Monipaikkaiseen työhön, hajautettuihin tiimeihin ja hybridityöhön sisältyy paljon sovittavia asioita. Moni organisaatio on nyt syksyn aikana linjannut tapaansa toimia ja lähtenyt kokeilemaan jollakin tavalla tuunattua työmallia, pyrkien tuomaan lisää joustavuutta tekemiseen. Monia näyttää kuitenkin edelleen mietityttävän miten joustavuus, tiimi- ja yhteistyö sekä suorituskyky ja tuottavuus saadaan samaan kuvioon mukaan. Pelätäänkö mahdollisesti, että liika etäily vaikuttaa heikentävästi yhteistyöhön ja tuottavuuteen?
Sujuva yhteistyö on sekä tuottavuuden että hyvinvoinnin ytimessä
Yhteistyöhän on organisaatioissa todella tärkeää. Ilman sujuvaa yhteistyötä harva organisaatio menestyy. Eri osaajien panos pitää saada saumattomasti hyödynnettyä. Lisäksi yhteistyö koetaan myös tärkeänä hyvinvoinnille. Olemme mm. työnohjausprosessissa pohtineet mistä työhyvinvointi syntyy. Useimmiten porukka nostaa tärkeiksi hyvinvoinnin osatekijöiksi hyvän yhteistyön, töiden sujumisen ja aikaansaamisen. Tarve ei siis olekaan irrallisille tyky- ja tyhytoimille vaan sille että saadaan yhdessä aikaiseksi sitä mitä on tarkoituskin. Kun yhteistyön muodot ja tavat ovat kunnossa, joustava työ voi aidosti lisätä niin työn mielekkyyttä, kokonaisvaltaista hyvinvointia, motivaatiota, sitoutumista, kuin tuottavuutta ja tehokkuuttakin.
Etä- ja hybridityön linjaukset ovat melko yksioikoisia
Etä- ja hybridityön ympärillä keskustellaan siitä miten ja minkälaista työtä voidaan tehdä etänä tai monipaikkaisesti. Milloin voidaan tehdä yhteistyötä ja edistää yhteisiä asioita eri aikaan ja eri paikoissa? Entä milloin pitää mahdollisesti kokoontua samanaikaisesti samaan paikkaan? Monissa työyhteisöissä on päädytty linjaamaan etätyömahdollisuus tietyiksi päiviksi. Joissakin organisaatiossa on annettu lupa tehdä etätyötä 1–2 päivää viikossa. Kuulin juuri organisaatiosta, jossa ei saa tehdä etätyötä maanantaisin eikä perjantaisin. Eräässä toisessa on ohjeistettu, että yleinen etätyöpäivä on keskiviikko. Nämä linjaukset sekä ohjeistukset ovat luonnollisesti jokaisen organisaation päätettävissä ja niissä saa, ja pitääkin, huomioida organisaation tavoitteet sekä työyhteisön toimivuus kokonaisuutena. Toivoisin kuitenkin että etä- ja monipaikkatyötä voitaisiin suunnitella vieläkin perusteellisemmin nimenomaan tarvelähtöisesti, tehtävien ja yhteistyön näkökulmista – syvällisemmin. Näin voimme kehittää entistä parempaa työelämää poikkeusajankin kokemuksia hyödyntäen.
Miten arvioimme yhteistyötä hybridissä?
Organisaatioissa voitaisiin vieläkin tarkemmin tutkia ja arvioida millaista yhteistyötä tehdään sekä millaisia prosesseja ja toimintatapoja tarvitaan tukemaan näitä erilaisia yhteistyön muotoja. Tämä pohdinta johdattelee luonnostaan myös miettimään minkälainen hybridi- tai etätyömalli sopii organisaatiolle tai eri tiimeille. Törmäsin jokin aikaa sitten organisaatiopsykologi Adam Grantin haastatteluun, jossa hän mielestäni mainiolla tavalla kuvasi erilaisia yhteistyön muotoja. Ehkäpä näistä esimerkeistä on hyötyä, kun mietitte erilaisia yhteistyön tapoja omassa organisaatiossanne ja kehitätte omaa joustavan työn mallianne?
