Joskus tulee tilanne, että tiimistä jää henkilö väliaikaisesti pois. Poissaolo voi kestää viikkoja, kuukausia tai jopa vuosia. Oli poissaolon pituus mikä tahansa, henkilö on silti tiimin jäsen, yksi lenkki, joka siirtyy etäämmälle. Olipa normaalissa työarjessa tiimi hajautettuna etänä tai saman katon alla ja aktiivisesti naamatusten tekemisissä, on työstä poissaoleva tiiminjäsen aina kauempana ja yhteydenpito häneen tapahtuu pääasiassa etänä. Miten esimies pystyy pitämään tämänkin lenkin tiimistään vahvana hänen poissaollessaan?
Kuinka usein ja miten viestitään
Poissaoloihin voi olla monia syitä. Ensimmäisenä tulee mieleen ne yleisimmät eli sairausloma ja perhevapaa, mutta pois voi jäädä myös vapaaehtoisesti opinto- tai vuorotteluvapaalle. On paljon työntekijästä kiinni, kuinka tarkasti hän haluaa vapaansa aikana olla perillä töissä tapahtuvista asioista. On kuitenkin selvää, että jokainen haluaa yleensä tietää vähintäänkin suuret muutokset esimerkiksi organisaatiomuutokset, esimiehen vaihtumisen tai muutokset työnkuvassa. Esimiehen vastuulla on se, että myös poissaoleva pysyy kärryillä näistä asioista. Yrityksissä on erilaisia käytäntöjä siitä, kuinka usein esimiehen tulisi olla yhteydessä vaikkapa pitkällä sairauslomalla olevaan. Oli käytäntö kirjattu johonkin sääntöön tai ei, esimiehen ja työntekijän olisi tärkeää keskenään sopia kuinka usein ja millä välineellä yhteyttä pidetään. Joku saattaa haluta, että esimies soittaa ainoastaan silloin, jos jotain oikein suuria muutoksia tulee eteen. Joku toinen taas haluaa pysyä koko poissaolonsa ajan kaikissa työpaikan viestintäkanavissa pitäen osaamisensa ajan tasalla ja ylläpitäen suhdettaan muuhun tiimiin.
Olen olemassa, vaikka en olekaan töissä
Sen lisäksi, että esimies pitää työntekijän kartalla tärkeimmistä tapahtumista, on hyvä myös muistaa koko tiimin yhteishenki. Kutsutaanko poissaoleva pikkujouluihin tai muihin työporukan illanviettoihin? Muistaako työporukka häntä lapsen synnyttyä tai opintojen päätyttyä? Työntekijän on paljon helpompi palata töihin, kun hän myös poissaollessaan kokee olevansa osa tiimiä päästen halutessaan mukaan yhteiseen tekemiseen ja hänen suuret merkkipaalunsa muistetaan. Jos työntekijä haluaa, hänet voi kutsua myös johonkin palaveriin mukaan – tai juuri ennen tai jälkeen palaverin ihan vain kahvikupposelle vaihtamaan kuulumisia. Muistan edelleen sen iloisen hämmennyksen tunteen, kun reilu viikko esikoiseni syntymän jälkeen ovikellomme soi ja oven takana seisoi esimieheni mukanaan lahja ja kukat ja sain lämpimät halaukset onnittelusanojen kera. Se jos mikä sai minut tuntemaan, että olen tärkeä ja minut halutaan myös takaisin tiimiin, sitten kun olen valmis palaamaan.
Tiimi tukee myös poissaolijaa
Vapaaehtoisesti vapaalle jääneellä on matalampi kynnys olla yhteydessä työkavereihin tai esimieheen. Tilanne muuttuu kuitenkin silloin, kun työntekijä joutuu jäämään sairauslomalle. Usein sairausloma mielletään sellaiseksi, että sairastetaan makuulla neljän seinän sisällä ja kun ollaan tervehdytty, palataan ulkomaailmaan ja töihin. Pitkissä sairauslomissa näin ei usein kuitenkaan ole. Syynä voi olla vaikkapa välilevyn pullistuma, joka estää fyysisen työskentelyn tai pitkäaikaisen istumisen. Migreeni tai onnettomuudesta jäänyt hermosärky voi olla läsnä jopa päivittäin tai sitten työuupumus tai vakava masennus ajaa tilanteeseen, jossa ei välttämättä jaksa tehdä edes kotitöitä. Yhdistävä tekijä on se, että kukaan muu ei voi nähdä päällepäin milloin henkilöön sattuu fyysisesti tai psyykkisesti. Näissä tilanteissa usein osana hoitoa suositellaan henkilöä pyrkimään mahdollisimman normaaliin elämään ja tekemään erityisesti sellaisia asioita, joista tuntee mielihyvää sekä liikkumaan sairauden sallimissa rajoissa, koska liikunta auttaa niin fyysiseen kuin psyykkiseenkin paranemiseen.
Esimiehen ja tiimin tuki toipumisessa on tärkeää. Muista, että esimiestä sitoo vaitiolovelvollisuus työntekijän asioista, mutta kannusta häntä kertomaan muulle tiimille sairauspoissaolon syistä – se auttaa heitä ymmärtämään ja usein katkoo myös väärät huhut. Kannusta työntekijää tulemaan työpaikalle vaikka yhteiselle lounaalle. Kysele tiimiläisiltä ovatko he olleet yhteydessä ja mitä työhönpalaajalle kuuluu. Tykkää aurinkoisesta terassipäivityksestä somessa ja nakkaa perään kommentti ”Ihana nähdä, että olet päässyt nauttimaan kesän parhaista puolista!”.
Me jokainen tiedämme, että tiimi on juuri niin vahva kuin sen heikoin lenkki. Pidä siis huoli siitä, että väliaikaisesti poissaoleva lenkkisi pysyy vahvana ja ketju ei murru hänen palatessaan töihin.
Viisi vinkkiä työhönpalaajan huomiointiin:
- Sovi viestintäkanavat ja milloin olette yhteydessä
- Viesti aina merkittävistä muutoksista henkilökohtaisesti
- Muista työhönpalaajan merkkipäivät – syntymäpäivä, lapsen syntymä, valmistuminen
- Kutsu mukaan pikkujouluihin, kahville, lounaalle, työpaikan virkistyspäivään…
- Ole tiimisi kanssa mukana työhönpalaajan elämässä esim. kommentoimalla some-postauksiin
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Sanna-Riikka Valtonen
Etäjohtamisen valmentaja
- Yli 10 vuoden kokemus etäjohtamisesta vähittäiskaupassa. Työskentelee kansainvälisesti hajautetussa tiimissä.
- Valmentanut useita vuosia esimiehiä mm. johtajuus- ja vuorovaikutustaidoissa. Kokemusta laajan yrittäjäverkoston myynti- ja johtamistaitojen valmentamisesta.
- Supervoima: Johtamisen ja valmentamisen linkittäminen strategiaan ja liiketoiminnan tavoitteisiin, vuorotyön johtaminen
Valmennuskielet:
englanti, suomi
- Puh. 040 196 2583
- sanna-riikka.valtonen@timanttia.fi
