Etäperehdytys, ja siihen valmistautuminen, ei juurikaan eroa lähiperehdytyksestä. Osittain tai kokonaan etänä toteutettavaan perehdytykseen liittyy kuitenkin omanlaisia haasteita, joista tyypillisimpiä ovat vuorovaikutuksen puute, tutustumisen järjestämisen haasteet, yhteisöllisyyden puute ja luottamuksen rakentaminen. Myös teknisiä ongelmia saattaa ilmetä.
Etäisyys vähentää vuorovaikutuksen määrää ja muuttaa sen laatua. Tämän vuoksi etäperehdytyksessä on tärkeätä kiinnittää huomiota juuri vuorovaikutuksen määrään ja laatuun, jotta uuden työntekijän kanssa syntyy luottamuksellinen suhde. Vuorovaikutuksella on myös merkitystä siihen, miten työntekijä sitoutuu työhönsä ja kollegoihinsa sekä sen kautta liittyminen lähitiimiin aidosti käynnistyy.
Suunnittelu on avain onnistumiseen
Suunnittelussa on tärkeää huomioida
- asiat, jotka on tehtävä ennen työsuhteen alkua
- ensimmäisten viikkojen läpikäytävät asiat
- muuhun organisaatioon tutustuminen
Ennen työsuhteen alkua tulee varmistaa, että sopimusasiat ovat kunnossa ja että uudelle työntekijälle on tilattu tarvittavat työvälineet ja hänellä on käyttöoikeudet järjestelmiin. Yhteydenpito uuteen työntekijään jo ennen työsuhteen alkua luo työntekijälle tunnetta siitä, että hän on tervetullut ja odotettu.
Suunnittelun keskeisin osa on perehdytyksen pilkkominen sopivan pieniin osiin ja sen aikatauluttaminen vähintään ensimmäisten päivien tai jopa parin ensimmäisen viikon osalta. Ensimmäisten viikkojen lukujärjestys sisältää organisaatioon liittyviä perehdytysasioita, tutustumista työkavereihin ja omaan työhön liittyvää perehtymistä.
Lukujärjestyksessä voivat vuorotella eri henkilöiden tarjoamat perehdytyskokonaisuudet sekä uuden työntekijän itsenäinen perehtyminen. Tämän ansiosta etäperehdytykseen saadaan mukavaa ja tarpeellista vaihtelevuutta. Lukujärjestys on hyvä tapa viestiä uudelle työntekijälle: “Olemme odottaneet sinua, olemme valmistautuneet tuloosi, haluamme auttaa sinut hyvään alkuun.”
Pilko etäperehdytys sopivan pieniin osiin
Perehdytyksen toteutus, ja siirtymä perehdytyksestä “todellisiin” töihin, on hyvä pilkkoa sopivan pieniin sekä helposti omaksuttaviin osiin. Mikäli asioita käsitellään liian suurina kokonaisuuksina, joudutaan jo kertaalleen kerrottuja asioita toistamaan. Uuden työn alku jo itsessään tarkoittaa runsasta tietotulvaa, eikä kaikkea ole mahdollista omaksua kerralla.
Työsuhteen alkuvaiheessa perehdytyksen osuus vie lähes koko työajan ja vähitellen varsinaisten työtehtävien osuus työajasta kasvaa. Perehdytyksen suunnittelun ja osittamisen merkitys korostuu erityisesti etäperehdytyksessä, kun jatkuvan vuorovaikutuksen mahdollisuudet ovat lähiperehdytystä vähäisemmät.
Ohjaa etänä aloittavaa tiiviisti
Yksi etäperehdytyksen erityispiirre on se, että mahdollisuudet seurata perehdytyksen etenemistä ja uuden työntekijän tuntoja sekä mielialaa, ovat heikommat verrattuna lähiperehdytystilanteeseen. Tämän vuoksi etenkin alkuvaiheessa työntekijän ohjaaminen ja kaikenlaisen yhteydenpidon on oltava tiivistä ja säännöllistä. Etukäteen suunniteltujen perehdytystilanteiden toteutuminen tulee myös varmistaa.
