Miten vahvistaa luottamusta etätyössä?
Luottamus lisää tutkitusti työn tuottavuutta ja siksi luottamuspulaan reagoidaan ennemmin tai myöhemmin organisaation joka kolkassa. Häilyvän luottamuksen hälytysmerkit, kuten tiedonkulun tyssääminen, tekemättä jääneet työt ja takkuileva yhteistyö, havaitaan helposti etänäkin. Mutta miten luottamusta rakennetaan etänä?
Professori ja neurotieteilijä Paul J. Zak on osoittanut, että luottamus on se avain, joka sitouttaa, kannustaa ja luo pohjan positiiviselle organisaatiokulttuurille, jossa viihdytään, pysytään ja tehdään tulosta. Kiitos hyvänolon ja kiintymyksen hormonin oksitosiinin, luottamuksella on taipumus kertaantua: Kun meihin luotetaan, me vastaamme luottamuksella.
Tätä kautta syntyy vahvistuvan luottamuksen kierre, joka tutkitusti
- parantaa työvirettä
- lisää tuottavuutta
- vähentää stressiä sekä uupumusta
Luottaminen on jokaisen yksilön tietoinen päätös
Luottamaan heittäytyminen edellyttää, että roolit, työnjako ja vastuut ovat kaikille selvät. Kun jokainen tiimin jäsen ottaa haltuun oman tonttinsa, esihenkilön tehtäväksi jää antaa työrauha sekä tarjota tuki ja sparraus. Johdon osoittama luottamus herättää työntekijöissä halun olla luottamuksen arvoinen. Lopputuloksena säästetään kaikkien aikaa ja hermoja, kun kontrollointiin ja raporttien rustaamiseen kuluu vähemmän aikaa.
On hyvä todeta ääneen, että luottamus on päätös ja valinta. Voimme päättää luottaa työkaveriin, vaikka emme tiedä hänestä mitään. Kyse on hypystä tuntemattomaan, mutta päätämme ottaa riskin. Varmaa on, että tulee takaiskuja, mutta pelisäännöt ja yhdessä sovitut toimintatavat ennaltaehkäisevät luottamuksen väärinkäyttöä.
Aloita luottamusprojekti maltilla
Kun tiimissä aloitetaan luottamusprojekti, on hyvä aloittaa maltillisesti ja edetä pikkuhiljaa vaativampiin harjoituksiin. Aluksi tiimissä voi pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Miltä luottamus näyttää asenteena ja tekoina?
- Mitä pelisääntöjä tarvitsemme, jotta voimme heittäytyä luottamaan?
- Mitä täytyy tapahtua, jotta seuraavassa työilmapiiri- tai työhyvinvointimittauksessa työyhteisön sisäinen luottamus on noussut pari pykälää?
Miten luottamusta rakennetaan käytännössä?
On hyvä huomoioida, että luottamusprojekti tuottaa tulosta vain, jos se tarkoittaa päivittäisiä tekoja ja kaikkien sitoutumista. Mukaan tarvitaan siis koko tiimi, jotta saadaan aikaan tuloksia.
1. Tunnenko työkaverini?
Tutustukaa toisiimme työkavereina: Sovitaan parityöskentelystä linjoilla sellaisen työparin kanssa, joka on vähemmän tuttu. Soitetaan uudelle tulokkaalle työasioissa ja toivotetaan samalla hänet tervetulleeksi omasta puolestamme. Sparrailu avartaa ja rikkoo jäätä – on tärkeää tohtia ottaa pienempikin asia yhteiseen pohdintaan, vaikka ollaan etänä.
Tutustukaa toisiimme ihmisinä: Kaikki eivät halua puhua yksityisasioistaan töissä. Siispä kysellään vointia ja kuulumisia sen verran kuin hyviin tapoihin kuuluu. Toimiston tunnelmaa keventävä small talk kuuluu myös etäaikaan. Lyhyt jutusteluhetki kannattaa istuttaa jokaisen tiimikokouksen alkuun, koska se auttaa muodostamaan yhteyden osallistujien välille. Ja todellakin: Kamerat päälle, jotta luottamusta lisäävät eleet ja ilmeet näkyvät.
