Etäjohtajan oma jaksaminen

On huolehdittava siitä, että työt sujuvat kaikilla ja yhteistyö pelaa. Pitäisi pitää säännöllisesti yhteyttä jokaiseen, huolehtia yhteisöllisyyden säilymisestä ja samalla seurata työntekijöiden kuormitusta ja jaksamista. Entä kuka huolehtii johtajan omasta jaksamisesta? Johtajalla tarkoitan nyt kaikkia niitä, joiden tehtävänä on johtaa ihmisiä tai asioita. Kyse voi olla ylimmässä johdossa toimivasta henkilöstä, yksikön päälliköstä tai tiiminvetäjästä. Johtamistehtävään kuuluu muista huolehtiminen, mutta ei ole tietenkään tarkoitus, että johtajat itse polttavat itsensä loppuun. 

Viime kuukaudet ovat olleet monelle kuluttavaa aikaa. Etäpäivät ovat intensiivisiä. Ne täyttyvät lukuisista etäpalavereista, jotka venyvät niin, että on kiire hypätä jo seuraavaan. Taukoja ei ehdi millään pitää. Kommunikointi ihmisten kanssa vie paljon enemmän aikaa kuin toimistolla ja tuntuu, ettei työpäivät millään riitä kaiken tekemiseen. Sähköpostitkin pitää käydä läpi jossain välissä.

Paljonko aikaa johtamistyölle jää?

Etäjohtajan on huolehdittava myös itsestään, jotta hän voi huolehtia muista. Tärkeintä on tunnistaa työssä onnistumisen kannalta tärkeimmät tehtävät. Haastavaksi johtamistehtävän useimmiten tekee se, että johtamistehtävän lisäksi on usein tulosvastuuta tai asiantuntijatyötä. Tasapainoilu näiden välillä on haastavaa. Toisaalta ollaan sen kysymyksen äärellä, osaako johtaja delegoida riittävästi asioita muille, jotta itsellä jää aikaa johtamiselle. Toisaalta jos tulosvastuu johtajalla on sama kuin muilla, ei ole ehkä edes realistista odottaa, että ihmisten johtamiselle juuri jää aikaa. Jos johtajan omat tavoitteet ovat epärealistiset, sekin pitäisi tuoda esille. Organisaatioissa pitäisikin pysähtyä miettimään, onko johtamiselle varattu riittävästi resursseja. 

Mitä johtaja sitten itse voi tehdä? Kaikista hyvistä etätyön johtamiseen annetuista neuvoista ja käytännöistä kannattaa poimia se tai ne asiat, joilla voisi omassa työyhteisössä olla eniten vaikutusta. Jos yhteisöllisyys on säilynyt aika hyvällä tolalla, ei kannata käyttää energiaa uusien yhteisöllisyyttä lisäävien keinojen kokeiluun. Tai jos olet jo löytänyt toimivan tavan järjestää kahdenkeskisiä keskusteluita tiimin kanssa, ei kannata lähteä muokkaamaan sitä vain, koska joku sanoo, että toisenlainen tapa olisi parempi. 

Johtajana on hyvä muistaa myös se, että jos haluat aktivoida ihmisiä ja saada heitä enemmän osallistumaan, kannattaa paljon useammin heittää palloa ihmisille itselleen. Pistä tiimi miettimään, miten etäkahveista saadaan kiinnostavampia tai kysy tiimiltä, mitä asioita he haluavat tiimipalaverissa kuulla. Kehittäkää asioita yhdessä nykytilanteeseen sopivaksi. 

