Koko tiimin osallistaminen
Edellisessä kirjoituksessani pohdin arvojen merkitystä organisaation toiminnassa, ja kuinka yhdessä määritellyt arvot vahvistavat yhteistyötä ja yhteisöllisyyttä. Arvojen määrittely tuli ajankohtaiseksi Timanttian tiimissä, kun strategiakeskustelun yhteydessä nousi esille, että perustehtävän ja vision rinnalle haluamme määritellä arvot ohjaamaan työtämme, ja sitä miten etenemme kohti päämääriämme. Tässä kirjoituksessa kuvaan tarkemmin tätä osallistavaa prosessia.
Timanttian tiimi toimii monipaikkaisesti ja siksi tämäntyyppiset kehitysprosessit suunnitellaan lähtökohtaisesti monimuotoisiksi, käyttäen erilaisia yhteistyön tapoja ja keinoja. Arvojen määrittely käynnistettiin viestimällä prosessista koko tiimillemme viikkopalaverissa ja sisäisessä viestikanavassamme. Muistutimme samalla strategiamme pääkohdista, sillä on tärkeää luoda arvoille merkityksellinen viitekehys. Ne eivät saa olla irrallinen palanen organisaation toiminnassa, vaan ovat osa yhtenäistä strategiaa.
Arvojen määrittely sisälsi viisi vaihetta:
- Näkemysten keruu
- Työpaja
- Ymmärryksen lisääminen kuvien avulla
- Arvotarinat
- Kiteytys ja loppukeskustelu
Näkemysten keruu
Aloitimme prosessin forms-kyselyllä, jossa haettiin näkemyksiä ja vastauksia siihen minkälaisten arvojen mukaan jokainen tekee työtään, miten nämä arvot heijastelevat arjen valintoja ja päätöksiä, miten ne näkyvät asiakkaille, miten ne näkyvät, tai miten niiden pitäisi näkyä tiimin yhteistyössä. Haimme myös tunneyhteyksiä arvoihin liittyen.
- Vaihe on anonyymi yksilövaihe ja esimerkki asynkronisesta työskentelystä. Jokainen työskenteli eriaikaisesti ja eripaikkaisesti.
Työpaja
Kokosimme kyselyn vastaukset yhteen, ja järjestimme Arvotyöpajan, jossa kävimme vastauksia ja näkemyksiä läpi. Tutustuimme siis rauhassa kaikkiin erilaisiin näkökulmiin, esimerkkeihin ja loimme ymmärrystä ajatusten kirjoon. Jatkoimme työskentelyä pajassa nostamalla erilaisia avainsanoja ja aiheita esiin. Ohjeena oli nostaa esiin muutaman oman ajatuksen lisäksi muiden esiin nostamia aiheita, eli kannustimme aidosti kuuntelemaan ja pohtimaan toisten näkemyksiä.
Käytimme tässä valkotaulusovellusta ja virtuaalisia tarralappuja. Keskustellen ryhmittelimme erilaisia avainsanoja ja aiheita yhteen. Lopputuloksena syntyi reilun kahdenkymmenen avainsanan/sanaparin ”miellekartta”. Tästä jatkoimme keskustelua edelleen jaetulla ruudulla, kiteyttäen meille tärkeät arvot lopulta viiteen: Hyvinvointi, Arvostus, Lisäarvo, Kasvu, Lähtökohtana asiakas.
- Työpaja on esimerkki synkronisesta yhteistyöstä. Jokainen työskenteli samanaikaisesti mutta eripaikkaisesti.
Lisää ymmärrystä kuvien avulla
Olisimme toki voineet olla tähän tyytyväisiä ja julkaista arvomme saman tien somessa. Mutta mikäli haluaa välttää sudenkuopat, joihin moni jää, esimerkiksi että arvojen merkitykset ja vaikutus siltikin jää hataraksi, suosittelen jatkamaan työstämistä. Sanonta ”kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa” on meille kaikille tuttu, ja samassa kuvassa eri henkilöt voivat nähdä erilaisia merkityksiä. Lähdimme siis vielä syventämään yhteistä ymmärrystä, purkamalla arvojen merkityksiä kuvien ja tarinoiden avulla tavallaan taaksepäin ja vastaamaan kysymykseen ”Miten näemme arvot kuvina?”
Jokainen tiimiläinen sai lisätä yhteiseen tiedostoon yhden kuvan jokaiselle arvolle. Aikaa tälle tehtävälle annettiin noin viikon verran, joten jokainen sai valita itselleen sopivan hetken syventyä arvopohdintaan. Arvoillemme muodostui näin niiden merkitystä ilmentävät kuvakollaasit. Eri ihmiset havainnoivat asioita eri tavoin, ja on hyvä ottaa huomioon myös visuaalisesti ajattelevat tiimiläiset. Mielenkiintoista on myös aina nähdä, miten erilaisia kuvia ihmiset valitsevat kuvaamaan samaa asiaa. Näin syntyi jälleen hyvää keskustelua.
- Tämä on esimerkki asynkronisesta yksilötyöstä.
Arvotarinat
Tämän jälkeen muotoilin projektivastaavana eräänlaisen tarinamuotoisen pohjan, jossa jokaiselle arvolle työstettiin parityöskentelynä merkitystä syventävä ja konkretisoiva tarinaluonnos, ottaen pohdinnassa huomioon myös kuvakollaasit. Tarinassa parit ottivat kantaa esimerkiksi siihen, miten arvot toteutuvat eri yhteyksissä omassa työssä, asiakkaiden kanssa ja yhdessä tiimin kanssa, tai miten ne vaikuttavat tulevaisuuteen. Pohja muistutti alakoulun tehtävää, jossa on lauseiden keskellä täytettäviä aukkoja tai lauseet loppuvat kesken, ja niitä sai jatkaa. Pohja toimi ikään kuin dialogisen keskustelun ohjaavana runkona, ja työparit työskentelivät jaetussa tiedostossa, jaetulla ruudulla.
- Parityöskentelyä synkronisesti, eli samanaikaisena mutta eripaikkaisena työskentelynä.
Kiteytys ja loppukeskustelu
Tämän jälkeen minulla projektivastaavana oli kaikille viidelle arvolle kuvakollaasit ja tarinat.
Kiteytin näiden pohjalta jokaiselle arvolle lyhyen tarinan, kunnioittaen yhdessä synnytettyä sisältöä ja sanamuotoja, ja viimeistelin arvotarinat yhteen selkeään tiedostoon. Nämä käytiin vielä läpi yhteisessä kokouksessa ja hyväksyttiin. Prosessissa tutustuimme myös toisiimme ja tapaamme ajatella työtämme entistäkin paremmin. Lopputulema voi ulkopuolisen silmin näyttää muutamalta jopa tavanomaiselta kuulostavalta sanalta, mutta tiimillemme juuri näillä sanoilla on syvempi, yhteinen merkitys.
- Viimeinen vaihe on synkroninen, samanaikainen etäkokous.
Mitä mieltä sinä olet meidän tavastamme luoda yhteiset arvot? Heräsikö sinulla esimerkkiprosessista ajatuksia tai kysymyksiä? Kerromme mielellämme lisää erilaisista osallistavista kehitysprosesseista, varsinkin kun halutaan yhdistellä asynkronista ja synkronista yhteistyötä. Ota yhteyttä!
Tutustu artikkelin kirjoittajaan