2. Onko viestintä ja vuorovaikutus avointa ja riittävää?
Rohkeaa, selkeää ja samalla hienotunteista viestintäkulttuuria kannattaa tavoitella. Kommunikaatio on yhteiseksi tekemistä ja se on tapahtunut vasta silloin, kun jokainen asianosainen on ymmärtänyt asian samalla tavalla. Unohdamme helposti, että jokainen vastaanottaja tulkitsee viestin omalla tavallaan. Tärkeä asia kannattaa ilmaista eri tavoin ja useampaan kertaan virheellisten tulkintojen välttämiseksi. Omista taustoistamme ja kokemuksistamme johtuen vedämme vääriä johtopäätöksiä, ja väärinkäsitykset synnyttävät turhia jännitteitä ja epäluottamusta. On tärkeätä uskaltaa kysyä epäselväksi jäänyttä asiaa suoraan viestijältä itseltään.
Vuorovaikutustilanteen epäonnistumisen saattaa johtua oheisviestinnästä. Olipa kyse sanavalinnasta, eleistä, ilmeistä tai äänenpainoista, negatiiviseksi tulkittu lähestyminen aiheuttaa vastareaktion ja lisää epäluottamusta. Rakentava lähestymistapa lisää luottamusta ja yhteistyöhalua. Tässäkin kohtaa riittävät yleensä hyvät tavat ja vilpitön halu parantaa omia ja yhteisiä vuorovaikutustaitoja.
Jaetaanko tarvittava tieto avoimesti kaikille asianosaisille? Etäaikana moni kokee ahdistusta siitä, että joutuu hoitamaan työtehtäviään puutteellisin tiedoin tai ei tiedä missä vaiheessa olennainen rinnakkaisprojekti etenee. Luottamuksellisen yhteistyön edellytys on, että kaikki tietävät mistä ja keneltä tietoa on saatavissa ja minne tärkeät dokumentit on arkistoitu. On tärkeää pitää myös eri tiimit ja osastot tietoisina toistensa tekemisistä.
3. Uskaltaako meillä avata suunsa?
Psykologisesti turvallisessa ilmapiirissä voi puhua jännittämättä silloinkin, kun on tehnyt virheen tai on eri mieltä. Luottamus on hyvällä tasolla silloin, kun jokainen tiimin jäsen kokee voivansa luottaa siihen, että toinen ymmärtää tai ainakin yrittää ymmärtää viestin parhain päin, vaikka ajatus olisi vähän keskeneräinen tai ilmaisu jollain tavoin puutteellinen.
Suun avaaminen oikeassa kohdassa liittyy myös resilienssin teemaan. Ketterän kehityksen varmistamiseksi on elintärkeätä opetella sietämään virheitä ja toipua niistä nopeasti. Toisin sanoen tarvitaan luottamuksellinen kulttuuri, jossa huonot uutiset ja virheet nostetaan esiin välittömästi, jotta niille voi tehdä jotain ja sen jälkeen päästää irti, jotta kriisi voi muuntua opiksi ja uusiksi onnistumisiksi.
4. Onko meillä halu ja kyky kehittyä yhdessä?
Ammatillisen kyvykkyyden kokemus on sisäisen motivaation olennainen elementti. Tunnustetaanko meillä oma ja toisen kyvykkyys? Ollaanko meillä iloisia toisen onnistumisista vai nouseeko kateus pintaan? Hyvä tapa on jakaa onnistumisia säännöllisesti yhdessä.
On lottovoitto saada kasvaa yhdessä työkavereiden kanssa myös henkisesti. Luottamuksellisessa tiimissä ollaan uskollisia yhteisille arvoille ja tuetaan toinen toista silloinkin, kun on vaikeaa. Armollisuutta, malttia, ymmärrystä, myötätuntoa ja kykyä iloita toisten puolesta kasvatetaan vuorovedolla. Miten sinä itse määrittelet henkisen kasvun?
Luottamuksen rakentaminen on koko organisaation läpi virtaava jatkuva prosessi, johon on joskus viisasta hakea lisäosaamista ulkopuolelta. On olemassa runsaasti osallistavia työkaluja, joita hyödynnetään eri tavoin eri tilanteissa ja organisaatioissa. Me voimme auttaa prosessissa suunnittelusta toteutukseen. Jos kiinnostuit, ota yhteyttä!
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Pirkko Tavaila
Pirkko on johtamisen ja tiimityön kehittäjä ja menestyksekkään yrityskulttuurin edistäjä, jolla on vuosien kokemus kansainvälisessä ympäristössä toimivien asiantuntijoiden ja johtajien valmentamisesta. 30 vuoden liiketoimintaosaaminen eri toimialoilta ja erilaisista tehtävistä yhdistettynä kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin osaamiseen tekee Pirkosta todellisen modernin työelämän kehittäjän.
- Puh: 040 195 5424
- pirkko.tavaila@timanttia.fi