Monessa organisaatiossa esimiehet kaipaavat tukea, kun työ muuttuu. Hankaluutta osalle aiheuttavat etätyön lisääntyminen, siirtyminen omista huoneista monitilatoimistoon sekä hajallaan olevien tiimien johtaminen. Osassa organisaatioita HR huolehtii esimiesten valmiuksista johtaa muuttuneessa tilanteessa jo ennakkoon valmentamalla esimiehiä.
Loppujen lopuksi väliä ei niinkään ole sillä, missä vaiheessa esimiehiä koulutetaan, tärkeää on, että koulutusta on ylipäätään tarjolla. Kokemukseni mukaan yllättävän usein esimerkiksi globaalisti toimivissa organisaatioissakin, joissa tiimit voivat olla hajallaan ympäri Eurooppaa tai maailmaa, on haasteita juuri johtamisen näkökulmasta, koska ei ole tunnistettu, että johtamisessa tulee omaksua uudenlainen näkökulma.
Toki ei ole missään nimessä haittaa perehdyttää esimiehiä ennakkoon siihen, miten muutokset vaikuttavat johtamiseen ja millaista johtamista tarvitaan. Valmennusta on hyvä olla tarjolla eri aiheista ja matkan eri vaiheissa. Mutta mitä ne asiat sitten ovat, joita esimiehille tulisi valmentaa?
Aiemmassa artikkelissa olen käsitellyt etäjohtamisen haasteita, joista on hyvä olla tietoinen. Tietysti on tärkeää muistaa, että kaikissa tilanteissa ja kaikissa organisaatioissa haasteet eivät ilmene samalla tavalla. Näistä haasteista on hyvä olla tietoinen, koska ne auttavat myös ymmärtämään, miksi seuraavaksi esitellyt valmennettavat aiheet ovat tärkeitä.
Valmenna esimiehiä näissä
Läpinäkyvyys ja avoimuus
Opasta esimiehet ymmärtämään, mitä läpinäkyvä ja avoin johtaminen tarkoittaa ja miten kehittää avoimempia johtamisprosesseja. Eri tilanteissa se voidaan toteuttaa eri tavoilla, mutta lähtökohtaisesti kyse on siitä, että sama tieto on kaikilla saatavissa samanlaisena ja samanaikaisesti, ihmiset tietävät mistä tieto löytyy, kaikista työhön liittyvistä asioista voidaan keskustelulla avoimesti, asioista voidaan olla rakentavasti eri mieltä ja omat ideat ja ajatukset uskalletaan rohkeasti tuoda keskusteluun.
Luottamuksen rakentaminen
Luottamus on hyvän etäjohtamisen perusta. Usein esimiehet itse ajattelevat, että luottamuksessa on kyse siitä, luottavatko he johdettaviinsa. Luottamus on kuitenkin monitahoisempi asia – erityisesti etäjohtamisessa, sillä se on hajautetussa työssä häilyvämpää.
Vaikka luottamus tuntuu monelle itsestään selvältä asialta, silti sitä toteutetaan johtamisessa hyvin monella tavalla. Luottamus lähtee myös helposti nakertumaan ajattelemattomien sanojen tai toiminnan seurauksena.
Rohkeaa tarttumista ongelmiin
Käsittelemättä jääneet asiat jäävät helposti hiertämään ja nakertavat luottamusta tiimin sisällä, jonka seurauksena avoimuus ja toisten arvostus häviää. Se kuormittaa esimiestä ja vaikuttaa väistämättä yhteistyöhön. Kaikenlaiset väärinkäsitykset, huhut ja epäilykset, erilaisista odotuksista aiheutuvat ristiriidat ynnä muut tämänkaltaiset on siis käsiteltävä asianosaisten tai koko tiimin kanssa, heti kun ne ilmenevät.
Ihmisten johtamista
Tärkein ominaisuus hyvällä etäjohtajalla on tunneäly. Kyky asettua toisen asemaan, olla empaattinen ja pyrkimys ymmärtää, mitä toinen sanomisillaan tarkoittaa, ovat tärkeitä ihmisten johtamistaitoja. Etäjohtamisessa pärjää huonosti, jos keskittyy asiajohtamiseen ja esimiestyö on käytännössä pelkkää tavoitteiden asettamista ja tehtävienjakoa. Luottamuksen rakentamisen, helpomman ongelmiin tarttumisen, työntekijöiden potentiaalin hyödyntämisen ja kuormittumisen seuraamisen näkökulmasta on tärkeää, että esimiehellä on osaamista ja halua rakentaa hyvät suhteet johdettaviensa kanssa.
One-on-one -palaverikäytäntöjä
Etäisyyden ja työn itsenäisyyden lisääntyessä on tärkeää huolehtia siitä, että esimehet ovat läsnä johdettavilleen. Esimiehen kiinnostus on arvostuksen osoitus ja monet työntekijät kaipaavat sparrailua ja keskustelua omaan työhönsä liittyen. Joskus ajatellaan, että esimerkiksi asiantuntijat eivät sitä kaipaisi, mutta kokemukseni mukaan siellä on myös paljon niitä, jotka mielellään sparraavat ajatuksiaan esimiehen kanssa.
Monessa organisaatiossa tiimipalverit ovat jo vakiintunut käytäntö. Tiimipalaverit ovat hyvä työkalu etäjohtamisessakin, mutta sen rinnalle on hyvä harkita kahdenkeskisten palaverien pitämistä työntekijöiden kanssa säännöllisesti. Palavereissa voidaan tarkastella sitä, miten työ etenee, mutta ennen kaikkea esimies on apuna, tukena ja ajattelun sparraajana työntekijän käytettävissä. Aiemmasta artikkelista löytyy myös hyviä kysymyksiä kahdenkeskisiin keskusteluihin.
Työn merkityksellisyydestä viestimistä
Kun työn merkitys on selkeänä kaikkien mielessä, on itsenäinen työskentely tavoitteisiin nojautuen helpompaa. Toiset etäjohtajat korostavat myös vision tärkeyttä: innostava ja selkeä visio ohjaa työtä sillonkin, kun esimies ei istu vieressä ohjaamassa tekemistä. Kukakin voi käyttää haluamaansa termiä, mutta kyse on siis siitä, että suunta ja tekemisen tarkoitus on riittävän selkeä, tuntuu tärkeältä ja on kaikkien mielessä. Tutkimusten mukaan merkityksellisyys on myös tärkeä motivaatioon vaikuttava tekijä.
Yhteisöllisyyden ylläpitämistä
Yhteisöllisyydessä on kyse yhteenkuulumisesta, me-hengestä. Usein kauimpana olevat työntekijät kokevat olevansa erillään, irrallaan muusta työyhteisöstä. Tutkimusten mukaan he usein kokevat jäävänsä tärkeistä asioista paitsi ja että heidät välillä jopa unohdetaan tiimin keskusteluista. Yhteenkuulumisen tunne on kuitenkin tärkeä voimavara- ja motivaatiotekijä. Yhteisöllisyyden syntyminen ja ylläpitäminen edellyttää työstä käytävän keskustelun lisäksi vapaamuotoista keskustelua, kohtaamisia kasvotusten edes silloin tällöin sekä kohtaamisia erilaisten keskustelualustoiden ja muiden yhteistyön mahdollistavien välineiden kautta.
Kuva: David Travis