi parhaimmista asioista sen, että saa ihan itse päättää omista tarjoiluista. Ei kiitos kylmälle kinkulle ja mauttomalle lanttulaatikolle – tervetuloa sushi ja tortillat! Ruokaa voi tilata eri toimijoilta suoraan kotiin samaan aikaan kaikille osallistujille, työnantajan tarjoamia ainespaketteja voi lähettää osallistujille etukäteen tai antaa selkeä budjetti tarjoilujen ostoon kulukorvausta vastaan.
Ohjelmanumero
Ohjelmanumeroita ei tarvitse välttämättä keksiä itse. Stand-up koomikot tekevät keikkaa etänäkin ja uusiin makuihin voi tutustua vaikkapa etäsuklaa– tai etäviinitastingissa koko tiimin voimin. Muusikot ja yhtyeet tekevät etäkeikkoja ja liikunnallisia etäaktiviteettejakin löytyy hyvinvointialan ammattilaisilta. Tilaisuuden vetäjien rooli on tärkeä ja hauskat vitsit tai yllättävät muodonmuutokset vaikkapa joksikin tunnetuksi sketsihahmoksi saavat hymyn huulille. Tilaisuuteen voi liittää myös työhyvinvointia parantavia luentoja tai työpajoja. Haluttuja aiheita ovat esimerkiksi hyvä etätyöpäivän hallinta ja itsensä johtaminen etätyössä.
Aktivoi yleisö
Olipa ohjelmasisältö millainen tahansa, välissä on tärkeää osallistaa porukkaa. Joskus keskustelua sovitussa kanavassa syntyy itsestään ja puheenvuoroja aletaan pyytämään spontaanisti, mutta näin ei välttämättä käy. Mieti siis, kuka toimii tilaisuuden moderaattorina eli antaa puheenvuorot, seuraa chatia jne. Varsinkin siinä vaiheessa, kun aletaan rentoutumaan ja jokaisella tuntuisi olevan asiaa, on vaikeaa hallita puheenvuoroja, kun päälle puhuminen etänä ei onnistu. Siispä on hyvä heti alussa tehdä selväksi pelisäännöt tämän suhteen, jotta kaikki sujuu kepeästi ja niin, että jokainen pääsee myös vuorollaan ääneen.
Osallistamiskeinoina kannattaa käyttää puheenvuorojen, chatin ja/tai keskustelukanavan lisäksi myös muita apuvälineitä. Tee erilaisia kyselyitä esim. Teamsin pollylla tai Zoomin kyselyllä. Käytä apuna kuvia. Voit laittaa kuvakollaasin valkotaululle ja pyytää jokaista laittamaan ruksin sen kuvan viereen, joka kuvaa pikkujoulufiilistä juuri sillä hetkellä. Saman voi myös tehdä powerpointilla ja jokainen laittaa vastauksensa chatiin. Kysy mitä kukin haluaa joululahjaksi ja tehkää niistä sanapilvi esim. Mentimeterillä.
Etänä on mahdollista myös kilpailla tai pelata erilaisia pelejä, joko digiversiona tai perinteisesti. Tee hauska tietokilpailu Kahootilla, johon jokainen vastaa kännykällään tahoillaan – paras voittaa! Piirrä ja arvaa valkotaululla tai Alias-tyyppinen sananselityspeli onnistuu varsinkin pienemmissä tiimeissä myös etänä, vastaukset joko ääneen tai kirjallisesti chatiin. Kannattaa osallistaa tiimi suunnittelemaan sisältöä ja vastuuttaa heitä myös joidenkin ohjelmanumeroiden valmistelusta. Parhaat ideat yleensä kumpuavat sieltä!
Olisiko nyt aika kuulumisten vaihdolle?
Muista myös antaa aikaa tutustumiselle ja kuulumisten vaihdolle. Etänä ollessa vuorovaikutus tiimiläisten välillä on saattanut vähentyä ja osa voi olla täysin tietämätön toisten kuulumisista. Tiimiin on saattanut tulla myös aivan uusia jäseniä, eikä kunnolliseen tutustumiseen ole ehditty paneutua. Tutustuminen voidaan ohjata etukäteen antamalla tiettyjä kysymyksiä, joista osallistujat voivat kertoa ja niissä voi hyödyntää etänä myös kuvia. Kukin voi koostaa 4 sliden ppt-kuvaesityksen itsestään aiheilla: Rakkain lapsuusmuistoni, missä olen paras työssäni, mistä nautin vapaa-ajallani ja jotain, mitä kukaan ei minusta vielä tiennyt.
Keskustelujen kautta saattaakin yllättäen löytyää uusia yhdistäviä tekijöitä ja kiinnostuksen kohteita, jotka lisäävät tiimin yhtenäisyyttä entisestään. Pikkujoulut eivät siis välttämättä ole suuri spektaakkeli, vaan ohjattu vapaa yhdessäolo ja keskustelu, vain sille pyhitetyllä ajalla kaikkien läsnä ollessa, voi olla se tärkein juttu jota tiimi tällä hetkellä tarvitsee.
Onko sinulla lisää vinkkejä? Käy lisäämässä oma vinkkisi Timanttia Consultingin -LinkedIniin pikkujouluja käsittelevän postauksen alle!
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Sanna-Riikka Valtonen
Sanna-Riikka on johtamisen ja tiimityön supernainen, jolla on yli 10 vuoden kokemus johtamisesta vähittäiskaupassa sekä työskentelystä kansainvälisessä tiimissä. Sanna-Riikalla on vahva liiketoimintaosaaminen yhdistettynä valmennuskokemukseen niin johtajuus-, vuorovaikutus- kuin myyntitaidoissakin. Erityisosaamisalueena vuorotyön johtaminen.