Uuden, etänä aloittavan työntekijän kanssa tulee alkuvaiheessa vaihtaa kuulumisia päivittäin, vaikka perehdytyssuunnitelmassa hänellä olisi kontakteja muualle organisaatioon. Samalla varmistetaan perehdytyksen suunnitelmallinen eteneminen sekä tarjotaan matalalla kynnyksellä tukea ja apua. Säännöllinen yhteydenpito myös mahdollistaa alkuvaiheen kysymystulvan purkamisen.
Etänä aloittavan työntekijän voi ottaa mukaan palavereihin kuunteluoppilaaksi, ja palata näiden palavereihin anteihin ja syntyneisiin kysymyksiin yhdessä.
Uusi työntekijä osaksi tiimiä
Vaikka kyseessä olisi etäperehdytys, on tärkeä pyrkiä järjestämään ensimmäinen perehdytyspäivä kasvotusten. Ensimmäiseen päivään tulee kuulua lähimpien kollegoiden tapaaminen ja tiimiin tutustuminen, vaikka perehdytys järjestettäisiin kokonaan etänä. Etäperehdytyksessä tämä tapaaminen voi olla esimerkiksi virtuaalikahvihetki, jossa esittäydytään ja rupatellaan.
Varsinaista tutustumista edesauttavat
- tutustumiskeskustelut
- työpaikan kummi- tai tukihenkilökäytäntö
Tutustumiskeskustelu on uuden työntekijän ja kokeneemman työntekijän molemminpuolinen työhön ja toisiinsa tutustumisen tilanne. Se on hyvä järjestää 1to1-keskusteluna kaikkein tärkeimpien kollegoiden ja tärkeiden organisaation sisäisten kontaktien kanssa. Näin saadaan myös tuettua uuden työntekijän verkostoitumista organisaation sisällä. Tutustumiskeskustelulle on hyvä olla selkeä tehtävänanto, jotta keskustelu ei jää liian pinnalliseksi.
Omasta tiimistä valitulla kummilla tai tukihenkilöllä voi olla erikseen sovittuja vastuita ja tehtäviä uuden työntekijän työnaloituksen tukemisessa. Hän auttaa myös silloin, jos perehdyttäjä tai esihenkilö ovat erityisen kiireisiä. Perehdytyksen tukihenkilöstä on hyötyä erityistehtävien ohella myös tavanomaisessa perehdytystilanteessa: häneltä voi olla esihenkilöä helpompi kysyä kysymyksiä, ja hän auttaa uutta työntekijää luomaan kontakteja muualle organisaatioon. Tukihenkilön vastuulla on varmistaa, että uusi työntekijä tulee kutsutuksi esimerkiksi onlinekahveille ja afterworkeille.
Ole avoin uuden työntekijän ajatuksille
Uusi työntekijä on uudessa organisaatiossa kuin Liisa Ihmemaassa; hän ihmettelee ja kummastelee itselleen uusia käytäntöjä ja toimintamalleja. Uusi työntekijä tarkastelee organisaation toimintaa tavalla, jota hän itsekään ei enää muutamaa kuukautta myöhemmin välttämättä pysty muistamaan tai huomaamaan. Tämän vuoksi on tärkeää olla avoin uuden työntekijän ajatuksille myös silloin, kun hän kyseenalaistaa organisaation toimintamalleja tai jopa johtamista. Ulkopuolisin silmin nähdyt asiat ja kehitysideat ovat arvokkaita, ja ne kannattaa ottaa huomioon.
Bonusvinkki
Etätyötilanteessa on hyvä muistaa, että myös yksilön vastuu on kasvanut. Tämä koskee myös uutta työntekijää. Uuden työntekijän vastuulla on ottaa puheeksi, kysyä ja varmistaa, että tämä on ymmärtänyt hänelle kerrotut asiat oikein. Tästä kasvaneesta vastuusta on syytä puhua myös uuden työntekijän kanssa.
Ja vaikka uudella työntekijällä onkin etätyötilanteessa korostunut vastuu, ei esihenkilön vastuu mm. tiiviiseen yhteydenpitoon vähene. Esihenkilön on edelleen varmistettava, että uuden työntekijän perehtyminen ja työasioiden haltuunotto etenevät suunnitelman mukaisesti.
Onko teidän organisaatiossa etäperehdytys ajankohtainen? Tarvitsetko siinä vinkkejä ja sparrausta? Ota yhteyttä!
Tutustu tekstin kirjoittajaan