Esimiehen ei tarvitse olla aina tavoitettavissa

Myös johtajalla on oikeus vetää omat rajat. Jos työntekijät tekevät työtään liukumien puitteissa, voi aamuvirkut olla langoilla jo kuudelta ja toiset lopettelevat työpäiväänsä vasta iltakuudelta. Se ei tarkoita, että esimiehen pitää olla koko tuo aika tavoitettavissa. Johtajan läsnäolo ja tavoitettavuus ei myöskään tarkoita, että pitää päivystää kaikkia viestikanavia yhtä aikaa. Lepo ja palautuminen on tärkeää jaksamisen kannalta ja jos riittävän kauan laiminlyö tätä ihmisen fysiologista tarvetta, on sieltä palautuminen tuskallisen hidasta. Työssä voi olla intsensiivisiä jaksoja, jolloin päivät venyvät, mutta se ei voi olla viikosta ja kuukaudesta toiseen näin. Silloin työssä on jotain pielessä, ja on syytä tarkastella mitä asioita on muutettava.
On ihan ok ilmoittaa tiimille oma työaikansa tai tavoitettavuusaikansa. Eri viestikanavissa kannattaa myös säätää ilmoitusten vastaanottamiseen liittyviä aikoja. Kännykkään voisi latautua uudet sähköpostit vaikka ainoastaan, kun käyt itse lataamassa ne. Ja Teams-ilmoitukset voi mykistää esimerkiksi klo 18 – 08 väliseksi ajaksi. Tarvittaessa voit sopia yhdessä ihmisten kanssa miten sinut parhaiten tavoittaa, jos on joku todella akuutti asia, joka vaatii reagointia saman tien olipa kellonaika mikä tahansa.

Kommunikointikäytännöt kuntoon

Samapaikkaisessa työssä vuorovaikutus ja asioiden hoitaminen sujuu spontaanisti työn lomassa. Sitä ei tarvitse erikseen suunnitella, ja asioita voi jutustella vaikka samalla kun kävellään lounaalle. Etäisyys muuttaa vuorovaikutuksen luonnetta. Etäpalavereissa ihmiset ovat hiljaa ja tuntuu, että kokouksen vetäjänä on mahdotonta välillä saada ihmisistä mitään irti. Jos toimistolla on totuttu nopeaan kysymys ja vastaus -kulttuuriin ja ihmiset edelleen odottavat johtajalta vastauksia mitä moninaisempiin kysymyksiin, on johtaja helposti koko päivän vastaamassa eri välineiden kautta saapuviin kysymyksiin. Kaiken muun ohella.

Kommunikointikäytäntöjä pitää miettiä uudella tavalla. Etäisyys lisää työn itsenäisyyttä ja toisaalta hankaloittaa jatkuvan keskusteluyhteyden ylläpitämistä. Jos jatkuva keskusteluyhteys on työn hoitamisen kannalta tarpeellinen, kannattaa miettiä, voiko sen korvata yhteisellä keskustelu- tai pikaviestiryhmällä, jossa myös muut kuin johtaja itse voi vastata tiimin jäsenten kysymyksiin. Tai voiko etäkokousyhteys olla auki osan työpäivästä, niin että työtä voidaan tehdä yhdessä ikään kuin oltaisiin toimistolla. 

Työntekijöitä kannattaa myös tukea ja ohjata parempaan itsensä johtamiseen sekä omaehtoisuuteen. Valmentava johtaminen on hyvä toimintatapa vahvistaa työntekijöiden ammatillista itseluottamusta sekä kehittää heitä oman työnsä asiantuntijoina. Googlen maajohtaja kertoi eräässä tilaisuudessa, että heidän siirryttyä viime keväänä etätyöhön, on panostettu juuri valmentavaan toimintatapaan kaikkien johtamistyötä tekevien parissa. Toisessa ääripäässä taas on tilanteet, joissa työntekijät hoitavat oman työnsä hyvin itsenäisesti, eikä johtaja heistä juuri kuule. Molemmissa tilanteissa säännölliset tsekkaukset tai lyhyet kahdenkeskiset keskustelut ovat hyvä työkalu toteuttaa johtajan tukea ja läsnäoloa.

Kiinnitä huomiota näihin 

Etäjohtaja tarvitsee ihan yhtä lailla lepoa ja palautumista sekä mahdollisuutta keskittyneeseen työskentelyyn kuin työntekijätkin. Välillä pitää voida laittaa viestikanavat kiinni, että voi tehdä kunnolla keskittymistä vaativan tehtävän. Lepo onnistuu vain, jos työpäivä joskus päättyy. Kannattaa siis luoda omat rutiinit työstä irrottautumiseen. Energian säilyminen kannattaa myös varmistaa tauottamalla omaa työpäivää, huolehtimalla säännöllisestä syömisestä sekä hyvästä ergonomiasta.

Vinkkejä edellä mainittuihin asioihin löydät aiemmista blogiartikkeleistamme

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Ulla on modernin  johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut. 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *


The reCAPTCHA verification period has expired. Please reload the page.