Työn muuttuessa aika- ja paikkariippumattomammaksi, etäjohtaminen yleistyy. Moni osin tai kokonaan tiimiään etäältä johtanut, on kokenut hankaluutta. Etäisyys vähentää kontaktia johdettavien ja kollegoiden kanssa ja monesta tuntuu, että asiat on vaikeampi pitää hyppysissä. Mitä tarvitaan, jotta etäjohtajalla on hyvät lähtökohdat onnistua?
Etäjohtamisessa onnistuminen lähtee siitä, että hyvän etäjohtamisen kulmakivet ovat kunnossa. Tässä artikkelissa avaan näitä kulmakiviä. Tärkeää on toki huomata, että nämä samat asiat ovat tärkeitä johtamisessa muutenkin. Etäjohtamisessa ne ovat kuitenkin korostuneemmin tärkeitä, sillä ilman näitä yhteistyö harvoin on sujuvaa ja ilmenee erilaisia ongelmia.
Luottamus on monitahoinen juttu
Keskusteltaessa esimiesten kanssa luottamuksesta, on yleisin ajatus lähes aina se, luotanko minä työntekijöihin vai en – uskonko heidän tekevän työnsä, vaikka he eivät olisi näköpiirissä.
Luottamus on kuitenkin monitahoisempi juttu. Kyse on myös siitä, luottaako työntekijä esimiehen olevan saatavilla ja tukena, kun sille on tarvetta. Pitääkö esimies työntekijän puolia ja onko hän kiinnostunut työntekijän kehittymisestä?
Kolmas näkökulma luottamukseen on kollegoiden välinen luottamus: epäilys nakertaa työkaverin puuhista, kun kalenterissa ei ole merkintöjä ja kollegaa ei tavoita millään välineellä. Virtuaalisessa työssä luottamus on tutkimusten mukaan häilyvämpää eli se vaatii töitä pysyäkseen yllä sekä selkeitä pelisääntöjä.
Arvostusta rakennetaan yksinkertaisilla jutuilla
Luottamus ja arvostus kulkevat pitkälti käsi kädessä. Arvostamisen edellytys on, että ihmiset tuntevat toinen toisensa ainakin jollakin tasolla. Ammatillisessa mielessä on tärkeää, että ollaan tietoisia eri ihmisten osaamisista, vahvuuksista sekä tavoista toimia ja vuorovaikuttaa. Eli voidaan puhua toisen tuntemisesta.
Mitä paremmin ihmiset tuntevat toisensa, sitä todennäköisemmin he oppivat ymmärtämään ja sietämään myös niitä, joiden kanssa ei ehkä olla täysin samalla aaltopituudella. Esimiestyössä arvostukseen linkittyy myös tunne siitä, että työntekijä kokee olevansa työyhteisölle tärkeä: arvostaako esimies häntä ja hänen työpanostaan. Useimmiten siihen riittää kiinnostus toisen työtä kohtaan sekä keskustelu työhön liittyvistä asioista.
Avoimuus mahdollistaa paremman tiedonjaon
Lähes kaikkien organisaatioiden ongelma on tiedonjako, olipa kyse samassa toimipisteessä toimivasta tai hajallaan olevasta organisaatiosta. Avoimuus ei toki yksinään ratkaise tietoon liittyviä ongelmia, mutta yleensä helpottaa niitä. Luottamuksen ja arvostuksen ilmapiirin vallitessa, ihmiset ovat huomattavasti valmiimpia jakamaan omia ajatuksiaan ja ideoitaan sekä välittämään tietoa muiden saataville. Kun tiimihenki on kunnossa, on luonnollista, että ihmiset ajattelevat muutakin kuin omaa etuaan ja haluavat jakaa tärkeän informaation myös muiden käyttöön ja edistää yhteisiä onnistumisia.
Yhdessä sovitut säännöt selkiyttävät
Yhteistyö sujuu mukavammin, kun ensin sovitaan yhdessä muutamia pelisääntöjä. Pointti ei ole siinä, että täytyy olla lisää sääntöjä, vaan siinä, että käydään yhdessä keskustelua odotuksista, toimintatavoista ja hyvistä käytännöistä. Keskustelu tuo erilaiset näkemykset ja ajatukset esille ja yhteisymmärrys tärkeimmistä toimintatavoista on helpompi muodostaa. Asian voi ottaa tiimin kanssa esille esimerkiksi esittämällä kysymyksen ”miten voimme varmistaa, että yhteistyömme sujuu mahdollisimman hyvin etäisyydestä huolimatta?”.
Jatkuva dialogi rakentaa luottamusta
Työ tehdään yhä enemmän vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Etäisyys helposti vähentää vuorovaikutusta, koska pikku asioiden vuoksi ei viitsitä niin herkästi vaivata esimiestä tai kollegaa. Esimiehenä on tärkeää myös olla läsnä johdettaville. Etäjohtamisessa se tapahtuu helpoiten säännöllisen yhteydenpidon avulla. Se voi olla osin säännöllistä, etukäteen kalentereoitua ja osin satunnaista ja tarpeen mukaan tapahtuvaa. Pelkästään tiimipalaverit ja sähköpostittelu eivät enää riitä johtamisen keinoiksi, vaan tarvitaan myös keskustelua puhelimitse, skypessa tai kasvotusten.
Yhteisöllisyys on tärkeä motivaatio- ja voimavaratekijä
Etäisyyden lisääntyessä on tärkeää miettiä, miten digitaaliset välineet mahdollistavat kohtaamisen, keskustelun ja ideoiden vaihdon tapaamisen välillä. Digitaaliset työympäristöt mahdollistavat tämän. Fiksuimmat organisaatiot rakentavat yhteisöllisyyttä niin kasvotusten tapahtuvissa kohtaamisissa kuin välineiden tarjoamien mahdollisuuksien kautta. Luontevimmin edellytykset yhteisöllisyydelle toki rakennetaan tapaamalla ja tutustumalla, jos vain mahdollista, mutta ei se täysin mahdotonta ole virtuaalisestikaan, joskin se vaatii enemmän töitä.
Yhteisöllisyys on erityisen tärkeä sillon, kun yhteistyön tulee sujua tiimissä. Kiinnostavaa on kuitenkin se, että tutkimusten mukaan yhteisöllisyys on tärkeä motivaatio- ja voimavaratekijä myös silloin, kun ihmiset tekevät hyvin itsenäistä työtä. Siitä syystä yhteisöllisyyden rakentamiseen ja ylläpitämiseen tulee kiinnittää huomiota välimatkojen kasvaessa.