Etätyön hyödyt ja haasteet johtamisen näkökulmasta

Etätyön hyödyt ja haasteet johtamisen näkökulmasta

Yhä useammassa organisaatiossa ollaan valmiita ottamaan askel suuntaan, jossa työpaikalla vietetty aika ei enää olekaan ratkaiseva tekijä, vaan se että syntyy tulosta. Millaisiin asioihin on tarpeen kiinnittää huomiota ja mitä kannattaa kehittää, jotta esihenkilö onnistuisi yksilöiden ja tiimien johtamisessa mahdollisimman hyvin – myös etänä?

Työntekijöiden itsenäisyys ja vastuunotto lisääntyvät

Etätyö lisää työntekijöiden itsenäisyyttä. Työn tekemisessä korostuu työntekijän mahdollisuus itse kontrolloida omaa työtään, joka tuo vapautta ja vastuuta omaan työhön liittyen.

Jo ennen koronaa eräässä organisaatiossa toteutettiin ajasta ja paikasta riippumattoman työn pilottihanke, jonka perusteella saatiin seuraavanlaisia kokemuksia:

  • luottamuskulttuuri parani
  • työskentely oli tehokkaampaa
  • suunnitelmallisuus lisääntyi

Luottamuskulttuuri

Joustavien työskentelymahdollisuuksien tarjoaminen työntekijöille on osoitus siitä, että heihin luotetaan. Luottamus kasvattaa luottamusta eli työntekijöiden kokemus siitä, että johto luottaa työntekijöihin synnyttää luottamusta organisaatioon ja sen johtoon. Lisäksi se, että luotetaan, synnyttää tunteen siitä että työn tulos on merkittävä, ei työpaikalla vietetty aika.

Tehokas työskentely

Edellisessä kohdassa mainittu kokemus luottamuksesta synnyttää halun olla luottamuksen arvoinen. Tällöin tehdään tehokkaammin ja sitoutuneemmin työtä ja halutaan olla varmasti luottamuksen arvoisia eli työn laatu usein jopa parantuu.

Suunnitelmallisuus

Koska työkavereita ei enää tapaa spontaanisti kahvihuoneessa, työpaikan käytävällä tai oman työpöytänsä ääressä, on pienempienkin asioiden läpikäymiseen sovittava aika ennakkoon. Työntekijät ovat kokeneet, että erilaiset tapaamiset tulevat paremmin merkittyä kalenteriin ja asiat eivät jää roikkumaan, eli työn suunnitelmallisuus lisääntyy. Ja siitä huolimatta, etteivät kaikki enää olekaan fyysisesti samassa paikassa, ovat ihmiset hyvin tavoitettavissa.

Etuja johtamisen näkökulmasta

Etätyön ja monipaikkaisen tiimin johtaminen ei ole sen haasteellisempaa kuin samapaikkaisen tiimin johtaminen, mutta se on erilaista. Usein etäjohtaminen kuitenkin koetaan haastavammaksi, koska tyypillisesti yritämme toimia samalla tavalla vaikka olosuhteet ovat muuttuneet.

Mikäli yrität johtaa monipaikkaista tiimiä samoilla periaatteilla, joilla olet tottunut johtamaan samapaikkaista tiimiä, koet sen varmasti haasteelliseksi. Esihenkilöiltä kysytäänkin kykyä kyseenalaistaa omaa toimintaa ja muuttaa johtamiskäytäntöjään uusiin olosuhteisiin sopivaksi.

Monipaikkaisen työn paremman hyödyntämisen esteeksi on tunnistettu erityisesti perinteiset tavat johtaa, valvoa ja organisoida työtä. Monissa organisaatioissa on vielä vallalla vanhat johtamiskulttuurit ja asenteet. Esimerkiksi kontrolloidun ja työaikaan sidotun työn arvostaminen vähentää etätyön ja joustavuuden suosimista.