1. Onko yhteistyössä kyse lähinnä rinnakkaisesta tekemisestä?
Tätä yhteistyön mallia voisi kuvailla ”avokonttoriksi” tai urheilumaailmaan verraten vaikkapa yhdessä lenkkeilyksi. Jokainen osaaja tekee pääasiassa omaa työtään. Jonkin verran on vuorovaikutusta, mutta se on enemmänkin yhteisöllistä, juttelua, kuulumisten vaihtoa, vitsailua, läsnäolemista, kannustusta kuin varsinaisesti toisen työtehtävään osallistumista. Työntekijän suoritus on pitkälti itsenäinen, mutta suorituskykyä ja työn mielekyyttä lisää toisten läsnäolo. Mietipä miten tässä yhteistyön muodossa on mielekkäintä ja tehokkainta toimia, ottaen huomioon etätyön ja monipaikkaisuuden mahdollisuudet? Ovatko samapaikkainen ja samanaikainen läsnäolo edellytyksiä yhteistyön toimivuudelle vai voisiko tunnelmaan ja yhteisöllisyyteen vaikuttavaa vuorovaikutusta järjestää myös digitaalisen työympäristön keinoin?
2. Onko eri osaajien yhteistyö kuin viestijuoksua?
Tässä yhteistyössä osaajilla on omat roolinsa, selkeät osatehtävät kokonaisuudessa. Moni prosessimainen tiimi- ja projektityö on tämän tyyppistä. Ilman että toinen tekee osuutensa, seuraavan on hankala tehdä omaa työtään kunnolla. On siis tärkeää, että jokainen ketjussa hoitaa oman tehtävänsä sovitusti ja siirtää ”kapulan” seuraavalle priimasti. Missä kohtaa prosessia tapahtuu ”kapulanvaihto”? Miten siirto seuraavalle tapahtuu? Mitä toimintatapoja ja työkaluja tarvitaan, jotta siirto tapahtuu saumattomasti ja luotettavasti? Tässä yhteistyön muodossa on tärkeää tehdä näkyväksi prosessin vaiheet ja tiiminjäsenten roolit sekä vastuut. Tarvitaanko tässä fyysistä läsnäoloa vai voidaanko toimintamalli rakentaa digitaaliseen työympäristöön niin että prosessi ja eteneminen ovat selkeitä kaikille kaiken aikaa?
3. Onko tiimisi yhteistyö tilanneherkkää ja dynaamista?
Kolmas yhteistyön muoto on kuin jalkapallon tai koripallon pelaamista. Tiimi on tilanteessa hyvin kiinni, reagoiden toistensa suoritteisiin, tekemiseen ja viesteihin heti. Tätä voisi kutsua yhteiskehittämiseksi, pallotteluksi, ideoinniksi tai vaikkapa jonkin ratkaisun, suunnitelman tai tiedotteen yhteistekemiseksi. Voisi kuvitella, että viimeistään tässä yhteistyön muodossa on oltava samanaikaisesti samassa paikassa, jotta yhteistyö todella sujuu. Mutta olen kokenut, että saman flown, fiiliksen ja tehon voi saavuttaa hyvin esimerkiksi jaetun tiedoston yhteismuokkauksella, pitäen vaikkapa puhelinlinjaa auki tai whatsappin viuhuessa rinnalla. Kun käytetään digitaalisia työvälineitä, syntyy yhteiskehittämisessä usein saman tien valmista, eikä aikaa mene esimerkiksi fläppien tai valkotaulusta otettujen kuvien puhtaaksikirjoittamiseen. Yhteistyön muotona tämä kuitenkin vaatii nimenomaan samanaikaisuutta, oli läsnäolo sitten fyysistä tai etänä.
Harvalla tiimillä on vain yhdentyyppistä yhteistyötä
Useimmat tiimit kokevat varmasti kaikkia erityyppisiä yhteistyön muotoja työssään limittäin ja eri vaiheissa. Kun organisaatio koostuu erilaisista asiantuntijoista, on varmasti työvaiheita jolloin hölkätään vierekkäisillä radoilla, tilanteita joissa suoritetaan oma osuus ja toimitetaan ”kapula” eteenpäin seuraavalle, sekä tilanteita joissa tiimijäsenet ”pelaavat ja pallottelevat” samanaikaisesti saman tehtävän parissa. Tärkeintä onkin ottaa yläkäsite ”yhteistyö” tarkempaan arviointiin ja tunnistaa näitä erilaisia muotoja, joita oman porukan työssä esiintyy.
Parhaiten tämä onnistuu keskustellen omien tiimiläisten ja asiantuntijoiden kanssa seuraavista aiheista:
- miten yhteistyö sujuu parhaiten
- miten toimintatavat on hyvä sopia
- minkälaisia pelisääntöjä tarvitaan
- mitä digitaalisia ja fyysisiä työympäristöjä ja työkaluja tarvitaan
Jos teidän organisaatiossanne kaivataan apua etä- ja monipaikkatyön yhteisten linjausten pohdintaan tai valmennusta tiimin yhteistyöhön liittyen, ota yhteyttä asiantuntijoihimme!
Tutustu tekstin kirjoittajaan