Tutkimuksissa on todettu, että etätyö mahdollistavaa paremman keskittymisen työtehtäviin. Digitaalisessa työympäristössä tehtävässä tiimityössä on myös havaittu, että työskentely on usein tehtäväkeskeisempää ja liiketoiminta-suuntautuneisempaa. Mielenkiintoista on myös, että monipaikkaisten tiimien työ on tasa-arvoisempaa, mikä mahdollistaa muun muassa jäsenten ideoiden ja asiantuntemuksen saamisen paremmin käyttöön. Etätyön suosiminen voi siis johtaa paremmin inklusiivisuuden toteuttamiseen. Parhaimmillaan ja oikein johdettuna monipaikkainen tiimi kykenee myös tehokkaampaan päätöksentekoon.

Haasteita johtamisen kannalta

Haastavampaa etä- ja monipaikkaisen työn johtamisessa on toimivan tiimin rakentaminen. Mikäli kyseessä on enemmänkin hybridityön tilanne, jossa henkilöt ovat osan ajasta samassa paikassa, osan etänä, on tiimin rakentaminen huomattavasti helpompaa. Monipaikkaisen tiimin kohdalla hyvän yhteishengen ja tiimi-identiteetin rakentaminen vaatii enemmän ponnisteluja ja suunnitelmallista työtä.

Ihmisillä on luontainen tarve kokea yhteenkuuluvuutta. Mikäli tiimin jäsenet eivät tunne kuuluvansa joukkoon, on seurauksena vähemmän viestintää ja tiimikoheesiota sekä työntekijöiden moraali ja organisaatioon sitoutuminen on heikompaa. Eristyneisyyden tunne ei kuitenkaan johdu pelkästään fyysisestä etäisyydestä, vaan yhteenkuulumisen kannalta psyykkinen läheisyyden tunne on fyysistä oleellisempi.

Virtuaalisesti tai etäällä työskentelevät kokevat helposti ongelmaksi työyhteisön tuen puutteen. Tämä sosiaalinen tuki on myös yksi esihenkilötyön haasteista. Sosiaalista tukea on muun muassa

  • henkinen tuki
  • arvostus
  • välittäminen
  • luottamus
  • kuuntelu sekä
  • palautteen, neuvojen ja ohjeiden antaminen

Sosiaalinen tuki onkin yksi tärkeistä työn voimavaratekijöistä, sillä se ehkäisee työuupumuksen ja stressin kokemista sekä tyytymättömyyden tuntemista epävarmoissa tilanteissa.

Haastavaa esihenkilötyön näkökulmasta on myös luottamuksen rakentaminen sekä työntekijöiden riittävä huomioiminen, motivoiminen, osallistaminen ja valmentaminen.

Mihin esihenkilönä kannattaa kiinnittää huomiota?

Hylkää toimimattomat toimintamallit

Monipaikkaisen tiimin johtaminen todennäköisesti edellyttää oman ja tiimin toiminnan tarkastelua kriittisesti. Toimimattomat toimintamallit on hylättävä ja esihenkilön on löydettävä uusia johtamistapoja. Käytännössä se tarkoittaa uusia tapoja motivoida ihmisiä, uusia tapoja viestiä visiota sekä luoda yhteistä kulttuuria. Myös uusia tapoja ajatella siitä, miten työtä tulisi tehdä ja miltä organisaation näyttää.

Innosta ihmiset toimimaan yhteisen asian eteen

Yhteinen tavoite motivoi. Erityisesti monipaikkaisen tiimin kohdalla se edistää vuorovaikutusta ja helpottaa tiimin ilmapiirin luomisessa. Tiiminvetäjän on saatava tiimin jäsenet innostumaan ja toimimaan yhteisen asian hyväksi.

Johda asioiden sijasta ihmisiä

Etä- ja monipaikkaisen työn johtaminen on ennen kaikkea ihmisten johtamista. Keskity enemmän ihmisten johtamiseen, ei asioiden. Vastuu asioista ja tulosten syntymisestä siirtyy yhä enemmän työntekijöille itselleen.

Keskiössä ihmisten yhdistäminen

On tärkeä tiedostaa, että johtaminen on ihmisten yhdistämistä, ei teknologioiden. Yhteistyötä ohjatessa voi teknologia huomaamatta viedä päähuomion. Muista siis ensisijaisesti ihmiset, äläkä takerru liikaa tiettyyn teknologiaan tai haali liikaa erilaisia työskentelyvälineitä.

Kyseenalaista oletukset ja uskomukset

Muistutan aina esihenkilöitä kyseenalaistamaan omaa toimintaansa. Omien olettamusten ja uskomusten ravistelu on tervettä, eikä  uusia tapoja toimia löydy ilman kyseenalaistamista. Pyri hyvässä hengessä myös kyseenalaistamaan työntekijöiden uskomuksia. Toivottavasti jo siitä ajatuksesta on päästy eroon, että etätyössä olevalle ei voisi päivän aikana soittaa, koska silloin häiritsee työntekijää.

Riko vanhoja sääntöjä

Löytämällä toimimattomat toimintamallit ja kyseenalaistamalla omaa esihenkilötyötä sekä tiimin toimintaa, törmäät myös ehkä vanhoihin sääntöihin. Uskalla heittää vanhat säännöt roskiin ja luoda uusia.

Viestintä tärkeässä roolissa

Luottamuksen rakentaminen henkilöstön ja johdon välille on yksi tärkeimmistä tehtävistä työn sujumisen kannalta. Tärkeää on avoin ja säännöllinen kommunikointi tiimin jäsenten kanssa sekä esihenkilön luottamuksen osoittaminen tiimin jäsenille.

Monipaikkaisen tiimin johtamisessa viestinnän merkitys siis korostuu. Menestyksekkäät tiiminvetäjät onnistuvat luomaan henkilökohtaisia suhteita henkilöstönsä kanssa välimatkasta huolimatta. Lisäksi hyvä etäjohtaminen vaatii kurinalaisuutta ja keskittymistä. Johtamistyylin tulee olla selkeä ja johdonmukainen. Etenemisen seurannalla ja onnistumisten huomioimisella on tärkeä merkitys motivaation vahvistamisessa.

Konkreettisia keinoja viestinnän lisäämiseen ja tehostamiseen ovat muun muassa puhelin- ja videopalaverit, agendojen käyttö palavereissa, erilaiset havainnollistamismateriaalit, yhdessä työstettävät agendat ja muistiot palavereista sekä palavereissa käytettävät fasilitointi- ja osallistamistekniikat.

Vinkit onnistuneeseen etäjohtamiseen

  1. Rakenna avointa kommunikaatiokulttuuria, luokaa yhteiset toimintaprosessit ja ohjausmallit työskentelyyn.
  2. Anna säännöllisesti palautetta johdettaville.
  3. Käytä aikaa visiosta keskusteluun ja tavoitteiden selkiyttämiseen.
  4. Rakenna luottamusta ja tue ryhmän yhteishengen muodostumista.
  5. Tiedosta ja huomioi työntekijöiden erilaiset tarpeet.
  6. Ota johtamistyössä käyttöön valmentava ote. Opettele valmiiden vastausten antamisen sijaan kysymään hyviä kysymyksiä.
  7. Jaa johtajuutta tiimillesi – työntekijöille vapaus tuo myös vastuuta. Tee selväksi, missä asioissa työntekijät voivat tehdä itsenäisiä päätöksiä.
  8. Omaksu avoin, positiivinen ja ratkaisukeskeinen asenne.
  9. Ole empaattinen ja inhimillinen, mutta myös jämäkkä.
  10. Koordinoi työntekijöiden toimintaa ja varmista tiedonjako olennaisista asioista tiimin jäsenten kesken .
  11. Fasilitoi tiimin toimintaa etsimällä keinoja viestinnän tehostamiseen, inhimillisyyden huomioimiseen ja sosiaaliseen kanssakäymisen lisäämiseen.

Haluatko kehittää osaamista etä- ja monipaikkatyön johtamisessa? Ota yhteyttä!

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Ullan erityisosaamista on etäjohtaminen ja hybridityö. Ulla on toiminut kouluttajana ja valmentajana vuodesta 2011 lähtien ja vuosien aikana valmentanut niin henkilöstöä, esihenkilöitä ja johtoryhmiä niin yrityksissä kuin julkisissa organisaatioissakin.

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *


The reCAPTCHA verification period has expired. Please reload the page.